Antes mesmo de alcançar o objetivo da redução de custos de armazenamento, as empresas têm percebido a necessidade de criar uma estratégia completa para o gerenciamento de documentos corporativos. Não basta querer eliminar o papel, é preciso organizar a casa para alcançar os benefícios.
Dessa forma, surge a necessidade nas empresas de desenvolverem uma gestão de informações empresariais. Ou seja, um conjunto de processos e práticas usados para gerenciar documentos criados a partir dos dados de uma organização.
A fim de ajudar nisso, a tecnologia da informação tem facilitado o manuseio seguro e controlado de documentos. Por fim, o objetivo deste artigo é entender como tudo isso funciona. Vamos lá?
A importância do gerenciamento de documentos corporativos
A importância do gerenciamento de documentos corporativos tem crescido nos últimos anos. Este crescimento ocorre à medida que requisitos de conformidade aumentam. Além disso, aprimorar sistemas e estratégias de gerenciamento de documentos se torna cada vez mais importante nas operações das empresas.
A redução de custos de armazenamento não tem sido colocada de lado por conta das exigências. Entretanto, as empresas aprenderam que esse importante benefício tem se tornado uma consequência da melhoria dos processos de negócios.
Um sistema de gerenciamento de documentos corporativos permite que uma empresa e seus usuários criem um documento ou capturem uma cópia impressa em formato eletrônico. Com isso, as organizações passaram a ter a capacidade de:
- Criar;
- Armazenar;
- Editar;
- Imprimir;
- Processar;
- Gerenciar documentos em imagem, vídeo e áudio, bem como em formato de texto.
A relação com a redução de custos de armazenamento começa a surgir quando as empresas passam a ter uma estrutura tecnológica que pode incluir:
- Scanners para captura de documentos;
- Impressoras para criação cópia impressa;
- Dispositivos de armazenamento;
- Programas e servidores de computador para gerenciar os bancos de dados que contêm os documentos.
Com isso, muda o gerenciamento da administração do conteúdo digital em todo o seu ciclo de vida. Ou seja, falamos da criação ao armazenamento permanente ou exclusão dos arquivos. A partir desse momento, é possível simplificar o acesso, eliminar gargalos, otimizar a segurança, manter a integridade, minimizar a sobrecarga e, por consequência, reduzir custos de armazenamento.
O gerenciamento de documentos no contexto da conformidade
Quanto à conformidade regulatória, o gerenciamento de documentos corporativos deve abordar as seguintes etapas dentro de um ciclo de desenvolvimento:
- Como os documentos são criados, organizados, indexados, protegidos, preservados, autenticados e recuperados no caso de um desastre;
- Quanto tempo eles devem ser retidos;
- Onde eles devem ser armazenados;
- Como as mudanças podem ser rastreadas.
Em geral, para os sistemas de gerenciamento de documentos corporativos é criado um local central a fim de manter documentos e fornecer ferramentas de fluxo de trabalho para controlar qualquer modificação ou outro trabalho feito neles.
Exemplos de requisitos de conformidade para o gerenciamento de documentos
Os requisitos de gerenciamento de documentos corporativos variam dependendo de quais leis ou regulamentações pertencem a um determinado setor.
Algumas associações estabeleceram padrões de gerenciamento de documentos independentes de regulamentações estaduais ou federais.
Alguns exemplos mais conhecidos sobre conformidade para o gerenciamento de documentos:
- Lei Sarbanes-Oxley;
Além disso, associações ligadas às corretoras de valores mobiliários e da bolsa de valores fazem certas exigências. Afinal, empresas que prestam serviços financeiros devem usar um sistema de armazenamento eletrônico capaz de preservar, recuperar e reproduzir registros.
Qual é o papel da TI no gerenciamento de documentos?
A TI está na base do gerenciamento de documentos corporativos, juntamente com o treinamento, processos e procedimentos que sustentam um esforço geral de conformidade.
Como acontece com qualquer abordagem bem-sucedida de conformidade regulatória e também na busca pela redução de custos de armazenamento, os departamentos de TI devem trabalhar com todos os setores do negócio.
Isso quer dizer que existe um trabalho em conjunto com áreas estratégicas, como jurídica, financeira, recursos humanos, entre outras. Tudo isso para criar o ambiente de gerenciamento de documentos corporativo mais eficaz e estratégico.
A importância da assinatura digital no processo de gerenciamento de documentos
Como você sabe, assinatura digital é a técnica usada para validar a autenticidade e integridade de uma mensagem, software ou documento digital. Portanto, ela faz parte do processo de gerenciamento de documentos.
Nessa fase da gestão de documentos, uma assinatura digital destina-se a resolver problemas de adulteração e representação em comunicações digitais.
Assim, as assinaturas digitais podem fornecer as garantias adicionais de evidência de origem, identidade e status em meio eletrônico. Essas qualidades valem tanto para documentos, transações e mensagens quanto para o reconhecimento do consentimento informado pelo signatário.
Vale destacar que uma assinatura digital pode ser usada com qualquer tipo de mensagem ou documento, seja criptografada ou não, servindo simplesmente para que o destinatário possa ter certeza da identidade do remetente e que a mensagem tenha chegado intacta.
No caso de documentos as assinaturas digitais tornam difícil para o signatário negar ter assinado algo (não-repúdio), assumindo que sua chave privada não tenha sido comprometida, já que a assinatura digital é única para ambos (documento e assinante) e os une.
Certificado digital é um documento eletrônico que contém a assinatura digital da autoridade emissora de certificados, vincula uma chave pública a uma identidade e pode ser usado para verificar se uma chave pública pertence a uma pessoa ou entidade específica.
Enfim a redução de custos de armazenamento
Depois que se coloca a casa em ordem é chegada a hora de colher os resultados. Afinal, além de um processo eficiente e uma gestão estratégica de documentos a empresa alcança outros tipos de benefícios.
A redução de custos de armazenamento é percebida a partir do momento que sabe-se exatamente os arquivos que precisam ser armazenados, atualizados, copiados (backup), autenticados via assinatura digital, etc.
Portanto, como foi dito logo no início do artigo, a redução de custos de armazenamento se torna realmente eficiente e estratégica quando vem associada a um processo de gerenciamento de documentos, levando não somente a economia, mas a uma série de outros benefícios.
De que forma sua empresa está fazendo a gestão de documentos e aplicando boas práticas de segurança, como a assinatura digital, por exemplo? Ela tem alcançado a redução de custos de armazenamento de forma eficiente?
Por fim, outro ponto importante a ser considerado são os custos de busca pela informação, onde um software pode encontrar rapidamente o documento digitalizado e também não deixa de ser uma garantia que o mesmo será encontrado, já que muitas empresas têm perdas consideráveis por não encontrarem um documento fisicamente armazenado.
Sobre a EVAL
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