Arquivos são essenciais para qualquer empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Eles registram a história da organização e auxiliam no cotidiano dos funcionários, fornecendo informações sobre produtos e serviços oferecidos. Com base nessa importância que foi criado a Teoria das Três Idades.
A Teoria das Três Idades é um modelo criado para gerenciar o ciclo de vida de um documento, se baseando na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento. Esse modelo foi desenvolvido pela primeira vez na década de 1970 por Jan Baetens.
Vamos entender um pouco mais sobre a Teoria das Três Idades e os benefícios para o ciclo de vida dos documentos das empresas.
A importância da Teoria das Três Idades no ciclo de vida dos documentos
Uma organização cria e utiliza documentos para atender às suas necessidades. Por meio deles, é possível registrar informações importantes sobre os produtos e serviços oferecidos, o histórico da empresa e outros dados relevantes.
Na prática, a Teoria das Três Idades cria as condições necessárias para gerenciar o ciclo de vida de um documento, se baseando na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento.
Essa teoria dividiu os documentos em três fases: arquivos correntes, intermediários e permanentes. Todo documento passa por diversas fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
Arquivos correntes
Arquivos correntes são aqueles que são utilizados diariamente na rotina da empresa, com consultas frequentes. São documentos importantes para o cotidiano dos funcionários, por isso devem estar sempre à mão.
Exemplos de arquivos correntes:
- Contratos;
- Boletins informativos;
- Folhetos e catálogos;
- Guias de produtos;
- Manual do usuário.
Arquivos intermediários
Arquivos intermediários são documentos que são utilizados de forma menos frequente, mas ainda precisam estar à mão para serem consultados quando necessário. São aqueles que não fazem parte da rotina diária, mas são importantes para a tomada de decisões na empresa.
Exemplos de arquivos intermediários:
- Demonstrativos financeiros;
- Balanços anuais;
- Relatórios gerenciais;
- Pesquisas de mercado.
Arquivos permanentes
As empresas mantêm documentos permanentes mesmo que não os utilizem com frequência, para consultas em momentos específicos ou para fins históricos.
Portanto, a empresa deve mantê-los para compreender o caminho percorrido pelo negócio, mesmo que eles não façam parte da rotina diária ou da tomada de decisões.
Exemplos de arquivos permanentes:
- Atas de reuniões;
- Contratos antigos;
- Certidões;
- Registros de funcionários;
- Balanços anuais.
Os benefícios de aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa
A teoria das Três Idades cria as condições necessárias para gerenciar o ciclo de vida de um documento, se baseando na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento. Aplicar essa teoria aos arquivos da empresa é fundamental para que os funcionários tenham sempre à mão os documentos necessários para realizar suas atividades.
Aplicar a Teoria das Três Idades nos arquivos da empresa traz diversos benefícios, como:
- Otimização do espaço físico;
- Redução dos custos de armazenamento;
- Melhor aproveitamento da capacidade de armazenamento;
- Facilidade na recuperação dos documentos.
Além disso, a Teoria das Três Idades também auxilia na tomada de decisões sobre o destino final dos documentos. Através dela, é possível determinar quais arquivos devem ser eliminados e quais devem ser mantidos para fins históricos.
Como aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa
Aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa é importante para que os funcionários tenham sempre à mão os documentos necessários para realizar suas atividades.
Para aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa, é necessário em resumo:
1. Com base na Teoria das Três Idades, determine quais são os arquivos correntes, intermediários e permanentes
Para isso, a organização deve analisar a frequência de consulta e uso dos documentos, identificando aqueles que devem ser eliminados, para garantir a eficácia do processo.
2. Organizar os documentos de acordo com a frequência de consulta
A organização deve manter arquivos correntes sempre à mão e organizá-los de forma alfabética ou cronológica, enquanto deve armazenar arquivos intermediários e permanentes em um local separado para facilitar o acesso.
3. Armazenar os documentos de forma adequada
É importante detalhar bem esse projeto para garantir que tratemos todos os documentos da forma correta e armazenar arquivos permanentes em um local separado e fácil de encontrar.
As empresas geralmente optam por guardá-los em cópias digitais, a fim de economizar espaço.
4. Crie e implemente um plano de ação para cada tipo de arquivo
Após classificar os tipos de documentos e definir a forma de armazenamento, é preciso criar e implementar um plano de ação para cada tipo de arquivo.
O plano de ação irá indicar o que fazer com cada tipo de documento, quando e onde guardá-los e como descartá-los. É necessário detalhar bem esse projeto para garantir que tratemos todos os documentos da forma correta.
5. Implementar as medidas adotadas
Por fim, após criar o plano de ação, o próximo passo é implementá-lo, visando garantir a eficiência do processo de arquivamento.
É preciso cumprir todas as etapas do plano e monitorar o andamento para verificar se está tudo funcionando da forma correta. Após algum tempo, é possível fazer ajustes no plano para melhorar o processo de arquivamento.
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