A produtividade e a eficiência das empresas estão diretamente ligadas à forma como os documentos são gerados, armazenados e distribuídos. De fato, muitos fatores influenciam na produtividade das empresas, como a capacidade de seus funcionários, a qualidade dos produtos e serviços oferecidos, além do mercado consumidor. É neste momento que os documentos digitais fazem a diferença.
Mas o fator de destaque aqui é a forma como os documentos são gerados e distribuídos.
Os documentos impressos ainda são muito utilizados nas empresas por causa da facilidade de serem produzidos. Mas o documento digital apresenta diversas vantagens sobre o impresso: é mais fácil de ser editado, têm menor custo de produção, pode ser distribuído por meio eletrônico, etc.
Apesar das vantagens do documento digital, as empresas ainda resistem à mudança. Muitas vezes, o uso do impresso é tradição na empresa e os funcionários não estão acostumados a trabalhar com documentos digitais.
Outros fatores que contribuem para essa resistência são: medo da insegurança dos dados armazenados em computadores, medo de mudança, falta de treinamento dos funcionários para usar os novos recursos digitais, etc.
Mas as empresas que adotam o documento digital podem ter uma produtividade maior do que as que continuam usando os documentos impressos. Isso acontece porque a sua versão digitalizada facilita o fluxo de informações, a comunicação interna e externa da empresa e o compartilhamento de arquivos.
Além disso, o documento digital é mais fácil de ser editado e armazenado do que o impresso.
Os benefícios de usar documento digital no local de trabalho
A produtividade e a eficiência das empresas dependem, em grande parte, do uso de ferramentas e processos que facilitem o trabalho. Uma dessas ferramentas é o documento digital, que tem se tornado cada vez mais popular no ambiente corporativo.
Os benefícios do uso de documento digital são inúmeros. Entre eles, podemos destacar a facilidade de armazenamento, a busca rápida por informações, a segurança dos dados e a redução dos custos operacionais.
- O armazenamento de documentos em um servidor de nuvem permite que os colaboradores tenham acesso às informações sempre que precisarem, independentemente do dispositivo utilizado (computador, celular ou tablet). Além disso, os documentos ficam protegidos contra perdas, roubo ou furto.
- A busca rápida por informações é outro benefício do uso de documentos digitais. Com os documentos organizados em pastas virtuais e indexados por palavras-chave, é possível encontrar rapidamente o que se deseja saber.
- A segurança dos dados é um aspecto fundamental na era da informação. Com os documentos armazenados em servidores seguros, as chances de vazamento de informações são reduzidas consideravelmente.
- Por fim, os custos operacionais podem ser reduzidos significativamente com o uso de documentos digitais. A impressão de papéis consome uma quantidade significativa de insumos dos escritórios. Hoje em dia, isso não é mais necessário, pois todos os documentos podem ser impressos diretamente do computador.
Como podemos ver, são vários os benefícios do uso de documentos digitais. No entanto, vale ressaltar que o sucesso da implantação de um sistema de documentação digital depende da escolha de uma solução adequada para as necessidades da empresa.
Na prática, a escolha da ferramenta certa é a base para garantir a produtividade e a eficiência das empresas.
A adoção de documentos digitais consolida o caminho das empresas que buscam a Transformação Digital
O BID (Banco Interamericano de Desenvolvimento) publicou estudos sobre os benefícios econômicos dos programas de digitalização da Prefeitura de São Paulo. O estudo apontou que a transformação digital gerou para a sociedade (cidadãos e empresas) uma redução média de 74% no custo unitário de uma solicitação de serviço público.
Ainda de acordo com o estudo feito pelo BID, a redução do custo da solicitação de um serviço no âmbito público estadual inclui uma redução de 47% com impressões e envios. Isso devido à possibilidade de receber e enviar informações e documentos por canais digitais, o que diminui ou elimina também a necessidade de envio de comprovantes e cartões por correio.
São transformações que impactam não somente o serviço público, mas empresas de diferentes setores e tamanhos. A produtividade é um dos ganhos mais importantes, e consequentemente, a redução nos custos operacionais.
A produtividade das empresas está diretamente ligada ao uso de documentos digitais. A ferramenta certa para cada tipo de negócio pode facilitar o gerenciamento de documentos, a automação de processos e a obtenção de insights em tempo real. Assim, as equipes podem se concentrar nas estratégias de negócios mais importantes para o crescimento da empresa.
Além disso, a transmissão de documentos digitais é mais rápida e segura do que a física, com menor chance de erros e atrasos. O que beneficia as empresas que buscam atender requisitos de proteção e privacidade de dados, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Em um mundo em que a tecnologia está em evolução, é vital que as empresas se mantenham atualizadas para se manterem competitivas
As empresas que desejam prosperar no século XXI precisam ser ágeis e eficientes. Para atingir esses objetivos, é essencial adotar novas tecnologias e métodos que melhorem a produtividade. Uma dessas tecnologias sem dúvida é o uso de documentos digitais em vez de impressos.
Como vimos, há muitas vantagens em usar documentos digitais em um ambiente de negócios. Eles podem ser acessados de qualquer computador ou dispositivo móvel com conexão à internet. Isso significa que os funcionários podem trabalhar de qualquer lugar, aumentando a flexibilidade e a eficiência.
Além disso, documentos digitais podem ser compartilhados facilmente com outras pessoas, permitindo uma colaboração mais rápida em projetos. E como eles ocupam menos espaço físico do que documentos impressos, as empresas podem economizar dinheiro em custos de armazenamento.
Então, se você está procurando maneiras de melhorar a produtividade, agilidade e eficiência da sua empresa, considere adotar o uso de documentos digitais. É uma decisão que, sem dúvida, beneficiará o seu negócio a longo prazo.
evalSign é a solução que potencializa a adoção de documentos digitais nas empresas
Se você está procurando uma maneira rápida, fácil e segura de assinar documentos e adotar um fluxo digital de trabalho eficiente, o evalSign é a solução perfeita para você. A solução evalSign é mais que apenas uma assinatura eletrônica – é uma experiência digital que torna a assinatura de documentos simples e rápida.
Oferecida pela Eval, para otimizar o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, a solução evalSign é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status de documentos.
Ela permite assinar eletronicamente documentos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais. E, como o evalSign é uma assinatura digital, você pode ter certeza de que seus documentos estão seguros e protegidos.
evalSign fornece uma plataforma de assinatura digital rápida e fácil para enviar, visualizar, assinar e retornar seus documentos eletrônicos.
evalSign é a solução perfeita para empresas de todos os tamanhos
Seja você uma pequena empresa ou uma grande corporação, o evalSign pode ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro. Na prática, não há necessidade de imprimir documentos ou fazer cópias para cada pessoa.
E, como o evalSign é uma assinatura digital, você pode ter certeza de que seus documentos estão seguros e protegidos.
Na prática, a solução evalSign apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:
1. Melhora a organização de documentos
Ao utilizar a solução evalSign, você pode organizar seus documentos de forma simples e rápida. Você e sua empresa têm acesso a todos os seus documentos em um só lugar – basta fazer o login na sua conta e você poderá acessar todos os seus documentos assinados.
O evalSign também oferece a opção de compartilhar documentos assinados com outras pessoas, o que torna ainda mais fácil e rápido o gerenciamento de documentos.
2. Aumenta a segurança na troca de informações através do uso do documento digital
Com o evalSign, você pode ter certeza de que suas informações estão seguras. Isso porque todos os documentos são criptografados e ficam armazenados em servidores seguros.
A solução oferece a opção de autenticação de usuário, o que torna ainda mais seguro o compartilhamento de documentos, além de serem válidos juridicamente.
3. Documento digital otimiza os processos
Ao utilizar a solução evalSign, você pode otimizar seus processos internos, sendo possível assinar documentos em qualquer lugar do mundo, a qualquer momento – basta ter um dispositivo com internet.
Você pode criar documentos em PDF e enviá-los para assinatura com apenas alguns cliques. Isso significa que não é preciso mais se preocupar com o envio de documentos impressos para assinatura.
4. É ainda mais sustentável
Ao utilizar a solução evalSign, você também contribui para um mundo melhor. Isso porque o evalSign é uma solução sustentável, que não utiliza papel ou outros materiais para funcionar.
Além disso, a solução é totalmente digital, significando não haver desperdício de energia com impressões e outras atividades relacionadas ao uso do papel.
5. Facilita a gestão dos processos
Ao utilizar o evalSign, você também facilita a gestão dos seus processos. Com a solução é possível monitorar todos os documentos assinados em um só lugar – basta fazer o login na sua conta para acompanhar o status de cada documento.
Além disso, você pode configurar alertas para que seja notificado assim que um documento for assinado. Isso significa que você não precisa ficar monitorando os processos manualmente.
6. É uma solução juridicamente válida
Ao utilizar a solução evalSign, você também pode ter certeza de que sua assinatura é válida juridicamente. Isso porque o evalSign é certificado pelo ICP-Brasil, o que significa que sua assinatura tem a mesma validade jurídica de uma assinatura convencional.
Na prática, todos os documentos são criptografados e ficam armazenados em servidores seguros. Isso significa que sua assinatura está protegida contra fraudes e invasões de privacidade.
Por tudo isso, é evidente que o evalSign é a solução ideal para empresas de todos os tamanhos. Com a solução, você pode economizar tempo e dinheiro, além de contribuir para um mundo melhor. Experimente agora mesmo o evalSign e veja como sua empresa pode se beneficiar!
Se você está procurando uma maneira rápida, fácil e segura de assinar documentos, o evalSign é a solução perfeita para você.
A Eval é uma empresa de segurança da informação especializada em assinatura digital, autenticação e proteção de dados
Que se consolidou no mercado de tecnologia, acompanhando a evolução do desenvolvimento de softwares para segurança da informação no Brasil.
São mais 24 milhões de documentos assinados digitalmente, 25 milhões de transações realizadas, mais de 200 Projetos desenvolvidos para várias instituições e mais de 50 clientes no sistema utilizando nossas soluções.
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Sobre a Eval
A EVAL está a mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria, Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presente nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.
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