No es ningún secreto que el mundo empresarial es cada vez más competitivo. Para mantenerse a la vanguardia, las empresas necesitan encontrar formas de ser más eficientes y ahorrar tiempo y dinero. Una forma de hacerlo es mediante la automatización de los contratos a través de la tecnología.
Al adoptar la automatización de contratos, las empresas pueden reducir el tiempo necesario para negociar y firmar nuevos acuerdos, así como minimizar el riesgo de error humano.
Ventajas de la automatización de los contratos en las empresas
La gestión empresarial es una parte fundamental de cualquier empresa. La automatización de los contratos permite ahorrar tiempo y dinero, además de reducir el riesgo de error humano.
Algunas de las ventajas de automatizar la gestión de contratos son:
Mayor eficacia
La automatización de contratos puede ayudar a las empresas a procesar los acuerdos con mayor rapidez y facilidad. Esto puede ahorrar tiempo y permitir a los empleados centrarse en otras tareas.
Costes reducidos
La automatización de la gestión de contratos puede ayudar a las empresas a reducir los costes administrativos. La automatización de contratos también puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero en costes de impresión y correo.
Reducción del riesgo de error
Al automatizar el proceso de gestión de contratos, las empresas pueden minimizar el riesgo de error humano. Esto puede ayudar a garantizar que los contratos se tramitan con precisión y a tiempo.
Mayor cumplimiento
La automatización de contratos ayuda a las empresas a garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y las mejores prácticas del sector, como la Ley General de Protección de Datos (LGPD). Esto puede ayudar a proteger a las empresas de costosas multas y litigios.
Normalización de procesos
Otra gran ventaja de la automatización de contratos es la normalización de los procesos. Con la automatización, las empresas pueden crear contratos utilizando plantillas predefinidas, lo que hace que el proceso sea más rápido y menos propenso a errores.
Mayor satisfacción del cliente
Las empresas pueden mejorar la satisfacción de sus clientes mediante la automatización de los contratos proporcionándoles información precisa y puntual sobre sus nuevos negocios. Esto puede ayudar a las empresas a construir y mantener buenas relaciones con sus clientes.
Automatización de contratos en la práctica
Hay que tener en cuenta algunos aspectos a la hora de implantar la automatización de contratos en las empresas:
- Seleccionar la solución adecuada – es fundamental en un proceso de automatización de contratos seleccionar un software diseñado específicamente para la gestión de contratos. La solución debe ofrecer funciones como el ensamblaje de documentos, la firma electrónica y la automatización del flujo de trabajo.
- Formación de los trabajadores – Tras seleccionar la solución adecuada, es crucial formar a sus empleados sobre cómo utilizarla. Asegúrese de proporcionar al personal la formación y el apoyo adecuados para que puedan utilizar el software con eficacia.
- Aplicación de buenas prácticas – Al implantar la automatización de contratos, se recomienda seguir las mejores prácticas de gestión de contratos. Esto incluye cosas como crear plantillas estándar, mantener registros precisos y seguir el procedimiento adecuado para las aprobaciones.
- Control del rendimiento – Tras implantar un sistema automatizado de gestión de contratos, es fundamental supervisar su rendimiento. Esto le ayudará a identificar las áreas en las que se puede mejorar el sistema.
Como hemos visto, la automatización de contratos ofrece numerosas ventajas a las empresas. Al automatizar el proceso de gestión de contratos, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero y reducir el riesgo de errores humanos.
A la hora de seleccionar e implantar una automatización de contratos, se recomienda tener en cuenta todos los puntos aquí expuestos. Así se asegurará de que su empresa saca el máximo partido de esta potente herramienta.
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La importancia de la firma digital en la automatización de los contratos
Las empresas empiezan a darse cuenta de las ventajas de la automatización de los contratos. Asociada a la solución automatizada, la firma digital se utiliza como medio para garantizar la seguridad de todo este nuevo proceso de gestión de contratos.
La firma digital es una forma de autenticación e integridad de datos que garantiza la autoría del documento y su origen. Además, la firma digital también puede utilizarse para garantizar la confidencialidad de los datos.
La firma digital se realiza a través de un certificado digital, un archivo cifrado que contiene información sobre el propietario del certificado. Se utiliza para firmar documentos electrónicamente, por ejemplo en la automatización de contratos.
Las firmas digitales tienen varias ventajas sobre las firmas manuales:
- Autenticación – la firma digital es una forma de autenticación que garantiza la autoría del documento y su origen y también puede utilizarse para garantizar la confidencialidad de los datos.
- Integridad: al garantizar la integridad de los datos, la firma digital también asegura que los datos no han sido alterados en medio del camino. La firma digital permite al destinatario verificar la autoría del documento.
- Seguridad: una firma digital es más segura que las firmas manuales, ya que está cifrada y puede ser verificada por un tercero.
- Confidencialidad – La firma digital también se utiliza para garantizar la confidencialidad de los datos. Esto significa que los datos no se divulgarán sin el consentimiento del propietario del certificado.
La integración entre la automatización de contratos y la firma digital
Las firmas digitales son cada vez más populares como forma de garantizar la seguridad de los datos.
A su vez, la automatización de contratos es una herramienta cada vez más utilizada por las empresas para gestionar sus acuerdos. La combinación de estas dos herramientas puede proporcionar una solución sólida y segura para la gestión de contratos.
Por ejemplo, la automatización de contratos puede utilizarse para crear plantillas, firmar documentos electrónicamente y gestionar el flujo de trabajo de los contratos.
Mientras tanto, la firma digital también se utiliza para autenticar la autoría del documento, asegurar la integridad de los datos y garantizar su confidencialidad.
La combinación de estas dos herramientas ofrece una solución sólida y segura para la gestión de contratos. Esto facilita a las empresas el cumplimiento de sus contratos y reduce el riesgo de error humano.
e-valSign es el primer paso hacia la automatización eficaz de los contratos
Si busca una forma rápida, sencilla y segura de firmar documentos y adoptar un flujo de trabajo digital eficaz, e-valSign es la solución perfecta para usted. La solución e-valSign es más que una firma electrónica: es una experiencia digital que hace que firmar documentos sea sencillo y rápido.
La solución e-valSign, ofrecida por Eval para optimizar el proceso de firma o recogida electrónica de firmas de clientes de distintos sectores y tamaños de empresa, es una solución completa para flujos de trabajo de aprobación de documentos, firmas digitales avanzadas y seguimiento del estado de los documentos.
Permite firmar documentos electrónicamente, en cualquier lugar y en cualquier momento, de forma práctica, segura y dinámica. Diseñado para optimizar rápidamente la forma en que las empresas entregan, revisan, aprueban y firman los documentos empresariales. Y como e-valSign es una firma digital, puede estar seguro de que sus documentos están a salvo y protegidos.
e-valSign proporciona una plataforma de firma digital rápida y sencilla para enviar, visualizar, firmar y devolver sus documentos electrónicos.
e-valSign es la solución perfecta para empresas de todos los tamaños
Tanto si es una pequeña empresa como una gran corporación, e-valSign puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero. En la práctica, no es necesario imprimir documentos ni hacer copias para cada persona.
Y como e-valSign es una firma digital, puede estar seguro de que sus documentos están a salvo y protegidos.
En la práctica, la solución e-valSign presenta como ventajas prácticas la gestión de un gran número de contratos y otros documentos:
1. mejora la organización de los documentos
Gracias a la solución e-valSign, podrá organizar sus documentos de forma sencilla y rápida. Usted y su empresa tienen acceso a todos sus documentos en un solo lugar: sólo tiene que iniciar sesión en su cuenta y podrá acceder a todos sus documentos firmados.
e-valSign también ofrece la opción de compartir documentos firmados con otras personas, lo que facilita y agiliza aún más la gestión de documentos.
2. Aumenta la seguridad en el intercambio de información
Con e-valSign, puede estar seguro de que su información está protegida. Esto se debe a que todos los documentos están encriptados y se almacenan en servidores seguros.
La solución ofrece la opción de autenticación de usuarios, lo que hace que compartir documentos sea aún más seguro, además de tener validez legal.
3. Optimiza los procesos mediante la automatización de los contratos
Utilizando la solución e-valSign, puede optimizar sus procesos internos, siendo posible firmar documentos en cualquier lugar del mundo y en cualquier momento: todo lo que necesita es un dispositivo con conexión a Internet.
Puede crear documentos PDF y enviarlos para su firma con sólo unos clics. Esto significa que ya no tendrá que preocuparse de enviar documentos en papel para su firma.
4. Es aún más sostenible
Al utilizar la solución e-valSign, usted también contribuye a un mundo mejor. Esto se debe a que e-valSign es una solución sostenible, que no utiliza papel ni otros materiales para funcionar.
Además, la solución es totalmente digital, lo que significa que no se desperdicia energía en impresión y otras actividades relacionadas con el papel.
5. Facilita la gestión de los procesos
Al utilizar e-valSign, también facilita la gestión de sus procesos. Con la solución puede supervisar todos los documentos firmados en un solo lugar: sólo tiene que iniciar sesión en su cuenta para seguir el estado de cada documento.
Además, puede configurar alertas para que se le notifique en cuanto se firme un documento. Esto significa que no tiene que seguir supervisando los procesos manualmente.
6. Es una solución jurídicamente válida
Al utilizar la solución e-valSign, también puede estar seguro de que su firma es legalmente válida. Esto se debe a que e-valSign está certificado por ICP-Brasil, lo que significa que su firma tiene la misma validez legal que una firma convencional.
En la práctica, todos los documentos se codifican y almacenan en servidores seguros. Esto significa que su suscripción está protegida contra el fraude y las invasiones de la privacidad.
Por todas estas razones, está claro que e-valSign es la solución ideal para empresas de todos los tamaños. Con esta solución, podrá ahorrar tiempo y dinero y contribuir a un mundo mejor. Pruebe e-valSign ahora mismo y vea cómo puede beneficiarse su empresa.
Si busca una forma rápida, sencilla y segura de firmar documentos, e-valSign es la solución perfecta para usted.
Eval es una empresa de seguridad de la información especializada en firma digital, autenticación y protección de datos
Que se ha consolidado en el mercado de tecnología, acompañando la evolución del desarrollo de software para seguridad de la información en Brasil.
Hay más de 24 millones de documentos firmados digitalmente, 25 millones de transacciones realizadas, más de 200 Proyectos desarrollados para diversas instituciones y más de 50 clientes en el sistema que utilizan nuestras soluciones.
Además de la garantía técnica de Eval, que incluye un equipo de expertos con una larga trayectoria de éxito y espíritu pionero en tecnología y seguridad de la información, queremos ofrecerle una suscripción gratuita a la solución e-valSign para que pruebe y compruebe que es posible transformar la forma en que prepara, firma y gestiona contratos y otros documentos en su empresa.
Acerca de Eval
Eval ofrece soluciones de seguridad de la información al mercado desde hace más de 18 años, siendo pionera en Brasil en iniciativas de certificación digital, como SPB, COMPE, PIX, Autenticación, Firma Electrónica de Contratos, Gestión de Claves y Protección de Datos y almacenamiento de claves criptográficas para instituciones financieras, sanidad, educación e industria.
