No mundo dos negócios, é essencial poder operar de forma eficiente, gerando resultados positivos. Isso significa ter um processo que permita o fluxo produtivo de trabalho do início ao fim. Para conseguir isso, muitas empresas estão se voltando para o fluxo digital de trabalho.
De forma resumida, um fluxo digital de trabalho é um sistema que permite a troca de informações e tarefas da empresa por meio da tecnologia.
Ao adotar a digitalização de processos, as empresas podem melhorar a comunicação e a colaboração, levando a uma maior eficiência operacional.
Usando um fluxo digital de trabalho, as empresas podem aproveitar os avanços da tecnologia, como a adoção da assinatura eletrônica para autenticar e garantir a confiabilidade de documentos digitais. O que ajuda a garantir precisão e responsabilidade em todo o processo.
Quais são os benefícios de um fluxo digital de trabalho?
As empresas usam fluxos de trabalho digitais para coordenar as atividades operacionais e sincronizar informações entre os sistemas. O objetivo é melhorar a eficiência, a capacidade de resposta e a lucratividade à medida que as organizações redefinem o futuro do trabalho dentro de uma empresa autônoma.
Se feita corretamente, a implementação do fluxo digital de trabalho pode fornecer às empresas benefícios para colaboradores e clientes, incluindo:
- Maior produtividade: os colaboradores podem se concentrar em tarefas de valor agregado em vez de tarefas administrativas.
- Redução dos custos operacionais: menos tempo e material gastos com a impressão, o armazenamento e o envio de documentos.
- Melhor comunicação e colaboração: as equipes podem compartilhar facilmente arquivos e informações, facilitando o trabalho em conjunto.
- Menor risco de erros: os documentos digitais são fáceis de rastrear e arquivar, o que reduz a perda de informações importantes.
- Maior flexibilidade: os colaboradores podem trabalhar de qualquer lugar, hora ou dispositivo.
Quais desafios as empresas podem enfrentar ao implementar um fluxo digital de trabalho?
Um dos principais desafios de migrar para um fluxo digital de trabalho é o potencial para problemas técnicos. Se houver qualquer tipo de falha no sistema, isso pode afetar diretamente a produtividade da equipe.
Portanto, é uma prioridade que as empresas se certifiquem de que estão usando um sistema confiável e bem testado antes de implementar qualquer tipo de mudança.
Além disso, os colaboradores podem enfrentar um certo grau de resistência ao mudar para um novo sistema, criando barreiras para se adaptar a um fluxo digital de trabalho.
Outro desafio é treinar adequadamente a equipe para usar o novo fluxo de trabalho. Se os funcionários não estiverem familiarizados com as novas ferramentas e tecnologias, isso pode causar atrasos no processo e aumentar o nível de erros.
É vital para o sucesso de um fluxo digital de trabalho que as empresas forneçam instruções claras e detalhadas sobre o novo processo. O treinamento garante que todos os funcionários estejam cientes das mudanças.
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Como montar um fluxo digital de trabalho eficiente?
A adoção bem-sucedida de fluxos de trabalho digitais requer planejamento, implementação e manutenção cuidadosos. A automação do fluxo digital de trabalho pode ser tão simples ou tão complexa quanto imaginamos.
Separamos os principais passos para implantar um fluxo digital de trabalho eficiente.
1. Realize uma auditoria do fluxo de trabalho atual
Isso ajuda a avaliar as atividades operacionais e identificar os pontos problemáticos. Além de identificar as oportunidades para a automação do fluxo de trabalho. É fundamental monitorar o tempo gasto em cada tarefa para determinar onde estão os principais gargalos que precisam ser resolvidos com a implementação do fluxo digital de trabalho.
2. Priorize os processos
A auditoria de fluxo de trabalho ajuda a priorizar os processos de negócios que mais se beneficiam da transição digital. Antes de iniciar a automação, avalie o impacto que os processos terão na experiência dos colaboradores, clientes e nos resultados operacionais.
Eliminar redundâncias é um dos pontos importantes no processo de priorização de processos. Automatizar atividades repetitivas ou que demandam muito tempo para serem realizadas pode trazer grandes ganhos em produtividade.
O levantamento das principais áreas de oportunidade torna possível identificar os principais gargalos do negócio, direcionando os esforços para as áreas que trarão os maiores benefícios ao negócio.
3. Quebre resistências, treinando a força de trabalho
A transição para a digitalização envolve mudanças nos processos, na cultura organizacional e nas relações de trabalho. Apesar de todos os benefícios trazidos pela automação, essas mudanças podem gerar resistência por parte da força de trabalho.
Por isso, é fundamental para o sucesso de um fluxo digital de trabalho preparar os colaboradores para as mudanças, com treinamentos e campanhas que mostrem os benefícios que a digitalização pode trazer para o dia a dia deles.
Envolva os colaboradores no projeto, solicitando feedbacks e opiniões sobre as mudanças que serão implementadas. Isso ajudará a identificar problemas e soluções desde o início, além de aumentar a adesão às novas práticas.
4. Implemente o fluxo digital de trabalho em fases
A implementação do fluxo digital de trabalho deve ser feita em fases, para que as mudanças sejam absorvidas gradualmente e não impactem de forma negativa a rotina de trabalho.
Inicie com os processos mais simples e, gradualmente, vá aprimorando as ferramentas e automatizando os processos mais complexos. Dessa forma, é possível ir adaptando a cultura organizacional para o novo modelo de trabalho, garantindo o sucesso da iniciativa.
Tenha um plano de contingência para os processos que não forem automatizados, garantindo a continuidade dos negócios caso haja problemas na implementação do fluxo digital.
5. Utilize a assinatura digital para otimizar o fluxo digital de trabalho
A assinatura digital é uma ferramenta indispensável para a implementação de um fluxo digital de trabalho eficiente. Ela permite que os documentos sejam assinados e validados eletronicamente, sem a necessidade de impressão, assinatura e envio físico.
Na prática, a assinatura digital ajuda a agilizar a tomada de decisões, uma vez que as pessoas envolvidas no processo podem assinar os documentos de forma remota, em qualquer momento.
Ao permitir a assinatura eletrônica de documentos a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, a assinatura digital agiliza a aprovação de documentos, reduzindo para que as tarefas sejam concluídas.
Além de ser uma solução segura e confiável, a assinatura digital ainda permite o rastreamento dos documentos, garantindo mais transparência e controle sobre o fluxo digital de trabalho.
evalSign é mais que uma assinatura eletrônica, uma experiência digital
Se você está procurando uma maneira rápida, fácil e segura de assinar documentos e adotar um fluxo digital de trabalho eficiente, o evalSign é a solução perfeita para você. A solução evalSign é mais que apenas uma assinatura eletrônica – é uma experiência digital que torna a assinatura de documentos simples e rápida.
Oferecida pela EVAL, para otimizar o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, a solução evalSign é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status de documentos.
Ela permite assinar eletronicamente documentos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais. E, como o evalSign é uma assinatura digital, você pode ter certeza de que seus documentos estão seguros e protegidos.
evalSign fornece uma plataforma de assinatura digital rápida e fácil para enviar, visualizar, assinar e retornar seus documentos eletrônicos.
evalSign é a solução perfeita para empresas de todos os tamanhos
Seja você uma pequena empresa ou uma grande corporação, o evalSign pode ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro. Na prática, não há necessidade de imprimir documentos ou fazer cópias para cada pessoa.
E, como o evalSign é uma assinatura digital, você pode ter certeza de que seus documentos estão seguros e protegidos.
Na prática, a solução evalSign apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:
1. Melhora a organização de documentos
Ao utilizar a solução evalSign, você pode organizar seus documentos de forma simples e rápida. Você e sua empresa têm acesso a todos os seus documentos em um só lugar – basta fazer o login na sua conta e você poderá acessar todos os seus documentos assinados.
O evalSign também oferece a opção de compartilhar documentos assinados com outras pessoas, o que torna ainda mais fácil e rápido o gerenciamento de documentos.
2. Aumenta a segurança na troca de informações
Com o evalSign, você pode ter certeza de que suas informações estão seguras. Isso porque todos os documentos são criptografados e ficam armazenados em servidores seguros.
A solução oferece a opção de autenticação de usuário, o que torna ainda mais seguro o compartilhamento de documentos, além de serem válidos juridicamente.
3. Otimiza os processos
Ao utilizar a solução evalSign, você pode otimizar seus processos internos, sendo possível assinar documentos em qualquer lugar do mundo, a qualquer momento – basta ter um dispositivo com internet.
Você pode criar documentos em PDF e enviá-los para assinatura com apenas alguns cliques. Isso significa que não é preciso mais se preocupar com o envio de documentos impressos para assinatura.
4. É ainda mais sustentável
Ao utilizar a solução evalSign, você também contribui para um mundo melhor. Isso porque o evalSign é uma solução sustentável, que não utiliza papel ou outros materiais para funcionar.
Além disso, a solução é totalmente digital, o que significa não haver desperdício de energia com impressões e outras atividades relacionadas ao uso do papel.
5. Facilita a gestão dos processos
Ao utilizar o evalSign, você também facilita a gestão dos seus processos. Com a solução é possível monitorar todos os documentos assinados em um só lugar – basta fazer o login na sua conta para acompanhar o status de cada documento.
Além disso, você pode configurar alertas para que seja notificado assim que um documento for assinado. Isso significa que você não precisa ficar monitorando os processos manualmente.
6. É uma solução juridicamente válida
Ao utilizar a solução evalSign, você também pode ter certeza de que sua assinatura é válida juridicamente. Isso porque o evalSign é certificado pelo ICP-Brasil, o que significa que sua assinatura tem a mesma validade jurídica de uma assinatura convencional.
Na prática, todos os documentos são criptografados e ficam armazenados em servidores seguros. Isso significa que sua assinatura está protegida contra fraudes e invasões de privacidade.
Por tudo isso, é evidente que o evalSign é a solução ideal para empresas de todos os tamanhos. Com a solução, você pode economizar tempo e dinheiro, além de contribuir para um mundo melhor. Experimente agora mesmo o evalSign e veja como sua empresa pode se beneficiar!
Se você está procurando uma maneira rápida, fácil e segura de assinar documentos, o evalSign é a solução perfeita para você.
Sobre a Eval
A EVAL está a mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria, Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presente nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.
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