Não é segredo que o mundo dos negócios está se tornando cada vez mais competitivo. Para ficar à frente da curva, as empresas precisam encontrar maneiras de se tornar mais eficientes e economizar tempo e dinheiro. Uma maneira de fazer isso é através da automação de contratos com uso da tecnologia.
Ao adotar a automação de contratos, as empresas podem reduzir o tempo necessário para negociar e assinar novos negócios, bem como minimizar o risco de erro humano.
Os benefícios da automação de contratos nas empresas
A gestão de negócios é uma parte crítica de qualquer empresa. Com a automatização de contratos é possível economizar tempo e dinheiro, além de reduzir o risco de erro humano.
Alguns dos benefícios de automatizar o gerenciamento de contratos incluem:
Maior eficiência
A automação de contratos pode ajudar as empresas a processar negócios com mais rapidez e facilidade. Isso pode economizar tempo e permitir que os funcionários se concentrem em outras tarefas.
Custos reduzidos
Automatização da gestão de contratos pode ajudar as empresas a reduzir os custos administrativos. A automatização de contratos também pode ajudar as empresas a economizar dinheiro em custos de impressão e correspondência.
Risco reduzido de erro
Ao automatizar o processo de gerenciamento de contratos, as empresas podem minimizar o risco de erro humano. Isso pode ajudar a garantir que os contratos sejam processados com precisão e em tempo hábil.
Maior conformidade
Automação de contratos ajuda as empresas a garantir a conformidade com os requisitos legais e as melhores práticas do setor, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso pode ajudar a proteger as empresas de multas e litígios dispendiosos.
Padronização de processos
Outro grande benefício da automatização de contratos é a padronização dos processos. Com a automação, as empresas podem criar contratos usando modelos pré-definidos, tornando o processo mais rápido e menos suscetível a erros.
Maior satisfação do cliente
As empresas podem melhorar a satisfação do cliente através da automação de contratos, fornecendo informações precisas e oportunas sobre seus novos negócios. Isso pode ajudar as empresas a construir e manter bons relacionamentos com seus clientes.
Implementação de uma automação de contratos, na prática
Há algumas coisas a serem consideradas ao implementar uma automatização de contratos nas empresas:
- Selecionar a solução certa – é fundamental em um processo de automação de contratos, selecionar um software projetado especificamente para gerenciamento de contratos. A solução deve oferecer recursos como montagem de documentos, assinaturas eletrônicas e automação de fluxo de trabalho.
- Treinar os funcionários – após selecionar a solução certa, é fundamental treinar seus colaboradores sobre como usá-lo. Certifique-se de fornecer aos funcionários treinamento e suporte adequados para que eles possam usar o software de forma eficaz.
- Implementar as melhores práticas – Ao implementar uma automatização de contratos, é recomendável seguir as melhores práticas para gerenciamento de contratos. Isso inclui coisas como criar modelos padrão, manter registros precisos e seguir o procedimento adequado para aprovações.
- Monitorar o desempenho – depois de implementar um sistema de gerenciamento de contratos automatizado, é vital monitorar seu desempenho. Isso irá ajudá-lo a identificar quaisquer áreas onde o sistema pode ser melhorado.
Como vimos, a automação de contratos oferece uma série de benefícios para as empresas. Ao automatizar o processo de gerenciamento de contratos, as empresas podem economizar tempo e dinheiro, além de reduzir o risco de erro humano.
Ao selecionar e implementar uma automatização de contratos, é recomendável manter todos os pontos apresentados aqui em mente. Isso ajudará a garantir que sua empresa tire o máximo proveito dessa poderosa ferramenta.
A importância da assinatura digital na automação de contratos
As empresas começam a perceber os benefícios da automação de contratos. Associado a solução automatizada, a assinatura digital está sendo usada como forma de garantir a segurança de todo esse novo processo de gestão de contratos.
A assinatura digital é uma forma de autenticação e integridade dos dados que garante a autoria do documento e sua origem. Além disso, a assinatura digital também pode ser usada para garantir a confidencialidade dos dados.
A assinatura digital é feita através de um certificado digital, um arquivo criptografado que contém informações sobre o dono do certificado. Ela é usada para assinar documentos eletronicamente, a exemplo da automatização de contratos.
A assinatura digital tem várias vantagens sobre as assinaturas manuais:
- Autenticação – a assinatura digital é uma forma de autenticação que garante a autoria do documento e sua origem e também pode ser usada para garantir a confidencialidade dos dados.
- Integridade – garantindo a integridade dos dados, a assinatura digital também assegura que os dados não foram alterados no meio do caminho. A assinatura digital permite que o destinatário verifique a autoria do documento.
- Segurança – a assinatura digital é mais segura que as assinaturas manuais, pois é criptografada e pode ser verificada por um terceiro.
- Confidencialidade – A assinatura digital também é usada para garantir a confidencialidade dos dados. Isso significa que os dados não serão divulgados sem o consentimento do dono do certificado.
A integração entre a automação de contratos e a assinatura digital
A assinatura digital está se tornando cada vez mais popular como forma de garantir a segurança dos dados.
Por sua vez, a automatização de contratos é uma ferramenta cada vez mais utilizada pelas empresas para gerenciar seus acordos. A combinação dessas duas ferramentas pode oferecer uma solução robusta e segura para o gerenciamento de contratos.
Por exemplo, a automação de contratos pode ser usada para criar modelos, assinar documentos eletronicamente e gerenciar o fluxo de trabalho dos contratos.
Enquanto isso, a assinatura digital também é usada para autenticar a autoria do documento, garantir a integridade dos dados e garantir a confidencialidade dos dados.
A combinação dessas duas ferramentas oferece uma solução robusta e segura para o gerenciamento de contratos. Isso facilita para as empresas cumprirem seus contratos e reduz o risco de erro humano.
evalSign é o primeiro passo para uma automação de contratos eficiente
Se você está procurando uma maneira rápida, fácil e segura de assinar documentos e adotar um fluxo digital de trabalho eficiente, o evalSign é a solução perfeita para você. A solução evalSign é mais que apenas uma assinatura eletrônica – é uma experiência digital que torna a assinatura de documentos simples e rápida.
Oferecida pela Eval, para otimizar o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, a solução evalSign é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status de documentos.
Ela permite assinar eletronicamente documentos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais. E, como o evalSign é uma assinatura digital, você pode ter certeza de que seus documentos estão seguros e protegidos.
evalSign fornece uma plataforma de assinatura digital rápida e fácil para enviar, visualizar, assinar e retornar seus documentos eletrônicos.
evalSign é a solução perfeita para empresas de todos os tamanhos
Seja você uma pequena empresa ou uma grande corporação, o evalSign pode ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro. Na prática, não há necessidade de imprimir documentos ou fazer cópias para cada pessoa.
E, como o evalSign é uma assinatura digital, você pode ter certeza de que seus documentos estão seguros e protegidos.
Na prática, a solução evalSign apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:
1. Melhora a organização de documentos
Ao utilizar a solução evalSign, você pode organizar seus documentos de forma simples e rápida. Você e sua empresa têm acesso a todos os seus documentos em um só lugar – basta fazer o login na sua conta e você poderá acessar todos os seus documentos assinados.
O evalSign também oferece a opção de compartilhar documentos assinados com outras pessoas, o que torna ainda mais fácil e rápido o gerenciamento de documentos.
2. Aumenta a segurança na troca de informações
Com o evalSign, você pode ter certeza de que suas informações estão seguras. Isso porque todos os documentos são criptografados e ficam armazenados em servidores seguros.
A solução oferece a opção de autenticação de usuário, o que torna ainda mais seguro o compartilhamento de documentos, além de serem válidos juridicamente.
3. Otimiza os processos através da automação de contratos
Ao utilizar a solução evalSign, você pode otimizar seus processos internos, sendo possível assinar documentos em qualquer lugar do mundo, a qualquer momento – basta ter um dispositivo com internet.
Você pode criar documentos em PDF e enviá-los para assinatura com apenas alguns cliques. Isso significa que não é preciso mais se preocupar com o envio de documentos impressos para assinatura.
4. É ainda mais sustentável
Ao utilizar a solução evalSign, você também contribui para um mundo melhor. Isso porque o evalSign é uma solução sustentável, que não utiliza papel ou outros materiais para funcionar.
Além disso, a solução é totalmente digital, significando não haver desperdício de energia com impressões e outras atividades relacionadas ao uso do papel.
5. Facilita a gestão dos processos
Ao utilizar o evalSign, você também facilita a gestão dos seus processos. Com a solução é possível monitorar todos os documentos assinados em um só lugar – basta fazer o login na sua conta para acompanhar o status de cada documento.
Além disso, você pode configurar alertas para que seja notificado assim que um documento for assinado. Isso significa que você não precisa ficar monitorando os processos manualmente.
6. É uma solução juridicamente válida
Ao utilizar a solução evalSign, você também pode ter certeza de que sua assinatura é válida juridicamente. Isso porque o evalSign é certificado pelo ICP-Brasil, o que significa que sua assinatura tem a mesma validade jurídica de uma assinatura convencional.
Na prática, todos os documentos são criptografados e ficam armazenados em servidores seguros. Isso significa que sua assinatura está protegida contra fraudes e invasões de privacidade.
Por tudo isso, é evidente que o evalSign é a solução ideal para empresas de todos os tamanhos. Com a solução, você pode economizar tempo e dinheiro, além de contribuir para um mundo melhor. Experimente agora mesmo o evalSign e veja como sua empresa pode se beneficiar!
Se você está procurando uma maneira rápida, fácil e segura de assinar documentos, o evalSign é a solução perfeita para você.
A Eval é uma empresa de segurança da informação especializada em assinatura digital, autenticação e proteção de dados
Que se consolidou no mercado de tecnologia, acompanhando a evolução do desenvolvimento de softwares para segurança da informação no Brasil.
São mais 24 milhões de documentos assinados digitalmente, 25 milhões de transações realizadas, mais de 200 Projetos desenvolvidos para várias instituições e mais de 50 clientes no sistema utilizando nossas soluções.
Além da garantia técnica da Eval, que inclui um time de especialistas com uma longa história de sucesso e pioneirismo em tecnologia e segurança da informação, queremos oferecer de forma gratuita a assinatura da solução evalSign para você testar e comprovar que é possível transformar a forma como você os prepara, assina e gerencie contratos e outros documentos de sua empresa.
Sobre a Eval
A EVAL está a mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria, Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presente nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.
Eval, segurança é valor.
