En los negocios, es esencial poder operar con eficacia, generando resultados positivos. Esto significa disponer de un proceso que permita el flujo productivo del trabajo de principio a fin. Para conseguirlo, muchas empresas están recurriendo al flujo de trabajo digital.
En resumen, un flujo de trabajo digital es un sistema que permite el intercambio de información y tareas de la empresa a través de la tecnología.
Al adoptar la digitalización de procesos, las empresas pueden mejorar la comunicación y la colaboración, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa.
Mediante un flujo de trabajo digital, las empresas pueden aprovechar los avances tecnológicos, como la adopción de firmas electrónicas para autenticar y garantizar la fiabilidad de los documentos digitales. Esto ayuda a garantizar la precisión y la responsabilidad en todo el proceso.
¿Cuáles son las ventajas de un flujo de trabajo digital?
Las empresas utilizan flujos de trabajo digitales para coordinar las actividades operativas y sincronizar la información entre sistemas. El objetivo es mejorar la eficiencia, la capacidad de respuesta y la rentabilidad a medida que las organizaciones redefinen el futuro del trabajo dentro de una empresa autónoma.
Si se hace correctamente, la implantación del flujo de trabajo digital puede proporcionar a las empresas beneficios para empleados y clientes, entre los que se incluyen:
- Mayor productividad: los empleados pueden centrarse en tareas de valor añadido en lugar de tareas administrativas.
- Reducción de los costes operativos: menos tiempo y material dedicados a imprimir, almacenar y enviar documentos.
- Mejor comunicación y colaboración: los equipos pueden compartir fácilmente archivos e información, lo que facilita el trabajo conjunto.
- Menor riesgo de errores: los documentos digitales son fáciles de rastrear y archivar, lo que reduce la pérdida de información importante.
- Mayor flexibilidad: los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, momento o dispositivo.
¿A qué retos se enfrentan las empresas cuando implantan un flujo de trabajo digital?
Uno de los principales retos de la migración a un flujo de trabajo digital es la posibilidad de que surjan problemas técnicos. Si se produce algún tipo de fallo en el sistema, puede afectar directamente a la productividad del equipo.
Por lo tanto, es prioritario que las empresas se aseguren de que están utilizando un sistema fiable y bien probado antes de aplicar cualquier tipo de cambio.
Además, los empleados pueden encontrar cierta resistencia al cambiar a un nuevo sistema, lo que crea barreras para adaptarse a un flujo de trabajo digital.
Otro reto es formar adecuadamente al personal para que utilice el nuevo flujo de trabajo. Si los empleados no están familiarizados con las nuevas herramientas y tecnologías, pueden producirse retrasos en el proceso y aumentar el nivel de errores.
Es vital para el éxito de un flujo de trabajo digital que las empresas proporcionen instrucciones claras y detalladas sobre el nuevo proceso. La formación garantiza que todo el personal conozca los cambios.
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¿Cómo establecer un flujo de trabajo digital eficaz?
La adopción con éxito de flujos de trabajo digitales requiere una cuidadosa planificación, implantación y mantenimiento. La automatización del flujo de trabajo digital puede ser tan sencilla o compleja como imaginemos.
Hemos separado los pasos clave para implantar un flujo de trabajo digital eficaz.
1. Realizar una auditoría del flujo de trabajo actual
Esto ayuda a evaluar las actividades operativas e identificar los puntos problemáticos. Así como la identificación de oportunidades para la automatización del flujo de trabajo. Es fundamental controlar el tiempo dedicado a cada tarea para determinar dónde están los principales cuellos de botella que hay que abordar con la implantación del flujo de trabajo digital.
2. Priorizar los procesos
La auditoría de flujos de trabajo ayuda a priorizar los procesos empresariales que más se benefician de la transición digital. Antes de iniciar la automatización, evalúe el impacto que tendrán los procesos en la experiencia de los empleados, los clientes y los resultados operativos.
La eliminación de redundancias es uno de los puntos importantes en el proceso de priorización de procesos. La automatización de actividades repetitivas o que consumen mucho tiempo puede aportar grandes ganancias de productividad.
El estudio de las principales áreas de oportunidad permite identificar los principales cuellos de botella de la empresa, dirigiendo los esfuerzos a las áreas que aportarán mayores beneficios al negocio.
3. Acabar con la resistencia mediante la formación de los trabajadores
La transición a la digitalización implica cambios en los procesos, la cultura organizativa y las relaciones laborales. A pesar de todas las ventajas que aporta la automatización, estos cambios pueden generar resistencia por parte de los trabajadores.
Por lo tanto, es fundamental para el éxito de un flujo de trabajo digital preparar a los empleados para los cambios, con formación y campañas que muestren los beneficios que la digitalización puede aportar a su vida diaria.
Implique a los empleados en el proyecto pidiéndoles su opinión sobre los cambios que se van a introducir. Esto ayudará a identificar problemas y soluciones desde el principio, así como a aumentar la adherencia a las nuevas prácticas.
4. Implantar el flujo de trabajo digital por fases
La implantación del flujo de trabajo digital debe hacerse por fases, para que los cambios se asimilen gradualmente y no repercutan negativamente en la rutina laboral.
Empiece por los procesos más sencillos y mejore gradualmente las herramientas y automatice los procesos más complejos. De este modo, es posible adaptar la cultura organizativa al nuevo modelo de trabajo, garantizando el éxito de la iniciativa.
Disponga de un plan de contingencia para los procesos que no estén automatizados, que garantice la continuidad de la empresa en caso de que surjan problemas con la implantación del flujo digital.
5. Utilizar la firma digital para optimizar el flujo de trabajo digital
La firma digital es una herramienta indispensable para implantar un flujo de trabajo digital eficaz. Permite firmar y validar documentos electrónicamente, sin necesidad de imprimirlos, firmarlos y enviarlos físicamente.
En la práctica, la firma digital contribuye a agilizar la toma de decisiones, ya que las personas implicadas en el proceso pueden firmar documentos a distancia, en cualquier momento.
Al permitir la firma electrónica de documentos desde cualquier dispositivo conectado a internet, la firma digital agiliza la aprobación de documentos, lo que reduce el tiempo necesario para completar las tareas.
Además de ser una solución segura y fiable, la firma digital también permite el seguimiento de los documentos, garantizando más transparencia y control sobre el flujo de trabajo digital.
e-valSign es más que una firma electrónica, es una experiencia digital
Si busca una forma rápida, sencilla y segura de firmar documentos y adoptar un flujo de trabajo digital eficaz, e-valSign es la solución perfecta para usted. La solución e-valSign es algo más que una firma electrónica: es una experiencia digital que hace que firmar documentos sea sencillo y rápido.
Ofrecida por E-VAL Technology, para optimizar el proceso de firma o recogida de firmas de clientes de diferentes sectores y tamaños de empresa de forma electrónica, la solución e-valSign es una solución completa para flujos de trabajo de aprobación de documentos, firmas digitales avanzadas y seguimiento del estado de los documentos.
Permite firmar documentos electrónicamente, en cualquier lugar y en cualquier momento, de forma práctica, segura y dinámica. Diseñado para optimizar rápidamente la forma en que las empresas entregan, revisan, aprueban y firman los documentos empresariales. Y como e-valSign es una firma digital, puede estar seguro de que sus documentos están a salvo y protegidos.
e-valSign proporciona una plataforma de firma digital rápida y sencilla para enviar, visualizar, firmar y devolver sus documentos electrónicos.
e-valSign es la solución perfecta para empresas de todos los tamaños
Tanto si es una pequeña empresa como una gran corporación, e-valSign puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero. En la práctica, no es necesario imprimir documentos ni hacer copias para cada persona.
Y como e-valSign es una firma digital, puede estar seguro de que sus documentos están a salvo y protegidos.
En la práctica, la solución e-valSign presenta como ventajas prácticas la gestión de un gran número de contratos y otros documentos:
1. mejora la organización de los documentos
Gracias a la solución e-valSign, podrá organizar sus documentos de forma sencilla y rápida. Usted y su empresa tienen acceso a todos sus documentos en un solo lugar: sólo tiene que iniciar sesión en su cuenta y podrá acceder a todos sus documentos firmados.
e-valSign también ofrece la opción de compartir documentos firmados con otras personas, lo que facilita y agiliza aún más la gestión de documentos.
2. Aumenta la seguridad en el intercambio de información
Con e-valSign, puede estar seguro de que su información está protegida. Esto se debe a que todos los documentos están encriptados y se almacenan en servidores seguros.
La solución ofrece la opción de autenticación de usuarios, lo que hace que compartir documentos sea aún más seguro, además de tener validez legal.
3. Optimizar los procesos
Utilizando la solución e-valSign, puede optimizar sus procesos internos, siendo posible firmar documentos en cualquier lugar del mundo y en cualquier momento: todo lo que necesita es un dispositivo con conexión a Internet.
Puede crear documentos PDF y enviarlos para su firma con sólo unos clics. Esto significa que ya no tendrá que preocuparse de enviar documentos en papel para su firma.
4. Es aún más sostenible
Al utilizar la solución e-valSign, usted también contribuye a un mundo mejor. Esto se debe a que e-valSign es una solución sostenible, que no utiliza papel ni otros materiales para funcionar.
Además, la solución es totalmente digital, lo que significa que no se desperdicia energía en impresión y otras actividades relacionadas con el papel.
5. Facilita la gestión de los procesos
Al utilizar e-valSign, también facilita la gestión de sus procesos. Con la solución puede supervisar todos los documentos firmados en un solo lugar: sólo tiene que iniciar sesión en su cuenta para seguir el estado de cada documento.
Además, puede configurar alertas para que se le notifique en cuanto se firme un documento. Esto significa que no tiene que seguir supervisando los procesos manualmente.
6. Es una solución jurídicamente válida
Al utilizar la solución e-valSign, también puede estar seguro de que su firma es legalmente válida. Esto se debe a que e-valSign está certificado por ICP-Brasil, lo que significa que su firma tiene la misma validez legal que una firma convencional.
En la práctica, todos los documentos se codifican y almacenan en servidores seguros. Esto significa que su suscripción está protegida contra el fraude y las invasiones de la privacidad.
Por todas estas razones, está claro que e-valSign es la solución ideal para empresas de todos los tamaños. Con esta solución, podrá ahorrar tiempo y dinero y contribuir a un mundo mejor. Pruebe e-valSign ahora mismo y vea cómo puede beneficiarse su empresa.
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A Tecnología E-VAL actúa hace más de 17 años ofreciendo soluciones de seguridad de la información al mercado, siendo pionera en iniciativas en el uso de la certificación digital en Brasil, como, SPB, COMPEAutenticación, Firma digital de contratos, Gestión de claves y protección de datos e almacenamiento de claves criptográficas para los segmentos de entidades financieras, educación e industria.
