O setor de saúde tem uma das maiores e mais tediosas cargas de papelada de qualquer setor. Uma parte substancial desses papéis não tem nada a ver com informações médicas, mas sim com gestão de contratos e outros tipos de documentos legais.
Basicamente, um contrato eletrônico é um acordo criado e “assinado” em formato eletrônico onde nenhum papel é usado. Um exemplo é um contrato que você escreve em seu computador e envia por e-mail a um parceiro comercial e que ele envia um e-mail de volta com uma assinatura eletrônica indicando aceitação.
Um contrato eletrônico também pode ser na forma de um contrato “clique para concordar”, que normalmente vem com o software baixado: O usuário clica no botão “Concordo” em uma página que contém os termos da licença do software antes de poder concluí-lo a transação.
De forma resumida, as assinaturas digitais são assinaturas eletrônicas mais sofisticadas e seguras. Eles usam identificação digital para autenticar o signatário. A assinatura é então eletronicamente vinculada ao documento usando criptografia.
Existem muitos problemas associados à gestão de contratos na saúde de forma manual
Em comparação com a gestão de contratos digital, o gerenciamento manual de contratos é considerado desatualizado. Geralmente causa dificuldades de adesão, consome muito tempo e recursos, é inseguro e ineficiente. Não é a melhor maneira de gerenciar contratos de alto valor ou complexidade.
Além disso, a pandemia COVID trouxe novos desafios no que diz respeito à gestão de contratos na saúde. No entanto, esses desafios ajudaram a expor ineficiências nos processos existentes.
De fato, as organizações de saúde estão cada vez mais enfrentando margens mais estreitas, o que resultou na mudança de um tipo de modelo de contratação para outro. No entanto, algumas organizações ainda insistem em usar o gerenciamento manual de contratos, mesmo quando lidam com milhares de contratos diferentes.
Claramente, é necessário que as organizações utilizem uma solução mais atualizada, especialmente durante esses tempos instáveis e imprevisíveis.
O desafio para a gestão de contratos digital
Como outras indústrias, a utilização da Internet e da Tecnologia da Informação (TI) aumentou no setor de saúde. Diferentes aplicações atribuídas à internet e à TI na prática da saúde incluem uma gama de serviços que cruzam a vanguarda da medicina, informática e ciência da informação.
A presença da internet auxilia a prática de saúde com o uso de processos eletrônicos e de comunicação. Além disso, a TI na saúde lida com os dispositivos, diretrizes clínicas e métodos necessários para melhorar a gestão da informação em saúde.
Embora a Internet e a TI na saúde tenham sido considerados meios influentes para melhorar a prestação de cuidados de saúde, é completamente ingênuo imaginar que todas as novas ferramentas e mecanismos suportados pela Internet e os sistemas digitais são simplesmente adotados e usados por todos os membros da organização.
Como os profissionais de saúde desempenham um papel importante no setor , não há dúvida de que a TI na saúde recém-introduzida e a nova aplicação da Internet na prática médica devem ser combinados com a aceitação dos profissionais de saúde.
Portanto, com grande resistência por parte dos profissionais de saúde, novos mecanismos e ferramentas suportados por TI e internet não podem ser usados de forma adequada e, consequentemente, podem não melhorar a qualidade dos serviços médicos, tornando-se desta forma um dos grandes desafios na implementação da digitalização da gestão de contratos.
6 razões pelas quais as organizações de saúde devem mudar para a gestão de contratos digital
Para tornar o tratamento desses tipos de contratos mais fácil, seguro, simplificado e intuitivo do que nunca, a gestão de contratos no formato digital traz vários benefícios para as instituições de saúde.
Com a formalização digital de contratos, as instituições médicas podem realizar assinaturas e negociações eletrônicas, bem como revisar, compartilhar e editar contratos literalmente de qualquer lugar com uma conexão à Internet, a qualquer hora. Além disso:
1. Todos os contratos são armazenados em um repositório seguro
É seguro dizer que as organizações de saúde lidam com muita papelada. Considere todos os funcionários, fornecedores e contratos que eles terão que gerenciar.
Eventos como o COVID têm visto cada vez mais pessoas trabalhando remotamente e, com isso, o gerenciamento manual de contratos tornou-se cada vez mais obsoleto. Com o gerenciamento de contratos, as organizações podem armazenar documentação digitalmente, usando repositórios baseados na web.
O pessoal que tem que trabalhar remotamente ainda consegue armazenar e recuperar documentos e contratos graças a um repositório central.
2. Capacidade de pesquisar e rastrear contratos
O software utilizado na gestão de contratos na saúde fornece tudo o que é necessário para pesquisar e rastrear contratos, incluindo ferramentas analíticas e financeiras.
Como esses sistemas permitem trilhas de auditoria, todas as tentativas de login podem ser rastreadas, junto com as alterações nos dados ou informações que foram visualizadas. Os carimbos de hora e data também são visíveis, permitindo que os membros seniores da equipe vejam quem fez quais alterações.
Essas ferramentas permitem uma melhor supervisão e controle dos contratos, ao mesmo tempo que compartilham percepções sobre o desempenho de membros específicos da equipe.
Os recursos de gerenciamento de gastos também estão integrados a essas plataformas, como rastreamento de orçamento e preço. Os itens de linha também podem ser rastreados, o que inclui seus custos relacionados ao fornecedor.
As organizações também podem gerenciar datas importantes usando alertas de orçamento que fazem parte das ferramentas de gerenciamento de fornecedores disponíveis.
3. Recursos de relatórios avançados
Os sistemas de gestão de contratos permitem que os usuários produzam relatórios ad hoc para muitas coisas diferentes, como compromissos financeiros ou tarefas futuras.
Os relatórios podem ser facilmente exportados para planilhas, documentos ou PDFs, enquanto o recurso de relatório online permite a configuração completa do layout do relatório e quais informações são incluídas.
As informações financeiras também podem ser totalmente rastreadas, e a pesquisa e os relatórios são recursos adicionais úteis. Todas as alterações de conteúdo, bem como gastos e pagamentos, podem ser rastreados em uma interface baseada na web.
4. Melhor gerenciamento de conformidade
Os recursos de auditoria e relatório de conformidade permitem que as organizações de saúde vejam todas as relações de contrato em diferentes entidades e negócios.
Esses recursos integrados garantem que itens como padrões de conformidade, regulamentos, requisitos legais estejam em conformidade. Algumas plataformas também funcionam em sincronia com os bancos de dados de pesquisa, verificando itens como dados da empresa, fornecedor e funcionários.
Instantâneos de análise crítica também podem ser determinados para diferentes funcionários, empresas e fornecedores. A conformidade total pode ser alcançada por organizações de saúde, apesar das circunstâncias atuais com COVID.
5. Automação do fluxo de trabalho
O gerenciamento manual de contratos é conhecido por ser demorado e uma das principais causas de erros no processo de contratação.
Ao automatizar esse processo, os usuários podem se beneficiar de recursos como lembretes e notificações ilimitadas, além de menos gargalos. Os processos são altamente amigáveis ao usuário, incluindo trilhas de auditoria, gerenciamento de processos, relatórios e análises, bem como campos definidos pelo usuário.
Todos os estágios do ciclo de vida do contrato podem ser monitorados, o que traz benefícios para supervisão de aprovação e negociação. As renovações e os alertas automáticos permitem um melhor cumprimento de datas e marcos importantes.
A responsabilidade do funcionário e o gerenciamento do fornecedor são aprimorados e mais valor pode ser obtido dos contratos.
6. Gerenciamento do ciclo de vida do início ao fim
As organizações de saúde podem ter uma visão completa de todos os contratos, certificando-se de que nada essencial seja perdido. Isso se deve a todos os recursos importantes do próprio software, incluindo redação e revisão, rastreamento de campo, alertas e notificações, e gerenciamento de risco.
O software de gerenciamento de contratos apresenta uma interface amigável e boa integração com muitos outros aplicativos. Em particular, os recursos de IA são úteis no gerenciamento de fornecedores e contratos.
A gestão digital de contratos também inclui uma série de outros recursos valiosos, como automação de contratos, cláusulas e modelos pré-aprovados, negociação de contratos, aprovação, colaboração e assinatura eletrônica.
A digitalização da gestão de contratos na saúde ajuda as instituições a economizar tempo, dinheiro e evitar atrasos, e permite alocar melhor seus recursos.
A EVAL pode ajudar sua instituição de saúde vencer o desafio da gestão de contratos digital
Em clínicas, hospitais, consultórios médicos, centros de tratamento médico e laboratórios, diariamente são produzidos inúmeros documentos, tanto em formato eletrônico como em papel, como cartas médicas, laudos, pedidos, pareceres de especialistas, faturas e muito mais.
Além da gestão de contratos, assinaturas eletrônicas e certificados digitais fornecem um alto valor de evidência para o arquivamento digital desses documentos. As instituições médicas podem usar essas ferramentas para evitar a formação de papel e para digitalizar documentos em papel existentes.
Entre em contato hoje mesmo com o nosso time de especialistas para saber como a EVAL pode ajudar sua organização a gerenciar seus contratos e todos os demais documentos e processos médicos.
Sobre a Eval
A EVAL está a mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria, Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presente nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
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