Cada instituição de saúde pode se relacionar com as frustrações de gerenciar os fluxos de documentos – todo o processo, desde a criação até o arquivamento ou destruição.
Os estágios do ciclo de vida de um documento incluem criação, armazenamento, categorização, marcação de metadados, entrega ou compartilhamento, reaproveitamento, revisão e relatório, arquivamento e / ou destruição.
E agora, à medida que os hospitais incorporam aos fluxos de documentos o uso de assinatura eletrônica em seus processos, elas podem realizar uma otimização digital totalmente otimizada de seus ciclos de vida de atendimentos, autorizações, prestação de contas, entre outras tarefas do dia a dia.
As soluções de fluxo de documentos com uso da assinatura eletrônica podem melhorar radicalmente o preenchimento de contratos para empresas como instituições de saúde, planos de saúde, seguradoras e financeiras, entregando resultados comerciais críticos e simplificando as jornadas complexas dos funcionários e clientes.
Com as assinaturas eletrônicas, médicos, pacientes e colaboradores podem assinar digitalmente, eliminando processos internos ou reduzindo seus impactos de produtividade e agilidade em impressão, digitalização, revisão, assinatura e envio de documentos, seja através do meio físico e digital.
Hoje, as instituições de saúde precisam de fluxos de documentos digitais de forma flexível e ágil
Profissionais de saúde e colaboradores internos, envolvidos diretamente com os fluxos de documentos esperam que todas as interações com as instituições médicas, planos de saúde, seguradoras e os demais tipos de fornecedores sejam o mais livres de atrito possível.
Mas como uma organização médica constrói uma experiência de usuário ideal em todos os canais, garantindo fluxos de documentos em conformidade?
E ao considerar todas as oportunidades de se tornar digital em todos os canais, o que é necessário para construir assinaturas eletrônicas como um serviço compartilhado em toda a organização, dados os diversos processos de assinatura em cada linha de negócios e canais?
Felizmente, existem práticas recomendadas definidas para fluxos de documentos com uso de assinatura eletrônica para que hospitais e outras instituições do setor possam ter certeza de que estão processando assinaturas de maneira adequada e eficiente.
Etapas padrão em um fluxo de documentos com uso de Assinatura Eletrônica
A maioria das pessoas vê a tecnologia de assinatura eletrônica como um meio de obter consentimento, mas uma solução de assinatura eletrônica realmente faz muito mais do que isso.
Para produzir um resultado aplicável, uma solução de assinatura eletrônica deve ser capaz de gerenciar todo o processo de assinatura de ponta a ponta. Isso inclui as seguintes etapas:
1. Dê aos signatários acesso aos documentos
A primeira coisa a fazer nos fluxos de documentos é determinar como o usuário receberá acesso ao documento. Às vezes, o e-mail é o veículo, mas os documentos também podem ser entregues com aplicativos da web ou móveis.
Isso é geralmente determinado se a transação é remota ou presencial, se os signatários estão online ou não e se as assinaturas eletrônicas devem ser integradas a um aplicativo existente.
As novas tecnologias podem entregar documentos por meio de mensagens de texto seguras e navegadores da web. Isso está provando ser muito conveniente para os usuários e se traduzindo em uma taxa de conclusão mais alta.
2. Identifique as partes
Os signatários devem ser identificados se forem a pessoa a quem o documento se destina a ser entregue. O tipo de autenticação dependerá do risco envolvido, do tipo de transação e se o cliente é novo ou existente.
A identificação básica pode incluir validação de número de telefone, autenticação multifator ou, para transações de alto risco, pode ser obtida com o compartilhamento de uma identificação com foto em tempo real enquanto o cliente está em seu dispositivo móvel.
3. Apresentar documentos para revisão de maneira compatível
A prática recomendada para apresentar o documento ao cliente é por meio de um navegador da web seguro – especialmente melhor se for um dispositivo móvel.
Dessa forma, não há nenhum aplicativo ou software especial necessário, portanto, não há problema de incompatibilidade. A apresentação de documentos na tela deve ser clara e consistente ao visualizá-los em um navegador confiável.
4. Capture dados dos participantes e / ou faça upload de documentos no momento da assinatura
A maioria das assinaturas eletrônicas é exigida apenas no final de um documento, mas às vezes uma empresa precisa de informações do cliente antes da assinatura. Dados adicionais ou outros documentos devem ser acomodados para essas situações.
5. Estabeleça a intenção e obtenha consentimento por meio do ato de assinar
Geralmente, essa é a etapa que a maioria das pessoas considera como o ato completo de uma assinatura eletrônica. Clicar em uma assinatura mostra a intenção do cliente de honrar a transação, portanto, há mais do que apenas caracteres digitais.
A maioria dos sistemas de assinatura eletrônica oferece várias opções de assinatura e você deve usar uma que seja fácil para os clientes, mas que capture todos os componentes de que você precisa para o negócio.
6. Entregar os documentos finais assinados a todas as partes
Finalmente, o que todas as partes investidas estavam esperando – o documento final assinado. Com base na situação, cópias eletrônicas e / ou impressas dos documentos finais precisam ser disponibilizadas aos interessados.
As empresas podem enviar aos clientes um e-mail ou SMS com um link para um site seguro para acessar os documentos para eles terem acesso pelo tempo que precisarem.
Os usuários móveis precisam ser capazes de baixar documentos em um navegador da web ou aplicativo e salvá-los no dispositivo móvel ou armazenamento em nuvem.
A transição de documentos em papel para documentos digitais é realmente um processo simples, especialmente quando se trata de assinaturas eletrônicas que economizam muito tempo para você e sua empresa.
Depois que o fluxo de trabalho da assinatura eletrônica estiver em vigor, é fácil deixá-lo fazer “sua mágica” enquanto você cuida da gestão de seus negócios.
Simplifique os fluxos de documentos com assinatura eletrônica nas instituições de saúde
Oferecida pela Eval, para otimizar o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, a solução Crypto Cubo é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status de documentos.
Ela permite assinar eletronicamente documentos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais.
A solução Eval atende a diferentes tipos de departamentos:
De fato, a solução Eval apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:
Aumente a eficiência do processo
- Diminuição no ciclo de vendas;
- Redução na taxa de abandono dos clientes;
- Menor complexidade e melhora na velocidade de formalização/fechamento de negócios.
Elimina custos relacionados com papel
- Diminuição e até eliminação de impressão, uso de correio, digitalização, gestão de papel, arquivamento, entre outros processos demorados e caros;
- Maior segurança comparado ao processo de assinaturas a tinta evitando fraudes, custos de falha de conformidade, multas e danos à reputação.
Elimina erros e retrabalho
- Evita documentos sem assinaturas;
- Impede campos de formulário incompletos;
- Elimina rasuras.
Fornece uma ótima experiência do usuário
- Fácil utilização pelos signatários;
- Economia de tempo e melhoria em processos de formalização;
- Melhora na interação com clientes, funcionários e parceiros;
- Experiência diferenciada agregando valor à marca.
Segurança e conformidade: Com Crypto Cubo, sua assinatura pode fazer toda a diferença para seu negócio
Como você protege sua assinatura e mantém os falsificadores afastados, especialmente no mundo de hoje, quando muitas assinaturas são adquiridas digitalmente?
Conhecida também como e-signature, a solução Eval é uma forma de substituir assinatura de próprio punho em quase todos os documentos. É uma maneira legal de realizar um consentimento ou aprovação. Com ela, sua empresa:
Aumenta a segurança e cumpre os requisitos legais
- Certificando e validando as identidades digitais dos signatários de forma segura;
- Certificando e validando os documentos assinados evitando alterações indevidas ou não autorizadas;
- Garantindo a segurança jurídica através de relatórios com logs de auditoria;
- Evitando acesso aos documentos por terceiros não autorizados;
- Não expondo dados dos signatários como em documentos físicos.
Prepare e envie documentos para assinatura, tudo em minutos de forma simples e prática, com a segurança e conformidade, cumprindo os requisitos legais e os regulamentos mais rigorosos do setor e padrões de segurança no mundo, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Se sua empresa ainda não fez a mudança para um processo automatizado de assinaturas eletrônicas, está perdendo oportunidades de crescimento e de negócios.
Elas simplificam a tarefa de obtenção de assinaturas e agilizam o seu processo de contratos, tudo de forma ágil e eficiente.
Ao fornecer respostas mais rápidas em tarefas administrativas, as assinaturas eletrônicas ajudam você a economizar tempo para coisas que são mais urgentes em sua empresa, ao mesmo tempo que aumenta a segurança e aumenta a eficiência.
Saiba mais sobre o uso do Crypto Cubo aplicado aos setores de sua empresa através dos especialistas da Eval e saiba como aplicar a tecnologia de assinatura digital de forma eficaz em seu negócio.
Estamos à disposição para tirar suas dúvidas e ajudar a definir as melhores formas de automatizar os processos de sua organização e torná-la cada vez mais eficiente.
Sobre a Eval
Com uma trajetória de liderança e inovação que remonta a 2004, a Eval não apenas acompanha as tendências tecnológicas, mas também estamos em uma busca incessante para trazer novidades oferecendo soluções e serviços que fazem a diferença na vida das pessoas.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da Eval atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança de informações sensíveis e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.
Eval, segurança é valor.
