Basicamente, o reconhecimento de firma consiste em uma declaração pela qual o tabelião confirma a autenticidade ou semelhança da assinatura de determinada pessoa em um documento.
Esse procedimento pode ser realizado em qualquer Cartório do país ou consulados brasileiros em que a pessoa que assinou o documento tenha o registro e o arquivo da sua assinatura.
Considerado símbolo da burocracia, o reconhecimento de firma torna-se cada vez menos necessário, principalmente com o avanço da tecnologia. Atestar a procedência de assinaturas passou a ser tarefa do serviço público, e não mais do cidadão, a fim de reduzir custos e tempo gasto com idas a cartórios. A assinatura digital passa a ser um importante instrumento nesse processo de mudança.
Ao assinar um documento eletronicamente, ele passa a ter a mesma validade jurídica quando comparado com a assinatura em papel.
Porém, para uma assinatura digital ser considerada válida, especialmente em um ambiente legal que dispensa o devido reconhecimento de firma, alguns critérios mínimos devem ser alcançados.
Deve haver intenção claramente demonstrada, segurança do documento assinado e prevenção de adulteração no futuro. A legalidade de um documento assinado manualmente pode ser posta em causa se houver indícios de uma possível alteração após a sua assinatura.
Garantir que haja uma trilha de auditoria, evidência de autenticação e segurança adequada é o motivo de muitos escolherem soluções de assinatura digital, substituindo o processo de reconhecimento de firma.
Ao dispensar o reconhecimento de firma, as assinaturas digitais podem ser usadas em praticamente qualquer lugar. No entanto, existem casos de uso particularmente comuns, incluindo:
- Contratos de vendas;
- Ordens de compra;
- Contratos de fornecedores;
- Contratos imobiliários;
- Acordos de licenciamento;
- Acordos legais;
- Acordos de não divulgação;
- Contratos de trabalho.
Na prática, muitas empresas, consumidores e até mesmo alguns processos governamentais introduziram e adotaram o uso de assinaturas digitais em seus documentos eletrônicos. Dependendo do caso de uso específico, diferentes tipos de assinaturas eletrônicas podem ser usados, cada um oferecendo um nível diferente de autenticação da identidade anexada, dispensando assim o reconhecimento de firma.
Hoje em dia, as assinaturas eletrônicas são consideradas equivalentes a documentos assinados manuscritos dispensando assim o reconhecimento de firma
Nos termos da Lei nº 14.063/2020, que trata da validade de assinaturas eletrônicas perante o ente público, “a assinatura eletrônica qualificada será admitida em qualquer interação eletrônica perante o ente público, independentemente de cadastramento prévio (…)” (inciso III do §2º do artigo 5º).
Desta forma, a assinatura digital presume-se verdadeira com relação aos seus signatários, sendo a modalidade digital com o nível mais elevado de confiabilidade, uma vez que necessita de certificado digital emitido por Autoridade Certificadora (ICP-Brasil), podendo, inclusive, substituir o reconhecimento de firma em cartório.
A validade da assinatura digital perante a Lei nº 14.063/2020 também admite o uso, em alguns casos, tanto da assinatura eletrônica simples quanto da eletrônica avançada na autenticação em substituição do reconhecimento de firma.
A assinatura digital aumenta a segurança e cumpre os requisitos legais
Com uso da assinatura digital, é possível preparar e enviar documentos, tudo em minutos de forma simples e prática, com a segurança e conformidade, cumprindo os requisitos legais e os regulamentos mais rigorosos do setor e padrões de segurança no mundo, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
- Certificando e validando as identidades digitais dos signatários de forma segura;
- Certificando e validando os documentos assinados evitando alterações indevidas ou não autorizadas;
- Garantindo a segurança jurídica através de relatórios com logs de auditoria;
- Evitando acesso aos documentos por terceiros não autorizados;
- Não expondo dados dos signatários como em documentos físicos.
Ao fornecer respostas mais rápidas em tarefas administrativas, as assinaturas digitais ajudam pessoas e empresas a economizar tempo para coisas que são mais urgentes em seu negócio, ao mesmo tempo que aumenta a segurança e a eficiência.
EVALSIGN: Tecnologia que prepara as empresas para o futuro
Oferecida pela EVAL, para otimizar o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, a solução evalSign é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status de documentos.
Ela permite assinar eletronicamente documentos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais.
Na prática, a solução evalSign apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:
Aumente a eficiência do processo
- Diminuição no ciclo de vendas;
- Redução na taxa de abandono dos clientes;
- Menor complexidade e melhora na velocidade de formalização/fechamento de negócios.
Elimina custos relacionados com papel
- Diminuição e até eliminação de impressão, uso de correio, digitalização, gestão de papel, arquivamento, entre outros processos demorados e caros;
- Maior segurança comparado ao processo de assinaturas a tinta evitando fraudes, custos de falha de conformidade, multas e danos à reputação.
Elimina erros e retrabalho
- Evita documentos sem assinaturas;
- Impede campos de formulário incompletos;
- Elimina rasuras.
Fornece uma ótima experiência do usuário
- Fácil utilização pelos signatários;
- Economia de tempo e melhoria em processos de formalização;
- Melhora na interação com clientes, funcionários e parceiros;
- Experiência diferenciada agregando valor à marca.
Além da garantia técnica da EVAL, que inclui um time de especialistas com uma longa história de sucesso e pioneirismo em tecnologia e segurança da informação, queremos oferecer de forma gratuita a assinatura da solução evalSign para você testar e comprovar que é possível transformar a forma como você os prepara, assina e gerencie contratos e outros documentos de sua empresa.
Sobre a EVAL
A EVAL está a mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria, Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presente nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.
