La productividad y la eficiencia de las empresas están directamente relacionadas con la forma en que se generan, almacenan y distribuyen los documentos. De hecho, son muchos los factores que influyen en la productividad de las empresas, como la capacidad de sus empleados, la calidad de los productos y servicios ofrecidos, así como el mercado de consumo. Es entonces cuando los documentos digitales marcan la diferencia.
Pero el factor más destacado es la forma en que se generan y distribuyen los documentos.
Los documentos impresos siguen siendo muy utilizados en las empresas por su facilidad de producción. Pero los documentos digitales tienen varias ventajas sobre los impresos: son más fáciles de editar, cuestan menos de producir, pueden distribuirse electrónicamente, etc.
A pesar de las ventajas del documento digital, las empresas siguen resistiéndose al cambio. A menudo, el uso del papel es una tradición en la empresa y los empleados no están acostumbrados a trabajar con documentos digitales.
Otros factores que contribuyen a esta resistencia son: el temor a la inseguridad de los datos almacenados en los ordenadores, el miedo al cambio, la falta de formación de los empleados para utilizar los nuevos recursos digitales, etc.
Pero las empresas que adoptan el documento digital pueden tener mayor productividad que las que siguen utilizando documentos en papel. Esto se debe a que su versión digitalizada facilita el flujo de información, la comunicación interna y externa de la empresa y el intercambio de archivos.
Además, el documento digital es más fácil de editar y almacenar que el impreso.
Ventajas de utilizar el documento digital en el lugar de trabajo
La productividad y eficacia de las empresas dependen, en gran medida, del uso de herramientas y procesos que faciliten el trabajo. Una de esas herramientas es el documento digital, cada vez más popular en el entorno empresarial.
Las ventajas de utilizar el documento digital son numerosas. Entre ellas, destacan la facilidad de almacenamiento, la búsqueda rápida de información, la seguridad de los datos y la reducción de los costes operativos.
- Almacenamiento de documentos en un servidor en la nube permite a los empleados acceder a la información siempre que la necesiten, independientemente del dispositivo utilizado (ordenador, móvil o tableta). Además, los documentos están protegidos contra pérdida, robo o hurto.
- Búsqueda rápida de información es otra de las ventajas de utilizar documentos digitales. Con los documentos organizados en carpetas virtuales e indexados por palabras clave, es posible encontrar rápidamente lo que se desea saber.
- Seguridad de los datos es un aspecto fundamental en la era de la información. Con los documentos almacenados en servidores seguros, las posibilidades de fuga de información se reducen considerablemente.
- Por último, los costes de explotación pueden reducirse significativamente con el uso de documentos digitales. Imprimir papel consume una cantidad significativa de insumos de oficina. Hoy en día, esto ya no es necesario, ya que todos los documentos pueden imprimirse directamente desde el ordenador.
Como vemos, el uso de documentos digitales tiene varias ventajas. No obstante, cabe señalar que el éxito de la implantación de un sistema de documentación digital depende de la elección de una solución adecuada a las necesidades de la empresa.
En la práctica, elegir la herramienta adecuada es la base para garantizar la productividad y la eficacia en las empresas.
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La adopción de documentos digitales consolida el camino de las empresas que persiguen la Transformación Digital
El BID (Banco Interamericano de Desarrollo) ha publicado estudios sobre
los beneficios económicos de los programas de digitalización del Ayuntamiento de São Paulo
. El estudio señalaba que la transformación digital generaba para la sociedad (ciudadanos y empresas) una reducción media del 74% en el coste unitario de una solicitud de servicio público.
También según el estudio de BID, la reducción del coste de solicitar un servicio en la esfera pública estatal incluye una reducción del 47% en impresión y franqueo. Esto se debe a la posibilidad de recibir y enviar información y documentos a través de canales digitales, lo que también reduce o elimina la necesidad de enviar vales y tarjetas por correo.
Se trata de transformaciones que afectan no sólo al servicio público, sino a empresas de distintos sectores y tamaños. Una de las ganancias más importantes es la productividad y, por consiguiente, la reducción de los costes de explotación.
La productividad de las empresas está directamente relacionada con el uso de documentos digitales. La herramienta adecuada para cada tipo de empresa puede facilitar la gestión de documentos, automatizar procesos y obtener información en tiempo real. Esto permite a los equipos centrarse en las estrategias empresariales más importantes para el crecimiento de la empresa.
Además, la transmisión de documentos digitales es más rápida y segura que la transmisión física, con menos posibilidades de errores y retrasos. Esto beneficia a las empresas que tratan de cumplir los requisitos de protección de datos y privacidad, como la
Ley General de Protección de Datos (LGPD
).
En un mundo en el que la tecnología evoluciona, es vital que las empresas se mantengan al día para seguir siendo competitivas.
Las empresas que quieren prosperar en el siglo XXI necesitan ser ágiles y eficientes. Para alcanzar estos objetivos, es esencial adoptar nuevas tecnologías y métodos que mejoren la productividad. Una de esas tecnologías es, sin duda, el uso de documentos digitales en lugar de impresos.
Como hemos visto, el uso de documentos digitales en un entorno empresarial tiene muchas ventajas. Se puede acceder a ellos desde cualquier ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet. Esto significa que los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, lo que aumenta la flexibilidad y la eficacia.
Además, los documentos digitales pueden compartirse fácilmente con otras personas, lo que permite una colaboración más rápida en los proyectos. Y como ocupan menos espacio físico que los documentos impresos, las empresas pueden ahorrar dinero en costes de almacenamiento.
Así que si está buscando formas de mejorar la productividad, agilidad y eficiencia de su empresa, considere la posibilidad de adoptar el uso de documentos digitales. Es una decisión que sin duda beneficiará a su empresa a largo plazo.
e-valSign es la solución que impulsa la adopción de documentos digitales en las empresas
Si busca una forma rápida, sencilla y segura de firmar documentos y adoptar un flujo de trabajo digital eficaz, e-valSign es la solución perfecta para usted. La solución e-valSign es más que una firma electrónica: es una experiencia digital que hace que firmar documentos sea sencillo y rápido.
La solución e-valSign, ofrecida por Eval para optimizar el proceso de firma o recogida electrónica de firmas de clientes de distintos sectores y tamaños de empresa, es una solución completa para flujos de trabajo de aprobación de documentos, firmas digitales avanzadas y seguimiento del estado de los documentos.
Permite firmar documentos electrónicamente, en cualquier lugar y en cualquier momento, de forma práctica, segura y dinámica. Diseñado para optimizar rápidamente la forma en que las empresas entregan, revisan, aprueban y firman los documentos empresariales. Y como e-valSign es una firma digital, puede estar seguro de que sus documentos están a salvo y protegidos.
e-valSign proporciona una plataforma de firma digital rápida y sencilla para enviar, visualizar, firmar y devolver sus documentos electrónicos.
e-valSign es la solución perfecta para empresas de todos los tamaños
Tanto si es una pequeña empresa como una gran corporación, e-valSign puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero. En la práctica, no es necesario imprimir documentos ni hacer copias para cada persona.
Y como e-valSign es una firma digital, puede estar seguro de que sus documentos están a salvo y protegidos.
En la práctica, la solución e-valSign presenta como ventajas prácticas la gestión de un gran número de contratos y otros documentos:
1. mejora la organización de los documentos
Gracias a la solución e-valSign, podrá organizar sus documentos de forma sencilla y rápida. Usted y su empresa tienen acceso a todos sus documentos en un solo lugar: sólo tiene que iniciar sesión en su cuenta y podrá acceder a todos sus documentos firmados.
e-valSign también ofrece la opción de compartir documentos firmados con otras personas, lo que facilita y agiliza aún más la gestión de documentos.
2. Aumenta la seguridad en el intercambio de información mediante el uso del documento digital
Con e-valSign, puede estar seguro de que su información está protegida. Esto se debe a que todos los documentos están encriptados y se almacenan en servidores seguros.
La solución ofrece la opción de autenticación de usuarios, lo que hace que compartir documentos sea aún más seguro, además de tener validez legal.
3. El documento digital optimiza los procesos
Utilizando la solución e-valSign, puede optimizar sus procesos internos, siendo posible firmar documentos en cualquier lugar del mundo y en cualquier momento: todo lo que necesita es un dispositivo con conexión a Internet.
Puede crear documentos PDF y enviarlos para su firma con sólo unos clics. Esto significa que ya no tendrá que preocuparse de enviar documentos en papel para su firma.
4. Es aún más sostenible
Al utilizar la solución e-valSign, usted también contribuye a un mundo mejor. Esto se debe a que e-valSign es una solución sostenible, que no utiliza papel ni otros materiales para funcionar.
Además, la solución es totalmente digital, lo que significa que no se desperdicia energía en impresión y otras actividades relacionadas con el papel.
5. Facilita la gestión de los procesos
Al utilizar e-valSign, también facilita la gestión de sus procesos. Con la solución puede supervisar todos los documentos firmados en un solo lugar: sólo tiene que iniciar sesión en su cuenta para seguir el estado de cada documento.
Además, puede configurar alertas para que se le notifique en cuanto se firme un documento. Esto significa que no tiene que seguir supervisando los procesos manualmente.
6. Es una solución jurídicamente válida
Al utilizar la solución e-valSign, también puede estar seguro de que su firma es legalmente válida. Esto se debe a que e-valSign está certificado por ICP-Brasil, lo que significa que su firma tiene la misma validez legal que una firma convencional.
En la práctica, todos los documentos se codifican y almacenan en servidores seguros. Esto significa que su suscripción está protegida contra el fraude y las invasiones de la privacidad.
Por todas estas razones, está claro que e-valSign es la solución ideal para empresas de todos los tamaños. Con esta solución, podrá ahorrar tiempo y dinero y contribuir a un mundo mejor. Pruebe e-valSign ahora mismo y vea cómo puede beneficiarse su empresa.
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Que se ha consolidado en el mercado de tecnología, acompañando la evolución del desarrollo de software para seguridad de la información en Brasil.
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Eval ofrece soluciones de seguridad de la información al mercado desde hace más de 18 años, siendo pionera en Brasil en iniciativas de certificación digital, como SPB, COMPE, PIX, Autenticación, Firma Electrónica de Contratos, Gestión de Claves y Protección de Datos y almacenamiento de claves criptográficas para instituciones financieras, sanidad, educación e industria.
