Hospitais, clínicas e até mesmo consultórios particulares têm hoje a gestão de documentos digitais como um grande desafio, gerenciando excesso de registros médicos, informações de faturamento e papelada relacionada todos os dias.
Atualmente, os médicos são obrigados a manter os registros médicos e as informações de seus pacientes, incluindo detalhes de atendimento, exames e prescrição de tratamentos, por pelo menos 20 anos, após a data da última visita do paciente.
Quase todas as instituições de saúde têm políticas semelhantes e são obrigadas por lei a segui-las. De fato, há uma grande quantidade de registros em papel que precisa ser gerenciada por grande parte das instituições de saúde.
É neste momento, em que um sistema de gestão de documentos digitais entra em cena. Essa solução pode aliviar a carga na administração de registros médicos, entre outros documentos que fazem parte da rotina de todos os hospitais.
Como os Sistemas de Gestão de Documentos Digitais Desempenham um Papel Vital na Administração Hospitalar
Um sistema de gestão de documentos digitais tem vários benefícios e contribui significativamente para transformar a maneira como as instituições de saúde prestam seus serviços médicos e realizam sua gestão hospitalar.
Na economia de custos
A economia de custos é um dos principais benefícios do uso de um sistema de gerenciamento de documentos no setor de saúde.
Basicamente, a manutenção de registros eletrônicos garantirá que as instituições comprem menos papel, cartuchos e consertem ou substituam menos impressoras e fotocopiadoras.
Além do preço de compra, todas essas máquinas também requerem manutenção regular e funcionam com eletricidade. Isso se traduz em custos ocultos que devem ser pagos todos os meses.
Na prática, os hospitais precisam de uma estrutura para a manutenção de registros e arquivos físicos. Isso pode levar a redução de espaços para tratamento médico e outras atividades que constituem as funções essenciais de uma instituição de saúde.
Digitalizar todos os registros de pacientes permitirá que as organizações possam armazenar seus arquivos na nuvem, o que significa não haver razão para o investimento em servidores caros.
O armazenamento em nuvem não ocupa espaço físico na instituição, liberando todo o espaço da instalação para oferecer mais e melhores serviços.
Mudar para um sistema digital de gestão de documentos digitais também levará automaticamente a uma redução substancial do pessoal administrativo na gestão hospitalar.
Os funcionários não precisam criar ou recuperar registros físicos, uma vez que todas as informações relevantes se tornarão acessíveis instantaneamente.
Maior produtividade
O grande problema com os registros em papel é que eles são documentos físicos e, como tal, devem ser transportados manualmente para um ou mais departamentos, ou ainda para diferentes pessoas.
Este é um processo tedioso e complicado que pode levar horas. Muitos departamentos localizados em diferentes partes da mesma organização também podem precisar acessar o mesmo documento.
A necessidade de copiar arquivos referentes a informações de pagamento e faturamento, bem como os dados médicos do paciente em tempo real, podem impactar diretamente na produtividade dos processos internos das instituições de saúde.
Com uso de sistemas de gestão de documentos digitais é possível reduzir substancialmente o tempo de acesso a vários arquivos de pacientes, bastando, por exemplo, digitar o termo de pesquisa relevante.
Cada documento eletrônico recebe seu próprio identificador exclusivo, que pode ser usado como um meio de pesquisar rapidamente esse documento específico.
Portanto, médicos e administradores de hospitais serão capazes de pesquisar o nome de um paciente e recuperar todo o seu histórico médico e registro relacionado em poucos segundos. Isso lhes dará bastante tempo para atividades de valor agregado.
Ajuda a manter a conformidade regulatória
A segurança dos dados do paciente é um requisito regulatório crítico. Muitas leis, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), foram criadas e determinam a privacidade e a segurança das informações protegidas de saúde.
Um sistema de gestão de documentos digitais oferece a conversão perfeita de toda a papelada em arquivos eletrônicos que podem ser usados para controlar o acesso às informações. Ao mesmo tempo, também aumentará a confidencialidade dos dados do paciente.
Garantindo a segurança da informação
Ao adotar um sistema de gestão de documentos digitais, trilhas de auditoria mostrarão o nome de usuário, a hora e a data de cada atividade que ocorreu no arquivo de registro de um documento.
Isso permitirá que os administradores monitorem todas as atividades de criação e recuperação de documentos e, assim, garantam a segurança e a integridade dos registros.
Uma vez executado corretamente, o sistema de gestão de documentos digitais garantirá que todas as práticas comerciais adequadas no ambiente de saúde foram seguidas de forma adequada.
Isso também garantirá que o conteúdo foi devidamente capturado, gerenciado, armazenado e descartado no momento apropriado.
Adote um sistema de gestão de documentos digitais para aprovação de documentos e no fluxo de trabalho das instituições de saúde
Os sistemas de gerenciamento de documentos digitais permitem que você armazene e use o sistema para fluxo de trabalho, análises, revisões e aprovações de documentos.
Em um ambiente de saúde, existem muitas políticas que precisam ser atualizadas anualmente devido às atualizações regulatórias. Usar um sistema de gerenciamento de documentos digitais para organizar esse fluxo de trabalho de revisão e aprovação pode eliminar erros na manutenção ou edição de arquivos.
Quanto menor for o tempo e o dinheiro gasto na papelada administrativa, mais recursos estarão disponíveis para a equipe.
Isso significa que eles vão dedicar muito mais tempo e esforço aos serviços que realmente agregam valor ao fornecer cuidados de saúde aos pacientes.
CryptoCubo: A gestão de documentos digitais é fundamental na administração eficiente de hospitais
Oferecida pela Eval, a solução CryptoCubo é a plataforma de Assinatura Eletrônica como Serviço que pode ser integrada ao prontuário eletrônico do paciente (PEP) que ajuda instituições de saúde a eliminarem papel em seus processos médicos e no uso da receita digital e atestados médicos.
O CryptoCubo é a maneira mais fácil de eliminar o papel do hospital, melhorando a colaboração entre os médicos, enfermeiros e equipe multi, criando uma experiência incrível.
Considerada a solução mais indicada para eliminação do registro impresso do prontuário, o CryptoCubo se apoia na legislação vigente sobre a validade jurídica de documentos eletrônicos assinados digitalmente e nas resoluções que regulamentam a infraestrutura de certificação digital brasileira e o uso de certificados digitais no setor da Saúde.
A solução permite a autenticação do usuário integrada ao sistema de prontuário. O hospital ou seu representante chancelam digitalmente o registro do prontuário e o registro de autenticação do profissional de saúde, garantindo a inalterabilidade do prontuário e autenticação, gerando uma evidência verificável por terceiros.
Além disso, o CryptoCubo é um sistema híbrido que mantém a assinatura digital ICP-Brasil, transparente para o sistema de prontuário e operação. O hospital poderá manter parte dos usuários assinando digitalmente de acordo com sua avaliação.
Quanto tempo sua equipe está perdendo manuseando documentos em papel? Para muitos hospitais, a resposta é: “Não sabemos”.
Embora tenha havido uma mudança nos últimos anos em direção à digitalização de processos de saúde, como o uso de formulários de entrada online simples ou a implementação de sistemas como o prontuário eletrônico do paciente (PEP), muitas práticas ainda lutam com fluxos de trabalho em papel.
Isso pode incluir documentação em papel sendo passada fisicamente entre os membros da equipe, ou mesmo soluções de software não automatizadas, como o envio de um arquivo Excel por e-mail, por exemplo.
Muitos desses processos podem (e devem) ser digitalizados e automatizados, se não por uma questão de conveniência, mas por outro motivo importante: o custo.
Os sistemas de fluxo de trabalho baseados em papel podem custar à sua clínica milhares de Reais anualmente, mesmo sem você saber.
Nos EUA, por exemplo, o uso de formulários em papel custa US $120 bilhões por ano.
Para as clínicas, a maior parte dos resíduos de papel vem de arquivos de pacientes, formulários de admissão e outros processos de papel relacionados ao atendimento ao paciente, bem como ao trabalho administrativo.
Embora, na prática, o PEP tenha mitigado algum desperdício de papel nas clínicas, isso simplesmente não foi suficiente.
Na verdade, espera- se que a demanda por papel dobre antes de 2030.
Forneça experiências de assinatura excepcionais e agilize assinatura de prontuário com CryptoCubo. É a maneira mais fácil de automatizar fluxos de trabalho de PEP. Use a Plataforma de Assinatura Eletrônica como Serviço e elimine uma boa quantia de papel e dor de cabeça.
Sobre a Eval
Com uma trajetória de liderança e inovação que remonta a 2004, a Eval não apenas acompanha as tendências tecnológicas, mas também estamos em uma busca incessante para trazer novidades oferecendo soluções e serviços que fazem a diferença na vida das pessoas.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da Eval atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.
Eval, segurança é valor.
