A substituição do processo de formalização com uso do papel pela assinatura de Contrato Digital já é uma realidade para muitas empresas, inclusive para segmentos estratégicos, a exemplo da saúde e educação.
Mas apesar do avanço tecnológico já alcançado, muitos negócios ainda são formalizados da forma antiga.
Mesmo sabendo que o uso da assinatura digital garante validade jurídica e proporciona diversos benefícios, por que sua empresa ainda utiliza o papel?
A Cultura do Papel ainda é uma Realidade para as Empresas
Há um conhecido princípio do direito “Quod non est in actis non est in mundo”, ou seja, o que não está nos autos não está no mundo. Considerando o registro em papel, pode-se entender que aquilo que não está no papel não está no mundo.
Por muito tempo foi assim, mas isso mudou.
A cultura do papel é sem dúvida um legado e de certa forma foi uma evolução comparada a um período mais antigo no qual a única forma de registro de fatos ou acordos era a memória dos envolvidos, passada de geração em geração.
Após séculos, o papel já não é mais o único meio para formalizar “o que está no mundo”.
Veja, por exemplo, os maiores provedores globais de conteúdo são 100% digitais.
Embora o meio eletrônico ofereça muito mais segurança, ele carrega o mito justamente do contrário. No entanto, as vantagens são inúmeras: disponibilidade quase imediata, controle de acesso, rastreabilidade e sem falar no ganho de produtividade.
Naturalmente, qualquer sistema adequado deve levar em consideração ameaças cibernéticas.
Tais riscos são de certa forma mensuráveis e as contra medidas muito mais eficazes. Podemos comparar os riscos com o papel, como roubo, acesso indevido ou no pior caso destruição dos documentos.
Assinatura de Contrato Digital e Assinatura eletrônica: Segurança e Redução de Custos
Dados da World Commerce & Contracting, associação sem fins lucrativos global que promove padrões e aumenta capacidades na prática comercial, revela que quase 20% de todos os contratos são perdidos em virtude da burocracia ligada a documentos físicos.
O resultado não é novidade, cada contrato perdido representa uma oportunidade de receita completamente desperdiçada.
Não importa se sua empresa é uma gigante corporativa, ou se é um pequeno consultório médico, um laboratório de análises clínicas agitado, um hospital em expansão, ou uma clínica de saúde inovadora – a revolução digital na geração, assinatura e gerenciamento de contratos está transformando o jogo para todos os participantes do mercado.
Finances Online, uma plataforma para análises de software e produtos financeiros, mostra que as gastos administrativos associadas a documentos como contratos, cobranças e seguros “engolem” impressionantes 25% das despesas totais de uma organização.
Agora, imagine reduzir esses custos em cerca de 40% com a implementação de uma solução que otimiza a gestão de contratos digitais, associando a tecnologia de Assinatura Eletrônica como Serviços, uma infraestrutura onde todos os seus documentos são gerados, assinados e armazenados de forma segura e eficiente!
Essa é a magia da transformação digital ao adotar a assinatura de Contrato Digital.
Migrar do tradicional papel para o digital não é apenas uma tendência, mas uma necessidade estratégica que se traduz em uma inovadora economia de custos e uma drástica melhoria na eficiência, adequada para empresas de qualquer porte ou setor.
Faça uma breve reflexão: sua empresa, seja uma instituição de saúde, de ensino, financeira, já embarcou, efetivamente na Jornada de Transformação Digital?
Como está o progresso da implementação desta nova forma econômica e eficiente de fechar negócios?
A revolução digital já bateu à sua porta. Está na hora de dar um passo corajoso para o futuro.
Adotar a Assinatura de Contrato Digital em seu Negócio NÃO PODE ser um Desafio
Existe um mito que diz: “soluções de TI acabam criando problemas que antes nem sequer existiam”. A verdade, é que para balancear a equação entre solução e problema, é importante vencer os desafios e não resistir à inevitável transformação digital.
Na prática, existem diversas alternativas possíveis para trocar o processo do papel para o digital.
Levantar os processos e negócios que podem utilizar assinatura eletrônica é super importante e decisivo para o sucesso de um hospital, laboratório ou mesmo uma operadora que deseja se tornar paperless.
Para isso é fundamental avaliar os processos de negócio, antes da tecnologia e sua ferramenta associada, mesmo com todas as vantagens, não aumente o custo da operação pela falta de integração entre o processo de formalização e o negócio da empresa.
Segundo, entender que o processo de formalizar contratos digitais deve considerar sempre contra quem o instrumento deverá ser apresentado. Isso significa que levar em conta o padrão técnico do órgão regulador como os padrões definidos pelo ITI.
Adicionalmente, sempre trabalhar com padrões de mercado, preferencialmente referências nacionais ou globais, afinal assinar é importante, porém validar é ainda mais.
Não Sabe por Onde Começar? Conte com a Eval
Considerando as vantagens do meio eletrônico, o primeiro passo na adoção de Contratos Digitais é verificar se no contexto do seu negócio já existe alguma norma ou regulamentação que oriente o uso, seja da assinatura digital ou eletrônica.
Em muitos casos, há detalhes, inclusive quanto ao formato do padrão brasileiro de assinatura digital a ser adotado.
Em seguida, faça o mapa do processo de formalização, especialmente com todas as partes envolvidas, dentro e fora da organização. Isso compreende desde o nascimento da informação do contrato até a assinatura da última parte do contrato.
Dependendo do tamanho do escopo, outros sistemas poderão fazer parte do processo, não somente a formalização, mas também a gestão do conteúdo.
De posse do mapeamento, chegou o momento de alinhar custos com as alternativas existentes. Processos com baixo nível de acoplamento com soluções legadas tendem a utilizar de ferramentas stand alone até portais padrão de mercado.
Nos demais casos, as soluções integradas (framework de assinatura) com os sistemas de negócio tendem a apresentar melhor resultado e experiência para o usuário, pois insere a assinatura digital no contexto do negócio e não o negócio na tecnologia.
Finalmente, considere a contratação de empresas com especialistas no assunto. Nem sempre a solução mais rápida e mais barata proporcionará o resultado esperado no longo prazo.
Para te ajudar na implementação de Contratos Digitais associados com a tecnologia de Assinatura Eletrônica, fale conosco, os especialistas da Eval!
Sobre a Eval
Com uma trajetória de liderança e inovação que remonta a 2004, a Eval não apenas acompanha as tendências tecnológicas, mas também estamos em uma busca incessante para trazer novidades oferecendo soluções e serviços que fazem a diferença na vida das pessoas.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da Eval atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.
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