Será que a automação de processos e assinatura eletrônica pode ajudar a agilizar a gestão de contratos de sua empresa? Já pensou nisso?
Talvez, o seu negócio esteja enfrentando muita burocracia e, consequentemente, isso aumenta o tempo médio para conclusão de contratos.
Assim, uma alternativa é tentar usar a tecnologia para automatizar os processos e não sofrer prejuízos. Mas, o que é exatamente a automação de processos na gestão de contratos? Descubra no próximo tópico.
O que é a automação de processos?
A gestão de contratos envolve cuidar de todos os aspectos que fazem parte do ciclo de vida do documento, como:
- Elaboração;
- Negociação;
- Assinatura;
- Aplicação.
No entanto, muitas vezes devido a tarefas burocráticas esse processo se torna muito mais trabalhoso e demorado.
Nesse caso, com o objetivo de agilizar o desenvolvimento e a conclusão de contratos pode ser útil usar uma ferramenta digital para automação de processos.
Em outras palavras, isso quer dizer que a empresa pode aproveitar os recursos tecnológicos que estão à sua disposição para otimizar as tarefas.
Porém, quais vão ser os benefícios de adotar um sistema automatizado? Confira!
Quais são as vantagens da automação de processos na gestão de contratos?
Veja quais são algumas das vantagens que sua empresa vai conquistar ao implementar uma solução tecnológica que possibilite a automação de processos.
Otimização do tempo
Com o auxílio da automação, é possível aproveitar melhor o tempo, já que os contratos, em geral, se tornam padronizados. Com isso, é necessário fazer apenas ajustes para adaptação a cada caso.
Além disso, a tecnologia permite a integração entre as tarefas, tornando a comunicação entre todos os envolvidos mais rápida e eficiente.
Maior organização
No procedimento manual de gestão de contratos, muitas vezes os documentos ficam guardados em arquivos.
Assim, caso seja necessário realizar uma consulta, isso consumirá muito tempo, já que vai ser necessário buscar no meio de toda a papelada.
No entanto, com o uso de um sistema eletrônico de automação de processos, todos os contratos ficam salvos e centralizados em único local.
Dessa forma, é muito mais fácil fazer uma consulta e não há o risco de perda.
Cumprimento de prazos
Com a gestão de contratos digital, o seu negócio vai conseguir realizar cada etapa de modo mais ágil e, consequentemente, a conclusão também será mais rápida.
A assinatura eletrônica é uma das ferramentas que proporciona finalizações no prazo. Pensando nisso, descubra qual a importância desse recurso.
O uso da automação de processos e assinatura eletrônica favorece a conclusão de contratos em menor tempo. Por que é importante considerar implementar a assinatura eletrônica no cenário de automação de processos?
Por isso, vale a pena refletir sobre a possibilidade de adotar uma assinatura eletrônica para otimizar os processos de seu negócio. Porém, conheça melhor os benefícios que essa solução fornece para sua empresa na gestão de contratos.
1- Mobilidade
A assinatura eletrônica permite que o documento seja assinado a partir de qualquer localização geográfica.
Assim, a conclusão de um contrato não vai ficar pendente se o responsável não estiver presente fisicamente no local.
É bem diferente do que ocorre com a versão em caneta em que é necessário o comparecimento, ou então, o envio do contrato até o lugar onde a pessoa se encontra.
2- Diminuição da burocracia
Durante o andamento de um processo, muitas vezes, entre uma etapa e outra, é essencial assinar alguns documentos.
Com isso, é gasto tempo para comunicar a necessidade da assinatura. Após isso, é preciso esperar o papel ser assinado e retornar ao responsável, para, finalmente dar sequência.
No entanto, com a assinatura eletrônica, os documentos podem ser assinados e disponibilizados a qualquer momento, causando menos interferência no cronograma.
3- Validade jurídica com uso da automação de processos
Ao assinar um documento eletronicamente, no Brasil, ele possui o mesmo validade jurídica quando comparado com a assinatura em papel.
Sendo assim, já que ambas as formas são legalmente aceitáveis, é possível refletir sobre outros fatores na hora de escolher uma opção, como, a segurança.
Nesse caso, vale ressaltar que a assinatura eletrônica garante mais proteção a sua empresa contra fraudes, já que possui sistemas de segurança que evitam a falsificação.
Em resumo, a automação de processos e assinatura eletrônica promovem maior organização, segurança, otimização do tempo e diminuição da burocracia, diminuindo o tempo médio para conclusão de contratos.
Eval CryptoCubo: Tecnologia que prepara as empresas para o futuro através da automação de processos
Oferecida pela Eval, para otimizar o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, a solução Eval CryptoCubo é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status de documentos.
Ela permite assinar eletronicamente documentos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais.
Na prática, a solução Eval CryptoCubo apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:
Aumente a eficiência através da automação de processos
- Diminuição no ciclo de vendas;
- Redução na taxa de abandono dos clientes;
- Menor complexidade e melhora na velocidade de formalização/fechamento de negócios.
Elimina custos relacionados com papel
- Diminuição e até eliminação de impressão, uso de correio, digitalização, gestão de papel, arquivamento, entre outros processos demorados e caros;
- Maior segurança comparado ao processo de assinaturas a tinta evitando fraudes, custos de falha de conformidade, multas e danos à reputação.
Automação de processos elimina erros e retrabalho
- Evita documentos sem assinaturas;
- Impede campos de formulário incompletos;
- Elimina rasuras.
Fornece uma ótima experiência do usuário com uso da automação de processos
- Fácil utilização pelos signatários;
- Economia de tempo e melhoria em processos de formalização;
- Melhora na interação com clientes, funcionários e parceiros;
- Experiência diferenciada agregando valor à marca.
A Eval é uma empresa de segurança da informação especializada em assinatura digital, autenticação, automação de processos e proteção de dados que se consolidou no mercado de tecnologia, acompanhando a evolução do desenvolvimento de softwares para segurança da informação no Brasil.
São mais 24 milhões de documentos assinados digitalmente, 25 milhões de transações realizadas, mais de 200 Projetos desenvolvidos para várias instituições e mais de 50 clientes no sistema utilizando nossas soluções.
Além da garantia técnica da E-VAL, que inclui um time de especialistas com uma longa história de sucesso e pioneirismo em tecnologia e segurança da informação, queremos oferecer de forma gratuita a assinatura da solução E-VAL SIGN para você testar e comprovar que é possível transformar a forma como você os prepara, assina e gerencie contratos e outros documentos de sua empresa.
Sobre a Eval
A Eval está há mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria. Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presentes nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da Eval atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.
Eval, segurança é valor.
