Gerenciamento e automação dos processos de negócio são dois fatos que levam cada vez mais as empresas a usarem documentos digitais. Essa estratégia resulta ainda na redução de custos e no aumento da produtividade. Porém, a preocupação com a integridade das informações tem gerado grandes dúvidas e insegurança para os gestores.
Os documentos digitais fazem parte das principais estratégias adotadas a fim de melhorar os processos de negócio. Eles também estão presentes na otimização do uso dos investimentos das empresas e da infraestrutura de TI no processo produtivo.
Um exemplo dessa forte tendência é o Outsourcing de impressão. Ele recomenda avaliar quais os documentos devem ser impressos e os que podem ser mantidos no ambiente digital.
Além de cortar custos, documentos digitais tornam o fluxo de trabalho mais eficiente, contribuindo para evoluir os negócios. Apesar dos benefícios, muitas dúvidas têm surgido e precisam ser esclarecidas para uma adoção efetiva desta estratégia.
O processamento de documentos digitais tem beneficiado as empresas, mas existem muitas dúvidas
Isso lembra bastante quando a computação em nuvem surgiu. Afinal, na época muitas empresas apresentaram bons resultados em redução de custos e aumento de produtividade. Entretanto, outras possuíam várias duvidas e por isso adiaram o uso da tecnologia.
E com a migração de documentos para o meio digital não é diferente. Semelhante ao que aconteceu à nuvem, os possíveis problemas com integridade das informações levaram a vários questionamentos:
- Será que meu documento armazenado não será modificado?
- Quando eu consultar um documento será que ele não foi alterado desde o momento que eu li?
- Quem garante que não houve manipulação de um documento aprovado?
- Quem é o responsável pela integridade das informações?
- Quem resolve os problemas com a integridade das informações?
Portanto, perceba que são dúvidas pertinentes e que podem impactar no negócio. Principalmente quando temas como governança corporativa, segurança de dados e compliance são cada vez mais exigidos pelas empresas em auditorias e requisitos de regulamentação.
Todas essas dúvidas e exigências regulatórias convergem a um ponto em comum, a integridade das informações.
Quem será o responsável por resolver os problemas com a integridade das informações?
Tratando-se de TI não dá para pensar em um único responsável pela integridade dos documentos digitais.
É preciso utilizar recursos de tecnologia e inovação para definir um processo de controle eficiente, com resultados capazes de garantir a segurança dos dados.
A melhoria dos processos de negócio deve fazer parte do planejamento estratégico de qualquer empresa, independente de tamanho ou segmento.
Assim, adotar metodologias que possam implementar fluxo de trabalho eficiente e automatizado para o meio digital é o melhor caminho.
Inclusive, associados aos métodos que fazem o mapeamento dos processos de negócio, a exemplo do BPM (Business Process Management), onde são avaliadas as principais operações de negócios, localizando áreas problemáticas e ajustando ao fluxo de trabalho das empresas, é preciso priorizar a autenticidade das informações.
Adicionalmente, o melhor caminho para eliminar problemas de integridade e autenticidade das informações é utilizando uma solução de assinatura digital.
Assim você garante a veracidade dos dados. Ainda é possível resgatar um documento digital no futuro e ter certeza de que ele não foi alterado de forma irregular.
Assinatura digital resolve problemas com a integridade das informações no meio digital
Ao assinar digitalmente algum documento utiliza-se um hash. Assim fica garantido ao usuário que o arquivo não foi alterado
Além disso, outros mecanismos são aplicados à assinatura digital para ajudar na verificação e validação do documento. Adicionar registro da data e hora da assinatura, por exemplo, garante que o documento foi assinado por uma determinada pessoa ou empresa naquele instante.
Adicionalmente, pode-se obter o instante de tempo de um serviço confiável para que tenha essa garantia.
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Para entender melhor o uso da assinatura digital podemos compara-la ao processo de assinatura de próprio punho de um documento. Inclusive temos um artigo aqui em nosso blog que explica com mais detalhes essa analogia, mas resumidamente podemos dizer que:
- A pessoa encaminha a você um documento com determinado conteúdo e uma assinatura de próprio punho.
- A primeira propriedade que pode ser verificada é a integridade do documento. Pode-se fazer isso procurando a existência de rasuras ou modificações no documento.
- A segunda propriedade a ser verificada é a autenticação do assinante. Essa verificação é feita comparando a assinatura presente no documento com alguma referência de assinatura da pessoa.
Para verificar a autenticidade do documento ainda pode ser utilizado o conceito da irretratabilidade. Entretanto, nosso objetivo é fazer uma analogia simples entre assinatura digital e de próprio punho.
Por isso a assinatura digital busca o mesmo objetivo da tradicional. Ao assinar digitalmente um documento é possível — através de recursos tecnológicos — verificar a integridade e a autenticidade. Dessa forma também se reduz a possibilidade de problemas com a integridade das informações.
Integridade de um documento digital
Em suma, para se garantir a integridade de um documento digital, quanto ao seu conteúdo, é verificado se o conjunto de dados do qual ele é composto se mantém no seu conteúdo original ou na forma que foi aprovada.
Para isso a tecnologia empregada na assinatura digital faz o uso de duas tecnologias, sendo uma função de resumo criptográfico, que realiza um cálculo sobre todos os bytes do documento, para gerar um valor, determinado como resumo criptográfico e a criptografia de chave privada.
Portanto, esse código de integridade será usado sempre quando for necessário verificar a integridade deste documento eletrônico. Assim é possível verificar se o documento apresenta qualquer tipo de diferença em relação ao original e a criptografia garante a autenticidade deste valor.
Autenticidade de uma assinatura digital
Sendo garantido que o conteúdo é válido diante da versão apresentada, é preciso legitimar a autenticidade da assinatura utilizada. Diferente da forma tradicional, vamos usar mais uma vez a tecnologia para garantir o que foi assinado.
Para isso geralmente se usa chaves de criptografia que realizam toda a verificação sobre a autenticidade daquela assinatura, afastando de vez as chances de eventuais problemas com a integridade das informações.
Além disso, vale destacar a importância da assinatura digital nos processos de autenticação. Implantar tecnologias digitais associadas a políticas de segurança da informação é o primeiro passo para reduzir riscos de incidentes, garantir a confidencialidade e evitar problemas com a integridade das informações de clientes, funcionários, fornecedores e da própria empresa.
Por fim, o uso do ambiente digital é uma realidade, principalmente no momento em que estamos — um período intenso de transformação digital com impacto para empresas e clientes.
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Sobre a Eval
A EVAL está há mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria. Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presentes nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
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