La gestión y automatización de los procesos empresariales son dos hechos que están impulsando a las empresas a utilizar cada vez más los documentos digitales. Esta estrategia también permite reducir costes y aumentar la productividad. Sin embargo, la preocupación por la integridad de la información ha generado grandes dudas e inseguridad a los gestores.
Los documentos digitales son una de las principales estrategias adoptadas para mejorar los procesos empresariales. También están presentes en la optimización del uso de las inversiones e infraestructuras informáticas de las empresas en el proceso de producción.
Un ejemplo de esta fuerte tendencia es la externalización de la impresión. Recomienda evaluar qué documentos deben imprimirse y cuáles pueden conservarse digitalmente.
Además de reducir costes, los documentos digitales hacen más eficientes los flujos de trabajo y ayudan a las empresas a evolucionar. A pesar de las ventajas, han surgido muchas dudas que deben aclararse para que esta estrategia se adopte eficazmente.
El tratamiento digital de documentos ha beneficiado a las empresas, pero hay muchas dudas
Esto recuerda mucho a cuando apareció por primera vez la computación en nube. Al fin y al cabo, en aquella época muchas empresas mostraban buenos resultados en términos de reducción de costes y aumento de la productividad. Sin embargo, otros tenían muchas dudas y por eso pospusieron el uso de la tecnología.
Y la migración de documentos a soportes digitales no es diferente. Al igual que ocurrió con la nube, los posibles problemas con la integridad de la información han dado lugar a una serie de preguntas:
- ¿No se modificará mi documento almacenado?
- Cuando consulto un documento, ¿no ha cambiado desde que lo leí?
- ¿Quién puede garantizar que un documento aprobado no ha sido manipulado?
- ¿Quién es responsable de la integridad de la información?
- ¿Quién resuelve los problemas de integridad de la información?
Por lo tanto, tenga en cuenta que se trata de preguntas pertinentes que podrían repercutir en su negocio. Sobre todo cuando cuestiones como el gobierno corporativo, la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa son cada vez más exigidas por las empresas en auditorías y requisitos normativos.
Todas estas dudas y exigencias normativas convergen en torno a un punto común: la integridad de la información.
¿Quién será responsable de resolver los problemas de integridad de la información?
Cuando se trata de TI, no se puede pensar en una sola persona responsable de la integridad de los documentos digitales.
Hay que utilizar la tecnología y la innovación para definir un proceso de control eficaz, con resultados que garanticen la seguridad de los datos.
La mejora de los procesos empresariales debería formar parte de la planificación estratégica de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o segmento.
Por tanto, adoptar metodologías que permitan implantar flujos de trabajo eficientes y automatizados para el entorno digital es el mejor camino a seguir.
Además, asociado a métodos que mapean los procesos de negocio, como el BPM(Business Process Management), donde se evalúan las principales operaciones de negocio, se localizan las áreas problemáticas y se ajustan al flujo de trabajo de la empresa, se debe priorizar la autenticidad de la información.
Además, la mejor manera de eliminar los problemas de integridad y autenticidad de la información es utilizar una solución de firma digital.
Así puede garantizar la veracidad de los datos. Todavía es posible recuperar un documento digital en el futuro y asegurarse de que no ha sufrido alteraciones irregulares.
La firma digital resuelve los problemas de integridad de la información en el entorno digital
Cuando se firma digitalmente un documento, se utiliza un hash. Esto garantiza al usuario que el archivo no ha sido alterado
Además, se aplican otros mecanismos a la firma digital para ayudar a verificar y validar el documento. Añadir un registro de la fecha y hora de la firma, por ejemplo, garantiza que el documento fue firmado por una persona o empresa concreta en ese momento.
Además, se puede obtener el instante de tiempo de un servicio fiable para que tenga esta garantía.
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Para entender mejor el uso de las firmas digitales, podemos compararlas con el proceso de firmar un documento de puño y letra. Incluso tenemos un artículo aquí en nuestro blog que explica esta analogía con más detalle, pero podemos resumirla como sigue:
- La persona le envía un documento con un contenido determinado y una firma manuscrita.
- La primera propiedad que puede comprobarse es la integridad del documento. Puede hacerlo buscando borrones o cambios en el documento.
- La segunda propiedad que hay que comprobar es la autenticación de los abonados. Esta verificación se realiza comparando la firma del documento con una firma de referencia de la persona.
El concepto de irrecuperabilidad también puede utilizarse para verificar la autenticidad del documento. Sin embargo, nuestro objetivo es establecer una analogía sencilla entre las firmas digitales y las manuscritas.
Por eso las firmas digitales tienen el mismo objetivo que las firmas tradicionales. Al firmar digitalmente un documento, es posible – utilizando recursos tecnológicos – verificar su integridad y autenticidad. Esto también reduce la posibilidad de problemas con la integridad de la información.
Integridad de un documento digital
En resumen, para garantizar la integridad de un documento digital en cuanto a su contenido, se comprueba que el conjunto de datos que lo componen se mantiene en su contenido original o en la forma que se aprobó.
Para ello, la tecnología utilizada en las firmas digitales hace uso de dos tecnologías: una función de resumen criptográfico, que calcula todos los bytes del documento para generar un valor, determinado como resumen criptográfico, y la criptografía de clave privada.
Por lo tanto, este código de integridad se utilizará siempre que sea necesario verificar la integridad de este documento electrónico. Esto permite comprobar si el documento presenta diferencias con respecto al original y el cifrado garantiza la autenticidad de este valor.
Autenticidad de una firma digital
Una vez garantizada la validez del contenido en la versión presentada, debe legitimarse la autenticidad de la firma utilizada. A diferencia de la forma tradicional, volveremos a utilizar la tecnología para garantizar lo firmado.
Para ello, se suelen utilizar claves de cifrado para verificar la autenticidad de la firma, eliminando así la posibilidad de cualquier problema con la integridad de la información.
También merece la pena destacar la importancia de las firmas digitales en los procesos de autenticación. Implantar tecnologías digitales asociadas a políticas de seguridad de la información es el primer paso para reducir el riesgo de incidentes, garantizar la confidencialidad y evitar problemas con la integridad de la información de clientes, empleados, proveedores y de la propia empresa.
Por último, el uso del entorno digital es una realidad, especialmente en estos momentos, un periodo intenso de transformación digital con impacto en empresas y clientes.
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Con un valor reconocido por el mercado, las soluciones y servicios de EVAL cumplen las normas reglamentarias más exigentes de organizaciones públicas y privadas, como SBIS, ITI, PCI DSS y LGPD. En la práctica, fomentamos la seguridad y el cumplimiento de la normativa en materia de información, el aumento de la eficacia operativa de las empresas y la reducción de costes.
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