Para empresas que não digitalizaram seus processos antes da pandemia COVID-19, incluindo o trabalho com documentos eletrônicos, viram que a necessidade de mudança não era mais uma meta a ser alcançada, mas a principal forma de fazer negócios, principalmente nesse momento que migramos para o trabalho híbrido.
As organizações tiveram que aprender rapidamente a continuar suas operações enquanto muitos processos existentes ainda dependiam de uma equipe presencial em um local. À medida que o ambiente de trabalho híbrido se torna predominante, muitas empresas já se beneficiam do gerenciamento remoto de documentos aprimorado devido à pandemia.
A tecnologia nos permitiu trabalhar remotamente e, para muitas empresas, a implementação de novas ferramentas de gerenciamento de documentos aprimorou ainda mais suas capacidades em termos de gerenciamento bem-sucedido do negócio por meio de uma força de trabalho dispersa.
As empresas se prepararam para esta mudança, o que lhes permitiu operar um ambiente de trabalho digital integrado permitindo uma fácil adaptação a esta nova forma de trabalho híbrido, garantindo a continuidade do negócio.
Empresas que não tinham o trabalho híbrido em suas operações de negócio descobriram suas falhas na gestão de documentos
Basicamente, a gestão de documentos pode ser definida como um processo ou sistema usado para obter, rastrear, classificar e armazenar documentos eletrônicos. Esses documentos (documentos em papel e PDFs), incluem arquivos de processamento de texto e imagens digitais.
Esse gerenciamento utiliza uma solução automatizada para o fluxo de trabalho de documentos. Ele captura e organiza seus documentos de forma segura e eficiente. A gestão de documentos oferece uma solução acessível para empresas que buscam otimizar suas operações comerciais.
Esteja você em trânsito, trabalhando em um café ou no escritório, o gerenciamento de documentos oferece uma abordagem digital para capturar, classificar, armazenar e compartilhar documentos.
Benefícios de gerenciamento de documentos para um ambiente de trabalho híbrido
Os sistemas de gestão de documentos otimizam o fluxo de trabalho e fornecem um local centralizado para seus documentos.
Se uma empresa opera como um ambiente de trabalho híbrido, onde alguns funcionários trabalham remotamente e outros no escritório, ela precisa de um processo digital de administração de documentos para acessar, armazenar, organizar e compartilhar de forma consistente e eficiente seus arquivos.
As principais razões pelas quais o gerenciamento de documentos é vital para um ambiente de trabalho híbrido são os seguintes:
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Implementar um fluxo de trabalho com uso de documentos digitais é a chave para manter sua equipe produtiva em um ambiente de trabalho híbrido.
Frequentemente, os documentos podem se espalhar por toda a organização e até mesmo em seus dispositivos de computação. Em vez de navegar por várias gavetas, pastas, aplicativos ou caixas de entrada desordenadas, um sistema de gerenciamento de documentos elimina o uso de documentos físicos, mantendo suas versões no formato digital em um só lugar.
De fato, passar a maior parte do tempo navegando em documentos não é o melhor uso do seu tempo. A implantação de um sistema de gestão de documentos em um trabalho híbrido permitirá que seus arquivos e documentos sejam transformados em versões digitais organizados, arquivados e acessados facilmente a qualquer momento.
Em último caso, um sistema de gerenciamento de documentos atua como uma solução digital para as empresas que buscam aumentar a produtividade e a eficiência dos funcionários através da colaboração.
Discussões e processos que ocorrem no mesmo contexto que o documento em sua versão digital podem ajudar a expandir a colaboração e preservar as comunicações entre funcionários remotos.
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Os sistemas de gerenciamento de documentos digitais permitem que você armazene seus documentos comerciais confidenciais e importantes com controle sobre quem pode ver e acessar cada documento.
É o fim do alto custo de armazenamento de documentos físicos. Por exemplo, digamos que os arquivos de RH da sua empresa esteja armazenados neste sistema de gerenciamento de documentos digitais. Com a eliminação do seu formato físico, além de reduzir custos de armazenamento, apenas funcionários com acesso a esses arquivos digitais poderão abri-los com segurança. Cada funcionário com acesso terá credenciais de login para acessar esse documento.
A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos digitais é criptografada. Se os cibercriminosos tentassem acessar esses dados, eles não veriam nada além de números. A maioria desses criminosos não tem tempo para invadir arquivos criptografados e passar para as informações de uma empresa que não está bem protegida.
Outros recursos de gerenciamento de documentos incluem rastreamento de documentos, notificações em tempo real, trilhas de auditoria, relatórios e muito mais. Esses recursos podem mostrar quem viu um documento, quando o viu e quais ações foram executadas no documento.
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Proporcionar aos colaboradores meios para que tenham acesso às informações no formato digital e se sintam autônomos no ambiente de trabalho híbrido é fundamental.
Trabalhar com um sistema de gerenciamento de documentos digitais permite que os funcionários trabalhem de qualquer lugar. Exige apenas que o funcionário tenha informações de login e conhecimento de como operar o sistema.
Os funcionários terão a capacidade de acessar arquivos específicos, classificar e compartilhá-los com colegas de trabalho ou clientes. Os funcionários não precisarão depender da impressão e envio no formato físico para compartilhar ou armazenar um documento para concluir suas atividades.
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Ao usar um sistema de gerenciamento de documentos, os funcionários poderão acessar os documentos por meio de vários dispositivos, como um PC ou dispositivo móvel.
Um bom sistema de gerenciamento de documentos torna os arquivos detectáveis. Embora nenhum sistema seja perfeito, um bom serviço pode aumentar a produtividade e reduzir o tempo gasto na busca de documentos específicos.
Isso permite que os funcionários interajam melhor com clientes e colegas de trabalho a partir de qualquer dispositivo em que estejam trabalhando.
Com a gestão de documentos em um trabalho híbrido, você poderá entregar documentos em tempo hábil, sem correr para o escritório ou computador doméstico para recuperá-los. Tudo o que você precisa fazer é pressionar alguns botões.
Crypto Cubo: tecnologia que prepara as empresas para a gestão de documentos em um ambiente de trabalho híbrido
Oferecida pela Eval, para otimizar o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, a solução Crypto Cubo é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status de documentos.
Ela permite assinar eletronicamente documentos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais.
Na prática, a solução Crypto Cubo apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:
Aumente a eficiência do processo
- Diminuição no ciclo de vendas;
- Redução na taxa de abandono dos clientes;
- Menor complexidade e melhora na velocidade de formalização/fechamento de negócios.
Elimina custos relacionados com papel
- Diminuição e até eliminação de impressão, uso de correio, digitalização, gestão de papel, arquivamento, entre outros processos demorados e caros;
- Maior segurança comparado ao processo de assinaturas a tinta evitando fraudes, custos de falha de conformidade, multas e danos à reputação.
Elimina erros e retrabalho
- Evita documentos sem assinaturas;
- Impede campos de formulário incompletos;
- Elimina rasuras.
Fornece uma ótima experiência do usuário
- Fácil utilização pelos signatários;
- Economia de tempo e melhoria em processos de formalização;
- Melhora na interação com clientes, funcionários e parceiros;
- Experiência diferenciada agregando valor à marca.
A Eval é uma empresa de segurança da informação especializada em assinatura digital, autenticação e proteção de dados que se consolidou no mercado de tecnologia, acompanhando a evolução do desenvolvimento de softwares para segurança da informação no Brasil.
São mais 24 milhões de documentos assinados digitalmente, 25 milhões de transações realizadas, mais de 200 Projetos desenvolvidos para várias instituições e mais de 50 clientes no sistema utilizando nossas soluções.
Além da garantia técnica da Eval, que inclui um time de especialistas com uma longa história de sucesso e pioneirismo em tecnologia e segurança da informação, queremos oferecer de forma gratuita a assinatura da solução Crypto Cubo para você testar e comprovar que é possível transformar a forma como você os prepara, assina e gerencie contratos e outros documentos de sua empresa.
Sobre a Eval
A Eval está há mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria. Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presentes nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da Eval atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.
Eval, segurança é valor.
