En el pasado, muchas personas se mostraban reacias a utilizar documentos o firmas electrónicas, cuestionando su validez jurídica y la posibilidad de utilizarlos como prueba en procedimientos judiciales u otros contextos legales.
Aquí en este texto la idea es abordar algo de lo que hemos visto en estos años, desde el MP2200 que dio validez legal a la firma electrónica. La idea en este artículo es una mirada a una empresa de tecnología, por lo que vamos a cubrir algunos modelos de firma para ayudarle en el proceso de definición de un tipo de firma electrónica que se adapte bien a cada negocio de su institución.
Consulte o departamento jurídico
Conviene recordar que siempre se debe consultar con el departamento jurídico para saber qué tipo de firma electrónica se debe utilizar para cada empresa de la organización.
Hechas estas consideraciones iniciales, pongámonos manos a la obra. En la mayoría de los países occidentales, esta reticencia a utilizar firmas electrónicas ya es innecesaria, puesto que la legislación se ha actualizado para reconocer los documentos y firmas electrónicos. En otras palabras, no se le pueden negar efectos jurídicos, fuerza ejecutiva o admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales por el mero hecho de estar en formato electrónico.
Para hacerse una idea del impacto de firma electrónicaLa legislación europea se ha actualizado recientemente para aplicarse a todos los países de la UE, mientras que en Estados Unidos la Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, la Uniform Electronic Transactions Act y otras leyes (estatales) también regulan en este sentido.
Aquí en Brasil no podría ser diferente. A través de la medida provisional 2200 de 24 de agosto de 2001, con casi 19 años de antigüedad, que estableció la Infraestructura Brasileña de Clave Pública, la ICP-Brasil, se garantizó la autenticidad, integridad y validez jurídica de los documentos en forma electrónica, así como las aplicaciones de apoyo y aplicaciones habilitadas que utilizan certificados digitales, y la realización de transacciones electrónicas seguras.
Adicionalmente, también habla de otras formas de firma electrónica sin necesidad de certificados digitales, que agregan valor al negocio, por lo que es importante que el área jurídica de la institución valide qué modelo de firma electrónica se debe utilizar en cada caso.
Además, el Código Civil y el Código Tributario Nacional también sirven de base jurídica para el uso de la firma electrónica en las transacciones electrónicas.
La firma electrónica representa una de las mayores oportunidades para empezar a hacer negocios digitales
¿Qué es una firma electrónica? Se trata de una firma realizada electrónicamente mediante sistemas informáticos, de los que existen varios tipos, entre los más conocidos:
- Firma Digital ICP-Brasil;
- Firma digital;
- Firma electrónica con sello de terceros;
- Firma electrónica conductual;
- Firma electrónica autenticada;
- Firma electrónica básica;
La mayoría de ellas buscan identificar al autor de la acción, otras, además, buscan la integridad de los datos y, por último, la más segura busca también un mecanismo que garantice el no repudio.
Por ello, compartimos con usted diferentes tipos de suscripciones existentes para que las conozca, ayudándole en la elección de la mejor alternativa, ya sea su institución. Nuestro objetivo es explicar y ayudar, no establecer normas absolutas. Puede haber legislación, reglas y/o normas específicas para las distintas especialidades, actuaciones y documentos que deban firmarse.
Así, esta guía no asume que sea necesario elegir un solo tipo de firma en la institución, varios tipos de firma pueden coexistir en la misma infraestructura, respondiendo a diferentes tipos de necesidades y documentos, proporcionando una forma segura y escalable de transformación digital de la institución.
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Características principales
Para reflejar el mismo valor jurídico que una firma manuscrita, una firma electrónica en línea debe cumplir las siguientes condiciones:
- El firmante debe tener una identidad asociada;
- La intención de firmar también es otra cuestión importante;
- La integridad es importante, por lo que el documento que se firme debe ser original, inalterable y no editable;
- Otro punto importante es si el sistema de firma es auditable, si proporciona información importante para futuras verificaciones;
De todas formas, hay otras características que se pueden añadir y que proporcionan aún más seguridad, pero eso debería ser lo básico.
¿Son legales las firmas electrónicas en todas partes?
La respuesta es que depende del lugar en el que desarrolle su actividad.
En 27 países, entre ellos Brasil, China, Estados Unidos, Rusia, Australia, Canadá y países de la Unión Europea, la firma electrónica es jurídicamente vinculante. Además de creer en la seguridad de la firma electrónica, es esencial que investigues las leyes y el peso de las firmas digitales o electrónicas en el país en el que te encuentres.
Si vive en un país en el que aún no se ha aprobado la legislación, es posible que se encuentre en una zona gris de la ley y que su firma electrónica sea aceptada en muchos contratos, si no en la mayoría, aunque no sea jurídicamente vinculante ante un tribunal.
¿Qué documentos electrónicos son realmente válidos?
En resumen, cualquier versión electrónica debe considerarse igual a su versión equivalente, garantizando que satisface las características funcionales de los requisitos formales de la ley aplicable.
Sólo en situaciones específicas debe utilizarse un documento explícito en papel; por ejemplo, para comprar un bien inmueble en la mayoría de los países tendrá que acudir a un notario o a un representante legal para que actúe.
Afortunadamente, en la mayoría de las situaciones personales o empresariales, el formato del documento es elección del individuo, ¡incluso hasta el punto de redactar un contrato en una servilleta si así lo desea!
Ejemplos de firmas electrónicas:
Básicamente, existen distintos tipos de documentos para firmar electrónicamente:
- Autorizaciones internas,
- Correos electrónicos,
- Contratos comerciales,
- Contratos con proveedores,
- NDA;
- Notas internas,
- Procesos de RRHH,
- Órdenes de compra.
En definitiva, todos los procesos, formularios, contratos que necesiten una firma pueden utilizar la firma electrónica, siempre y cuando no tengan una legislación que obligue al uso de la firma manuscrita. Por último, es necesario prestar atención a si el tipo de documento que se va a firmar tiene una legislación específica para el caso. Por lo tanto, consulte siempre al departamento jurídico.
Además, existen diferentes formatos de archivo para los documentos firmados, entre ellos:
- Formato Word,
- PDF,
- XML,
- Formatos de imagen como JPG o PNG.
El formato de archivo más común es PDF, ya que es fácil de visualizar y existe la cultura de que es un formato que no cambia. Así, se puede tener una negociación previa de lo que se va a firmar y luego, cuando todos están de acuerdo, se genera el PDF con el contenido a firmar.
La firma electrónica ya es una realidad
En una encuesta realizada por EVAL en el CIAB 2019, el 92% de los responsables de la toma de decisiones afirmaron que utilizan la firma electrónica. No es de extrañar que la mayoría de las transacciones actuales ya puedan firmarse electrónicamente.
Piense en la plétora de documentos en línea que se forman con el clic de un botón “Acepto” o un nombre tecleado al final de un correo electrónico de respuesta, o la autenticación del usuario, así como la obtención de una firma electrónica comportamental, o incluso una firma digital.
Esta última, la firma digital ICP-Brasil, se compara siempre con la firma manuscrita autenticada en una notaría, por lo que si tiene documentos que necesitan ser autenticados en una notaría este puede ser el modelo de firma electrónica recomendado. Pero recuerde consultar siempre al departamento jurídico para conocer el mejor modelo de firma electrónica a utilizar para cada negocio de su entidad.
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