Basicamente, o gerenciamento de registros financeiros é a supervisão e administração de informações independentemente do formato. As atividades relacionadas a essa atividade incluem a criação, recebimento, manutenção, uso e descarte de registros.
Nesse contexto, um registro financeiro é o conteúdo que documenta uma transação comercial.
A documentação pode existir em contratos, memorandos, arquivos em papel, arquivos eletrônicos, relatórios, e-mails, vídeos, logs de mensagens instantâneas ou registros do banco de dados.
O objetivo do gerenciamento de registros financeiros é ajudar uma organização a manter a documentação necessária acessível para operações de negócios e auditorias de conformidade.
Em algumas empresas de pequeno e médio porte, as planilhas são usadas para rastrear onde os registros são armazenados, mas as organizações maiores podem achar que os pacotes de software de gerenciamento de registros financeiros vinculados a uma taxonomia e a um cronograma de retenção de registros são mais úteis.
Esses pacotes de software podem ser comercializados como produtos de gerenciamento de informações corporativas ( EIM ) que são capazes de ajudar uma organização a gerenciar registros e conteúdo comum.
Na prática, as empresas, a exemplo das instituições financeiras, estão acordando para a realidade de que a digitalização de seus registros não é apenas uma iniciativa importante para a governança da informação. É crítico para os negócios.
Portanto, digitalizar, centralizar e organizar o conteúdo da empresa agora faz parte da satisfação de sua base de clientes e o uso de assinaturas eletrônicas tem sido fundamental para vencer esse desafio.
Gerenciamento de Registros Financeiros: proteja-se contra os requisitos regulatórios
Para instituições financeiras, um sistema confiável de gerenciamento de registros é uma arma indispensável contra os requisitos regulatórios, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Um programa de retenção de registros que atende às legislações do governo e às solicitações do mercado inclui um sistema de arquivamento de dados sólido e políticas inteligentes de retenção, exclusão e gerenciamento de informações.
Construir um sistema de gerenciamento de registros financeiros que inclui dados de várias fontes, como arquivos, e-mail, software de relacionamento com o cliente, contabilidade e mídia social, pode ser assustador. No entanto, seguir as etapas descritas a seguir pode ajudá-lo a construir um forte sistema de gerenciamento de registros.
1. Defina o escopo do seu sistema de retenção de registros
Que questões específicas você está tratando com sua política de retenção? Os requisitos regulamentares estão forçando você a implementar uma estratégia de gerenciamento de registros financeiros? A proteção e privacidade de dados é uma preocupação?
Seu sistema de registros pode se transformar em um pesadelo burocrático sem o foco e a direção adequados. E não se esqueça de uma boa política de exclusão de dados que pode colocar a retenção de registros de sua empresa em ordem e ajudar a combater as crescentes necessidades de capacidade de armazenamento.
2. Verifique sua caixa de ferramentas antes de comprar mais
Ao configurar seu sistema de gerenciamento de registros financeiros, faça um inventário de seus ativos existentes.
Você já deve ter uma tecnologia que pode ajudar a construir seu sistema de retenção, incluindo SRM, movimentação de dados, classificação automatizada, arquivamento de dados e ferramentas de gerenciamento de documentos.
Depois de saber sobre suas ferramentas existentes, determine quais ferramentas adicionais você precisará adquirir com base no escopo de seu sistema de retenção de registros.
3. A retenção de registros não é o mesmo que arquivamento de dados
Os sistemas de arquivamento de dados armazenam seus dados por longos períodos, mas os sistemas de retenção de registros financeiros gerenciam arquivos com maior granularidade para que você possa estabelecer programações detalhadas de retenção de registros.
Os sistemas de gerenciamento de retenção de registros financeiros geralmente são recursos de soluções maiores de gerenciamento de conteúdo.
Retenção se refere ao que fazemos durante as operações normais de negócios. Preservação é o que fazemos quando as operações normais de negócios são suspensas porque temos litígios ou uma investigação regulatória.
No cenário de retenção, guardamos e jogamos fora com base em uma opinião sobre seu valor. No cenário da preservação, se for ágil e relevante para o litígio, a lei é clara que nós manteremos isso até que o litígio seja resolvido. É bem comum confundirem os dois conceitos.
4. Estabeleça um cronograma de retenção de registros mestre
Vale aqui enfatizar a importância de estabelecer um cronograma de retenção de registros razoável que não sobrecarregue seus usuários ou paralise sua rede.
Sua instituição pode criar cronogramas de retenção com menos de 100 entradas, mesmo quando trabalha com empresas multibilionárias.
Se sua organização for muito grande ou tiver muitos dados para delinear por registro, você deve gerenciá-los no nível dos sistemas. A realidade é que pode não ser prático gerenciar registros financeiros no nível de documento ou registro.
Muitos registros podem existir em vários sistemas. Por exemplo, as mensagens de e-mail podem ser encontradas em sistemas de e-mail e sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).
Você pode decidir que todas as mensagens de e-mail enviadas aos clientes serão retidas apenas por meio do sistema CRM, não em ambos.
Apenas certifique-se de que o sistema designado captura todos os registros necessários antes de excluí-los de outros sistemas.
5. Faça uma prova de conceito em sua solução de gerenciamento de registros financeiros
Não se esqueça de verificar como é fácil remover um sistema de gerenciamento de registros de seu ambiente e obter seus dados de volta. A tendência, cada vez mais, é manter as informações por períodos mais longos, principalmente se forem dados que não coloque você em risco.
Além disso, você deve garantir que o seu sistema tenha um caminho fácil de migração de dados se você atualizar ou trocar de fornecedor.
6. Certifique-se de que a voz do grupo de armazenamento seja ouvida
Uma implementação de registros financeiros geralmente não é iniciada pela TI, mas pelo departamento jurídico ou de conformidade.
A menos que alguém do grupo de armazenamento se torne ativo logo no início do processo, o armazenamento de dados pode se tornar uma consideração tardia na fase de planejamento – e isso pode dificultar as coisas para todos quando chega a hora de colocar o plano em ação.
O armazenamento deve ser representado em uma equipe interdisciplinar que deve projetar um sistema abrangente que cubra todas as redes, aplicativos e guardiões de dados necessários.
7. Automatize sua solução de gerenciamento de registros financeiros quando possível
O Gartner recomenda o uso de sistemas de gerenciamento de registros financeiros e dados com tantos recursos de automação quanto possível para remover a possibilidade de erro humano.
Você realmente não pode implementar uma solução de gerenciamento de registros fianceiros nos tempos de hoje sem automatizar o máximo possível do processo. Esse é um dos maiores desafios que vemos nas instituições financeiras.
8. Eduque e treine seus usuários sobre o uso do gerenciamento de registros financeiros
Você pode automatizar parte do processo de retenção e exclusão, mas não quase todo. Os usuários provavelmente terão que tomar algumas das decisões, portanto, certifique-se de que eles estejam atualizados quanto às políticas e processos.
Se você está falando sobre uma iniciativa de gerenciamento de registros, está falando sobre envolver todos dentro da organização porque todos estão gerando registros.
E fazer com que os usuários entendam a necessidade e aceitem o sistema é um dos maiores desafios que você enfrenta.
9. Estabeleça um programa de auditoria em sua solução de gerenciamento de registros financeiros
Todo o trabalho que você faz implementando o gerenciamento de retenção de registros será em vão se você não puder provar ao mundo que seu sistema captura e protege todos os seus registros de negócios relevantes contra alteração e exclusão.
Você deve ser capaz de provar aos órgãos reguladores do governo e aos tribunais que o programa de retenção de registros preserva a integridade dos registros de sua empresa.
Crypto Cubo: Tecnologia que prepara as empresas para o futuro para Gerenciamento de Registros Financeiros
Oferecida pela Eval, para otimizar o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, o Crypto Cubo da Eval é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status.
Ela permite assinar eletronicamente contratos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais.
Na prática, a solução Eval apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:
Aumente a eficiência do processo
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Elimina custos relacionados com papel
- Diminuição e até eliminação de impressão, uso de correio, digitalização, gestão de papel, arquivamento, entre outros processos demorados e caros;
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Elimina erros e retrabalho
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Fornece uma ótima experiência do usuário
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Segurança e conformidade: sua assinatura pode fazer toda a diferença para seu negócio
Como você protege sua assinatura e mantém os falsificadores afastados, especialmente no mundo de hoje, quando muitas assinaturas são adquiridas digitalmente?
Conhecida também como e-signature, o Crypto Cubo é uma forma de substituir assinatura de próprio punho em quase todos os documentos. É uma maneira legal de realizar um consentimento ou aprovação. Com ela, sua empresa:
Aumenta a segurança e cumpre os requisitos legais
- Certificando e validando as identidades digitais dos signatários de forma segura;
- Certificando e validando os documentos assinados evitando alterações indevidas ou não autorizadas;
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- Evitando acesso aos documentos por terceiros não autorizados;
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Prepare e envie documentos para assinatura, tudo em minutos de forma simples e prática, com a segurança e conformidade, cumprindo os requisitos legais e os regulamentos mais rigorosos do setor e padrões de segurança no mundo, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
A Eval é uma empresa de segurança da informação especializada em assinatura digital, autenticação e proteção de dados que se consolidou no mercado de tecnologia, acompanhando a evolução do desenvolvimento de softwares para segurança da informação no Brasil.
São mais 24 milhões de documentos assinados digitalmente, 25 milhões de transações realizadas, mais de 200 Projetos desenvolvidos para várias instituições e mais de 50 clientes no sistema utilizando nossas soluções.
Além da garantia técnica da Eval, que inclui um time de especialistas com uma longa história de sucesso e pioneirismo em tecnologia e segurança da informação, queremos oferecer de forma gratuita a assinatura da solução Eval para você testar e comprovar que é possível transformar a forma como você os prepara, assina e gerencie contratos e outros documentos de sua empresa.
Sobre a Eval
Com uma trajetória de liderança e inovação que remonta a 2004, a Eval não apenas acompanha as tendências tecnológicas, mas também estamos em uma busca incessante para trazer novidades oferecendo soluções e serviços que fazem a diferença na vida das pessoas.
Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da Eval atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança de informações sensíveis e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.
Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.
Eval, segurança é valor.
