Los archivos son esenciales para cualquier empresa, ya sea pequeña, mediana o grande. Registran la historia de la organización y ayudan a los empleados en su vida diaria facilitándoles información sobre los productos y servicios ofrecidos. Basándose en esta importancia se creó la Teoría de las Tres Edades.
A La teoría de las tres edades es un modelo creado para gestionar el ciclo de vida de un documento, basado en la frecuencia con la que debe consultarse cada archivo y en cómo se utiliza y almacena. Este modelo fue desarrollado por primera vez en los años setenta por Jan Baetens.
Conozcamos un poco mejor la Teoría de las Tres Edades y sus ventajas para el ciclo de vida de los documentos de la empresa.
La importancia de la teoría de las tres edades en el ciclo vital de los documentos
Una organización crea y utiliza documentos para satisfacer sus necesidades. A través de ellos, es posible registrar información importante sobre los productos y servicios ofrecidos, la historia de la empresa y otros datos relevantes.
En la práctica, la Teoría de las Tres Edades crea las condiciones necesarias para gestionar el ciclo de vida de un documento, en función de la frecuencia con que debe consultarse cada archivo y de cómo se utiliza y almacena.
Esta teoría dividía los documentos en tres fases: archivos actuales, intermedios y permanentes. Todo documento pasa por varias fases, desde su producción hasta su destino final, que puede ser la eliminación o la conservación permanente.
Archivos actuales
Los ficheros corrientes son los que se utilizan a diario en la rutina de la empresa, con consultas frecuentes. Se trata de documentos importantes para la vida diaria de los empleados, por lo que deben estar siempre a mano.
Ejemplos de archivos actuales:
- Contratos;
- Boletines informativos;
- Folletos y catálogos;
- Guías de productos;
- Manual del usuario.
Archivos intermedios
Los archivos intermedios son documentos que se utilizan con menos frecuencia, pero que deben estar a mano para ser consultados cuando sea necesario. Son aquellas que no forman parte de la rutina diaria, pero son importantes para la toma de decisiones en la empresa.
Ejemplos de archivos intermedios:
- Estados financieros;
- Balances anuales;
- Informes de gestión;
- Estudios de mercado.
Archivos permanentes
Las empresas conservan documentos permanentes aunque no los utilicen con frecuencia, para consultarlos en momentos puntuales o con fines históricos.
Por lo tanto, la empresa debe conservarlos para comprender el camino emprendido por la empresa, aunque no formen parte de la rutina diaria ni de la toma de decisiones.
Ejemplos de archivos permanentes:
- Actas de las reuniones;
- Contratos antiguos;
- Certificados;
- Registros de empleados;
- Balances anuales.
Ventajas de aplicar la teoría de las tres edades a los archivos de las empresas
La teoría de las Tres Edades crea las condiciones necesarias para gestionar el ciclo de vida de un documento, en función de la frecuencia con que debe consultarse cada archivo y de cómo se utiliza y almacena. Aplicar esta teoría a los archivos de las empresas es fundamental para que los empleados tengan siempre a mano los documentos necesarios para desarrollar sus actividades.
La aplicación de la Teoría de las Tres Edades en los archivos de las empresas aporta varias ventajas, como:
- Optimización del espacio físico;
- Reducción de los costes de almacenamiento;
- Mejor aprovechamiento de la capacidad de almacenamiento;
- Facilidad de recuperación de documentos.
Además, la Teoría de las Tres Edades también ayuda a tomar decisiones sobre el destino final de los documentos. A través de él, es posible determinar qué archivos deben eliminarse y cuáles deben conservarse con fines históricos.
Cómo aplicar la teoría de las tres edades a los archivos empresariales
Aplicar la Teoría de las Tres Edades a los archivos de la empresa es importante para que los empleados tengan siempre a mano los documentos necesarios para llevar a cabo sus actividades.
Para aplicar la Teoría de las Tres Edades a los archivos de empresa, es necesario, en resumen:
1. Basándose en la Teoría de las Tres Edades, determine cuáles son los archivos actuales, intermedios y permanentes
Para ello, la organización debe analizar la frecuencia de consulta y uso de los documentos, identificando aquellos que deben ser eliminados, para garantizar la eficacia del proceso.
2. Organizar los documentos en función de la frecuencia de consulta
La organización debe tener a mano los archivos actuales y ordenarlos alfabética o cronológicamente, mientras que los archivos intermedios y permanentes deben guardarse en un lugar separado para facilitar el acceso.
3. Almacenamiento adecuado de los documentos
Es importante detallar bien este proyecto para asegurarnos de que tratamos todos los documentos de forma correcta y guardamos los archivos permanentes en un lugar separado y fácil de encontrar.
A menudo, las empresas optan por almacenarlas en copias digitales para ahorrar espacio.
4. Crear y aplicar un plan de acción para cada tipo de fichero
Tras clasificar los tipos de documentos y definir la forma de almacenamiento, hay que crear y aplicar un plan de acción para cada tipo de archivo.
El plan de acción indicará qué hacer con cada tipo de documento, cuándo y dónde almacenarlos y cómo deshacerse de ellos. Es necesario detallar bien este proyecto para asegurarnos de que tratamos todos los documentos de forma correcta.
5. Aplicar las medidas adoptadas
Por último, tras crear el plan de acción, el siguiente paso es aplicarlo para garantizar la eficacia del proceso de archivo.
Hay que cumplir todos los pasos del plan y supervisar los progresos para comprobar que todo funciona correctamente. Pasado un tiempo, se pueden hacer ajustes en el plan para mejorar el proceso de archivo.
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