Um dos primeiros impactos sentidos por uma empresa que adota uma solução de assinatura digital é a modernização. Basta pensarmos como você faz com que seus funcionários e clientes assinem os documentos considerados importantes atualmente.
Algumas empresas ainda enviam e-mails com documentos anexos para que clientes e fornecedores imprimam cópias, assinem, digitalizem, anexem a outra mensagem e mandem de volta. Entretanto, essa realidade está em transformação com a adoção da tecnologia da assinatura digital.
Essa mudança de paradigma deverá se potencializar nos próximos anos, integrando inovação, proteção de dados e novas tecnologias aos processos de todas as empresas que têm visão de futuro e desejam participar ativamente das mudanças promovidas pela Transformação Digital.
Mudança na forma de fazer negócios
Em apenas poucos anos, a forma como fazemos negócios mudou drasticamente. Já que com a força do mundo digital, equipes inteiras agora trabalham remotamente de qualquer lugar do planeta.
Equipamentos como scanner e, com toda a certeza, o antigo aparelho de fax deixaram de fazer parte do vocabulário dos mais modernos escritórios.
Assim somos orientados pela conectividade da internet e pela mobilidade dos dispositivos. Então, por que não facilitar o ciclo produtivo das empresas por meio da assinatura digital?
Forçar um cliente a ir ao escritório ou cartório apenas para assinar um documento não impacta apenas em sua comodidade, mas também interfere na eficiência e no ganho de produtividade.
Como a tecnologia de assinatura digital impacta o seu negócio
Simplificando o conceito, a assinatura digital é uma representação digital legalmente vinculada à sua própria assinatura. Ele torna um documento autêntico e permite que você assine quase tudo com apenas alguns cliques.
A assinatura digital permite, por exemplo, que propostas, contratos e ordens de compra sejam assinadas digitalmente, garantindo de maneira rápida e eficiente documentos legais em diferentes tipos de processos.
Em suma isso quer dizer que os documentos assinados digitalmente desempenharão um papel crucial no seu negócio. Então, daremos uma olhada em algumas das principais vantagens das assinaturas eletrônicas:
A assinatura digital otimiza o ciclo de negócios
A velocidade com que uma empresa assina um documento pode ter um grande impacto no seu ciclo de negócios.
Uma assinatura eletrônica garantirá que seu documento seja assinado o mais rápido possível.
A otimização dos processos de negócios permitirá que você planeje seu ciclo produtivo com mais precisão e tenha mais controle sobre o canal de vendas e outros setores.
Ampliação de eficiência e produtividade
Uma assinatura digital elimina a necessidade de imprimir, assinar páginas individuais, digitalizar o documento assinado e enviá-lo de volta por e-mail.
Assim o tempo gasto em processos é reduzido consideravelmente, além da eliminação de retrabalhos em decorrência de erros, reimpressões e reenvios.
A eficiência administrativa e o aumento de produtividade são sentidos em pouco tempo após a implementação da tecnologia.
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Redução de custos
Não ter que imprimir cada proposta em papel soa muito bem para a maioria dos gestores atuais, pois os custos administrativos com processos manuais de assinatura pesa diretamente sobre o orçamento de qualquer empresa.
Independentemente do setor ou tamanho, se você tem um sistema de gerenciamento de impressão, assinatura e arquivamento físico, sua organização perde dinheiro e recursos desnecessariamente.
Inovação nos processos de armazenamento
O que acontece depois da impressão e assinatura de um documento? É isso mesmo, você arquiva!
Pense em todo o espaço de arquivamento que sua organização precisa. E esses arquivos se acumulam até que seu escritório pareça mais uma biblioteca.
Entretanto, com uma assinatura digital, a maior parte dos dados é armazenada em formato eletrônico. Inclusive é possível utilizar a infraestrutura de nuvem para o armazenamento. Se necessário, o documento poderá ser impresso.
Mobilidade estratégica para o negócio
Atualmente, clientes estão cada vez mais móveis e conectados. Rastreá-los apenas para obter um documento assinado pode ser um desafio.
Na medida em que mais empresas começam a trabalhar remotamente, faz sentido permitir que seus clientes assinem documentos de maneira digital, independentemente de sua localização.
Não podemos esquecer da segurança com a assinatura digital
Além de melhorar a eficiência no ciclo de negócios, a assinatura digital contribui diretamente para a empresa quando se trata de segurança. Dessa maneira a solução garante que os dados sejam criptografados, protegendo o documento contra adulterações.
De acordo com os especialistas da Eval, a criptografia de assinatura digital permite que você saiba se um único caractere do seu documento foi alterado ou excluído. Além disso, ela torna possível rastrear e expor qualquer falsificação.
Da mesma forma, se um signatário negar ter autenticado seu documento, a assinatura poderá ser analisada para confirmar a origem.
Desde a criação e distribuição até a edição, validação e armazenamento, todo o ciclo de vida do documento assinado digitalmente é transparente e seguro.
Usando assinatura digital, os gestores podem rastrear o status de seus documentos em tempo real, incluindo:
- quando o documento foi aberto;
- o momento em que o signatário inicia a validação do documento;
- e o momento em que a validação é concluída ou interrompida.
Faça de sua empresa um negócio digital
Faça com que seu negócio seja o mais fácil e eficiente possível para seu cliente. Os consumidores atuais não querem apenas resultados; eles também desejam uma excelente experiência.
É por isso que os clientes da Eval não precisam de impressora ou fax para fechar bons negócios. Afinal a nossa solução de assinatura digital permite que os consumidores aceitem e assinem suas propostas de forma dinâmica, segura e eficiente.
Entre em contato agora mesmo com os nossos consultores e saiba como podemos melhorar estrategicamente a eficiência de sua empresa!
Sobre a Eval
A Eval está há mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria. Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presentes nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da Eval atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.
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