A assinatura digital em massa é o processo de adicionar uma assinatura eletrônica a vários documentos usando uma única ação. Em um fluxo de trabalho que usa autenticação em papel, isso normalmente exigiria o mesmo trabalho para cada contrato, um por um.
A funcionalidade de assinatura em massa significa que o mesmo processo de autenticação pode ser aplicado a grandes volumes de contratos de uma só vez, geralmente usando uma solução automatizada.
Na prática, o uso de recursos de assinatura digital em massa elimina a necessidade de executar tarefas, como edição, upload e assinatura de contratos repetidas vezes.
Ações em massa, a exemplo da assinatura, capacitam aqueles que gerenciam contratos a criar, editar, aprovar, enviar e assinar acordos legais de forma rápida e eficiente.
Quem se beneficia com a Assinatura Digital em massa de contratos?
Todas as partes interessadas do contrato podem se beneficiar dos recursos relacionados à assinatura em escala, pois as ações em massa permitem que os usuários simplifiquem e dimensionem as tarefas necessárias para obter todos os tipos de contratos de negócios.
Dependendo de quais tipos de contratos uma empresa utiliza, suas ações e recursos de ação em massa ela usa, as seguintes equipes geralmente acharão a assinatura em massa vantajosa:
- Jurídicas;
- Vendas;
- Finanças;
- Gestão de pessoas;
- Compras.
Por exemplo, os recursos de aprovação em massa permitem que as equipes jurídicas e financeiras aprovem rapidamente grandes volumes de contratos com apenas alguns cliques.
Enquanto isso, os recursos de a Assinatura Digital em massa podem permitir que as equipes comerciais atendam rapidamente a centenas de contratos com facilidade.
Quais são os Benefícios Associados a Assinatura Digital em Massa de Contratos?
1. Gerar e carregar documentos
Como vimos logo no início, os recursos associados a assinatura em massa de contratos incluem a geração de documentos em grandes quantidades, permitindo que os times criem e façam upload de contratos em grande escala com apenas alguns cliques.
O carregamento em massa permite que os usuários carreguem e importem vários documentos ou contratos em uma ação, em vez de carregar cada contrato individualmente. Enquanto isso, a geração em massa permite que os usuários criem rapidamente grandes volumes de contratos do zero usando um modelo.
Essa funcionalidade significa que importar, exportar e redigir contratos em escala não é mais um processo tedioso, e os contratos podem ser gerados em grandes volumes sem a necessidade de um alto número de funcionários.
2. Envio de contratos e outros documentos
Os recursos de envio em massa permitem ainda que os usuários enviem grandes volumes de contratos aos destinatários em segundos, solicitando que eles revisem, aprovem ou assinem um contrato.
Isso substitui o processo de enviar manualmente por e-mail cópias individuais de contratos para contrapartes e colegas, o que pode ser um processo demorado quando realizado em escala.
Mesmo ao enviar contratos em massa usando software de gerenciamento de contratos, os usuários ainda podem personalizar mensagens e personalizar solicitações, o que significa que os documentos não perdem seu toque pessoal no processo.
3. Aprovação de contratos
A funcionalidade de aprovação em massa permite que os aprovadores de contrato aprovem ou rejeitem grandes quantidades de solicitações de revisão de contrato de uma só vez, em vez de revisar e aprovar cada uma individualmente.
Isso torna os fluxos de trabalho de aprovação de contratos muito mais eficientes para advogados, executivos e outros gerentes responsáveis pela aprovação de contratos. Na maioria das vezes, esses profissionais já são pressionados pelo tempo, mas precisam aprovar contratos para avançar no processo de assinatura.
Permitir que eles aprovem em massa isso elimina atrasos no ciclo de vida do contrato e ajuda a levar os contratos para o estágio de assinatura mais rapidamente.
4. Arquivamento de contratos e outros documentos assinados acontecem com o uso da Assinatura Digital em massa
O arquivamento em massa é um recurso associado a assinatura digital que permite aos usuários arquivar grandes volumes de contratos sem a necessidade de gerenciar cada documento individualmente.
Em vez disso, os usuários podem selecionar quais contratos desejam arquivar ou arquivar todos os contratos com determinados atributos (por exemplo, valores de contrato, datas de vencimento, etc.) em apenas alguns cliques.
Esse recurso significa que as equipes jurídicas e de negócios podem localizar contratos com facilidade e agrupá-los e armazená-los em grandes quantidades para uma finalidade específica. Também garante que os dados do contrato sejam bem organizados e que altos níveis de higiene legal sejam mantidos.
5. A assinatura em massa permite o movimento de grandes quantidade de documentos
Pode ser doloroso em termos de tempo e custos ter que mover manualmente os contratos de uma pasta para outra, portanto, os recursos de Assinatura Digital em massa também são úteis.
Também conhecida como movimentação em massa, essa funcionalidade permite que os usuários filtrem e selecionem um grande grupo de contratos e os movam para um local diferente de uma só vez.
Isso significa que os contratos em um repositório de contratos podem ser organizados e categorizados em segundos, facilitando a visualização e consulta de dados importantes do contrato.
Economize tempo, reduza custos e torne a gestão de contratos eficiente
Uma vantagem da assinatura em massa de contratos é que elas evitam atrasos nos documentos e garantem que os contratos não percam força enquanto esperam que as partes interessadas os criem, aprovem, enviem e assinem.
Assinatura Digital em massa de contratos tornam os altos volumes de documentos mais gerenciáveis e garantem que haja uma maneira rápida e eficiente de lidar com acordos legais em um negócio em expansão.
Ao reduzir o tempo gasto em tarefas manuais no fluxo de trabalho do contrato, as equipes jurídicas internas podem retornar ao trabalho de alto valor para o qual foram treinadas e perder menos tempo na aprovação e assinatura de contratos padrão.
Com Assinatura Digital em massa, crie um fluxo de trabalho de contrato escalável
Ao optar por um software de automação de contratos que permite concluir ações em escala, você pode garantir que seu fluxo de trabalho de documentos esteja preparado para o futuro e pronto para gerenciar volumes crescentes de contratos à medida que sua empresa cresce.
Ações em massa capacitam as equipes jurídicas e comerciais a gerar, aprovar, enviar e assinar rapidamente contratos, o que permite que o negócio capture receita de forma rápida e eficiente.
Essa eficiência é fundamental para o sucesso de negócios em rápido crescimento, pois eles precisarão estar preparados para dimensionar seu fluxo de trabalho de contrato e com rapidez.
Ao encontrar uma maneira de minimizar os recursos e o tempo necessários para concluir determinadas ações em escala, as empresas podem reduzir a necessidade de contratar mais pessoas para gerenciar essa carga de trabalho.
Por sua vez, isso reduz os custos para as empresas e as capacita a escalar rapidamente e gerenciar mais contratos sem precisar aumentar excessivamente o número de funcionários jurídicos e de negócios, o que pode ser um empreendimento caro.
Cryptocubo e a Assinatura Digital em massa de contratos: sua empresa mais eficiente, produtiva e reduzindo custos
Oferecida pela Eval, o Cryptocubo, Assinatura Eletrônica como Serviço, otimiza o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, a solução Eval é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status de documentos.
Ela permite assinar eletronicamente documentos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais.
Na prática, a solução Eval apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:
Aumente a eficiência do processo
- Diminuição no ciclo de vendas;
- Redução na taxa de abandono dos clientes;
- Menor complexidade e melhora na velocidade de formalização/fechamento de negócios.
Elimina custos relacionados com papel
- Diminuição e até eliminação de impressão, uso de correio, digitalização, gestão de papel, arquivamento, entre outros processos demorados e caros;
- Maior segurança comparado ao processo de assinaturas a tinta evitando fraudes, custos de falha de conformidade, multas e danos à reputação.
Elimina erros e retrabalho
- Evita documentos sem assinaturas;
- Impede campos de formulário incompletos;
- Elimina rasuras.
Fornece uma ótima experiência do usuário
- Fácil utilização pelos signatários;
- Economia de tempo e melhoria em processos de formalização;
- Melhora na interação com clientes, funcionários e parceiros;
- Experiência diferenciada agregando valor à marca.
A Eval é uma empresa de segurança da informação especializada em assinatura digital, autenticação e proteção de dados que se consolidou no mercado de tecnologia, acompanhando a evolução do desenvolvimento de softwares para segurança da informação no Brasil.
São mais 24 milhões de documentos assinados digitalmente, 25 milhões de transações realizadas, mais de 200 Projetos desenvolvidos para várias instituições e mais de 50 clientes no sistema utilizando nossas soluções.
Além da garantia técnica da Eval, que inclui um time de especialistas com uma longa história de sucesso e pioneirismo em tecnologia e segurança da informação, queremos oferecer de forma gratuita a assinatura da solução Eval para você testar e comprovar que é possível transformar a forma como você os prepara, assina e gerencie contratos e outros documentos de sua empresa.
Sobre a Eval
Com uma trajetória de liderança e inovação que remonta a 2004, a Eval não apenas acompanha as tendências tecnológicas, mas também estamos em uma busca incessante para trazer novidades oferecendo soluções e serviços que fazem a diferença na vida das pessoas.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da Eval atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.
Eval, segurança é valor.
