Muitos hospitais, clínicas e organizações de saúde falam hoje em deixar de usar o papel. Na verdade, de acordo com um relatório de pesquisa de novembro de 2019 do IDC, mais de 40% das organizações de saúde relatam que têm uma iniciativa de redução de papel em vigor.
No entanto, mesmo os hospitais que alcançaram uma redução significativa de papel em seus processos de trabalho ainda recebem e processam grandes volumes de documentos no formato físico.
Isso é especialmente verdadeiro para fluxos de trabalho de impressão importantes, como registros médicos, arquivos administrativos, documentos de admissão, prescrições e informações de farmácia.
De acordo com uma pesquisa recente da HIMSS Analytics, 90% dos entrevistados relataram que alguns médicos ainda usam documentos em papel.
Não há como escapar da realidade de que as organizações de saúde ainda estão comprometidas com o uso de documentos físicos, pelo menos no futuro de curto prazo. O estudo feito pela consultoria IDC descobriu que os volumes de impressão devem permanecer estáveis nos próximos dois anos, antes de começar a diminuir após esse período.
Quando você considera que esta quantidade de papel é cara, tanto em termos de custos reais de impressão, bem como processos gerais de gerenciamento de documentos, difícil de controlar e apresenta sérios riscos de segurança e conformidade, você pode se perguntar porque tantas organizações de saúde ainda continuam a confiar no documento físico?
Porque o uso de papel continua nas instituições de saúde?
De acordo com o relatório do IDC, os principais motivos pelos quais hospitais, clínicas e organizações de saúde continuam a usar documentos físicos incluem sistemas ou tecnologias de gerenciamento incompatíveis.
Esse problema é mais perceptível entre a organização e as instalações externas, deixando os processos de papel padrão como a melhor solução alternativa.
Outro motivo é que muitos fluxos de trabalho ainda exigem documentação física, principalmente formulários de check-in do paciente, registros que exigem assinaturas, formulários de consentimento e muito mais.
Além disso, a maioria das prescrições e registros de farmácia ainda são em papel. Por exemplo, apenas 10% dos hospitais que responderam indicaram que as prescrições eram eletrônicas.
O desafio do papel e a oportunidade
Então, o que essas organizações de saúde podem fazer para reduzir sua dependência de impressão excessiva e se posicionar melhor para colher os benefícios que isso pode trazer?
A ideia de deixar de usar papel na área de saúde significa mais do que apenas limitar a quantidade de impressão que ocorre no hospital. Significa também implementar fluxos de trabalho com documentos digitais e tecnologias que permitem a conversão rápida – quase imediata – das informações do paciente de registros em documentos físicos para o formato digital.
Isso pode ajudar a criar um registro de paciente mais completo em um prontuário eletrônico do paciente (PEP) e tornar um sistema de gerenciamento de processos de saúde mais abrangente.
Para oferecer suporte a esses tipos de fluxos de trabalho de captura acelerada, hospitais, clínicas e organizações de saúde devem ser capazes de digitalizar documentos de forma confiável e segura diretamente no PEP no ponto de atendimento.
Existem ferramentas disponíveis para as instalações implementarem essas mudanças, como software de captura de impressão e soluções de imagem de documentos móveis. Mesmo assim, muitos ainda não estão prontos para isso e, como resultado, podem estar inadvertidamente se colocando em desvantagem.
Considere que, na maioria dos hospitais hoje, os registros em papel recebidos são coletados em vários locais, incluindo departamentos de emergência e médicos solicitantes. Muitas vezes, esses documentos precisam ser levados para uma operação de digitalização centralizada, onde são processados e, eventualmente, carregados para o PEP ou outro repositório.
Embora essa abordagem funcione bem para arquivar registros em documentos físicos, pode resultar em atrasos significativos desde o momento em que os documentos são recebidos até quando eles se tornam disponíveis.
Isso significa que as informações mais atualizadas do paciente não estão disponíveis para médicos e equipes clínicas, o que pode ter um efeito adverso na qualidade do atendimento prestado aos pacientes.
Isso pode ser remediado com imagens de documentos e recursos de gerenciamento de fluxo de trabalho, garantindo que os registros médicos estejam sempre atualizados.
Outro problema é a impressão, área notoriamente esquecida no que diz respeito à segurança. Devido ao formato não pesquisável dos documentos impressos, eles podem ser difíceis de rastrear e perigosos para armazenar.
Além disso, considere o erro humano envolvido. Retirar acidentalmente o documento errado da impressora ou distribuir cópias maliciosamente para fora de uma organização pode ser tão prejudicial quanto um hacker ou malware.
Estabelecer um registro robusto de impressão e captura pode ajudar a proteger a segurança e oferecer suporte a auditorias de conformidade, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Adotar uma abordagem de tecnologia abrangente, composta de gerenciamento de impressão, captura de documentos e soluções de fluxo de trabalho, PDF e captura móvel, integrada com sistemas PEP pode ajudar as organizações de saúde a controlar os fluxos de trabalho e aumentar a segurança ao trocar informações de pacientes.
Trabalhando juntas, essas soluções podem aumentar a eficiência, reduzir custos e aliviar as dores de papel de uma organização.
EVAL Madics Sign: Assinaturas eletrônicas na saúde são fundamentais na integração nos sistemas de gestão em saúde e na digitalização de documentos
Oferecida pela EVAL, O MADICS Sign é uma solução de assinatura eletrônica integrada ao prontuário eletrônico do paciente (PEP) que ajuda os hospitais a eliminarem documentos físicos em seus processos médicos e no uso da receita digital e atestados médicos.
O MADICS Sign é a maneira mais fácil de eliminar o papel do hospital, melhorando a colaboração entre os médicos, enfermeiros e equipe multi, criando uma experiência incrível.
Considerada a solução mais indicada para eliminação do registro impresso do prontuário, o MADICS Sign se apoia na legislação vigente sobre a validade jurídica de documentos eletrônicos assinados digitalmente e nas resoluções que regulamentam a infraestrutura de certificação digital brasileira e o uso de certificados digitais no setor da Saúde.
A solução permite a autenticação do usuário integrada ao sistema de prontuário. O hospital ou seu representante chancelam digitalmente o registro do prontuário e o registro de autenticação do profissional de saúde, garantindo a inalterabilidade do prontuário e autenticação, gerando uma evidência verificável por terceiros.
Além disso, o MADICS Sign é um sistema híbrido que mantém a assinatura digital ICP-Brasil, transparente para o sistema de prontuário e operação. O hospital poderá manter parte dos usuários assinando digitalmente de acordo com sua avaliação.
Muito além da eliminação do papel
Na prática, a solução MADICS Sign apresenta como importantes benefícios a gestão hospitalar, indo muito além de uma simples eliminação de papel:
Com o Madics Sign, organizações podem:
- Assinar prontuário eletrônico do paciente e mais de 700 funções (dependendo do sistema PEP)
- Coletar várias assinaturas em lote
- Assinar com qualquer certificado digital de qualquer Acs;
- Assinar com assinatura eletrônica avançada, ou mesmo híbrida;
- Manter a integridade dos prontuários;
- Escalar o uso de forma planejada;
- Licenciar por usuário;
Por fim, a maioria das instituições de saúde que adotaram assinaturas eletrônicas através da integração da eletrônica com os sistemas de gestão em saúde, testemunhou um aumento de produtividade e eficiência devido à velocidade com que eles podem assinar documentos e obter pedidos assinados.
Isso, por sua vez, aumenta o número de pacientes e a papelada associada que eles podem aceitar e gerenciar, enquanto aumentam as receitas. A facilidade de assinar eletronicamente também diminui os custos e garante que os documentos sejam gerenciados com eficiência.
As assinaturas eletrônicas também melhoram a conformidade e a segurança quando autenticadas por uma plataforma de assinatura eletrônica confiável.
As assinaturas eletrônicas estão crescendo em importância em todos os aspectos, especialmente no setor de saúde, mas escolher a plataforma de assinatura eletrônica certa é ainda mais importante para garantir a conformidade regulatória.
Sobre a Eval
A EVAL está a mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria, Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presente nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.
Eval, segurança é valor.
