Incluso antes de alcanzar el objetivo de reducir los costes de almacenamiento, las empresas se han dado cuenta de la necesidad de crear una estrategia completa de gestión de archivos empresariales. No basta con querer eliminar el papel, hay que organizar la casa para conseguir los beneficios.
De ahí la necesidad de que las empresas desarrollen una gestión de la información empresarial. En otras palabras, un conjunto de procesos y prácticas utilizados para gestionar los documentos creados a partir de los datos de una organización.
Para contribuir a ello, las tecnologías de la información han facilitado la manipulación segura y controlada de los documentos. En definitiva, el objetivo de este artículo es entender cómo funciona todo esto. ¿Vamos?
La importancia de la gestión documental en la empresa
La importancia de la gestión de documentos corporativos ha crecido en los últimos años. Este crecimiento se produce a medida que aumentan los requisitos de cumplimiento.
Además, la mejora de los sistemas y estrategias de gestión de documentos es cada vez más importante en las operaciones empresariales.
La reducción de los costes de almacenamiento no se ha dejado de lado por exigencias. Sin embargo, las empresas han aprendido que este importante beneficio se ha convertido en una consecuencia de la mejora de los procesos empresariales.
Un sistema corporativo de gestión de documentos permite a una empresa y a sus usuarios crear un documento o capturar una copia impresa en formato electrónico. Con esto, las organizaciones tienen ahora la capacidad de:
- Crear;
- Almacenamiento;
- Edita;
- Imprime;
- Proceso;
- Gestiona documentos en formato de imagen, vídeo y audio, además de texto.
La relación con la reducción de los costes de almacenamiento empieza a surgir cuando las empresas empiezan a disponer de una estructura tecnológica que puede incluir:
- Escáneres para la captura de documentos;
- Impresoras para la creación de copias impresas;
- Dispositivos de almacenamiento;
- Programas informáticos y servidores para gestionar las bases de datos que contienen los documentos.
Esto cambia la gestión de la administración de contenidos digitales a lo largo de todo su ciclo de vida. En otras palabras, estamos hablando desde la creación hasta el almacenamiento permanente o la eliminación de los archivos.
A partir de ese momento, es posible simplificar el acceso, eliminar los cuellos de botella, optimizar la seguridad, mantener la integridad, minimizar la sobrecarga y, en consecuencia, reducir los costes de almacenamiento.
Gestión de documentos en el contexto del cumplimiento de la normativa
En lo que respecta al cumplimiento de la normativa, la gestión de archivos corporativos debe abordar los siguientes pasos dentro de un ciclo de desarrollo:
- Cómo se crean, organizan, indexan, protegen, conservan, autentifican y recuperan los documentos en caso de catástrofe;
- Cuánto tiempo deben conservarse;
- Dónde deben almacenarse;
- Cómo se pueden rastrear los cambios.
En general, para los sistemas de gestión de documentos corporativos se crea una ubicación central con el fin de mantener los documentos y proporcionar herramientas de flujo de trabajo para controlar cualquier modificación u otro trabajo realizado sobre ellos.
Ejemplos de requisitos de conformidad para la gestión de documentos
Los requisitos de la gestión de archivos corporativos varían en función de las leyes o normativas de cada sector.
Algunas asociaciones han establecido normas de gestión de documentos independientes de la normativa estatal o federal.
Algunos de los ejemplos más conocidos sobre el cumplimiento de la normativa en materia de gestión de documentos:
- Ley Sarbanes-Oxley;
Además, las asociaciones vinculadas a las sociedades de corretaje y a la bolsa plantean ciertas exigencias. Al fin y al cabo, las empresas que prestan servicios financieros deben utilizar un sistema de almacenamiento electrónico capaz de conservar, recuperar y reproducir registros.
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¿Cuál es el papel de las TI en la gestión de documentos?
Las TI sustentan la gestión de documentos corporativos, junto con la formación, los procesos y los procedimientos que sustentan un esfuerzo general de cumplimiento.
Al igual que ocurre con cualquier enfoque exitoso del cumplimiento de la normativa y también en la búsqueda de la reducción de los costes de almacenamiento, los departamentos de TI deben trabajar con todas las partes de la empresa.
Esto significa que se trabaja conjuntamente con áreas estratégicas, como la jurídica, la financiera o la de recursos humanos, entre otras. Todo ello para crear el entorno de gestión de documentos corporativos más eficaz y estratégico.
La importancia de la firma digital en el proceso de gestión de documentos
Como sabes, la firma digital es la técnica utilizada para validar la autenticidad e integridad de un mensaje, software o documento digital. Por lo tanto, forma parte del proceso de gestión de documentos.
En esta fase de la gestión de documentos, la firma digital pretende resolver los problemas de manipulación y representación en las comunicaciones digitales.
De este modo, las firmas digitales pueden proporcionar las garantías adicionales de prueba de origen, identidad y estatus en medios electrónicos. Estas cualidades se aplican a los documentos, transacciones y mensajes, así como al reconocimiento del consentimiento informado por parte del firmante.
Cabe señalar que la firma digital puede utilizarse con cualquier tipo de mensaje o documento, cifrado o no, y sirve simplemente para que el destinatario pueda estar seguro de la identidad del remitente y de que el mensaje ha llegado intacto.
En el caso de los documentos, la firma digital dificulta que el firmante niegue haber firmado algo (no repudio), suponiendo que su clave privada no se haya visto comprometida, ya que la firma digital es única para ambos (documento y firmante) y los une.
Un certificado digital es un documento electrónico que contiene la firma digital de la autoridad emisora del certificado, vincula una clave pública a una identidad y puede utilizarse para verificar que una clave pública pertenece a una persona o entidad concreta.
Por último, la reducción de los costes de almacenamiento
Una vez que haya puesto orden en su casa, es hora de cosechar los resultados. Al fin y al cabo, además de un proceso eficaz y una gestión estratégica de los documentos, la empresa obtiene otro tipo de beneficios.
La reducción de los costes de almacenamiento se percibe desde el momento en que se sabe exactamente qué archivos hay que almacenar, actualizar, copiar (copia de seguridad), autenticar mediante firma digital, etc.
Por lo tanto, como se indica al principio del artículo, la reducción de los costes de almacenamiento se convierte en algo realmente eficaz y estratégico cuando se asocia a un proceso de gestión de documentos, lo que conlleva no sólo un ahorro, sino una serie de beneficios adicionales.
¿Cómo gestiona su empresa los documentos y aplica buenas prácticas de seguridad, como la firma digital, por ejemplo? ¿Ha conseguido reducir eficazmente los costes de almacenamiento?
Por último, otro punto importante a tener en cuenta son los costes de búsqueda de la información, donde un software puede encontrar rápidamente el documento escaneado y además es una garantía de que se encontrará, ya que muchas empresas tienen pérdidas considerables por no encontrar un documento almacenado físicamente.
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