Assinar documentos da maneira tradicional tornou-se um desafio e a adoção da assinatura eletrônica tem ajudado as empresas, não somente a continuar seus negócios normalmente, mas ganhar em eficiência e produtividade nos negócios.
Na prática, as assinaturas são necessárias em diversos momentos, empréstimos hipotecários, pedidos de cartão de crédito, consentimento médico e contratos de trabalho são apenas alguns exemplos.
Em termos de eficiência e produtividade, as assinaturas eletrônicas simplificam e melhoram o tempo de resposta, a confiabilidade e a robustez do ato de assinar documentos, usando a tecnologia para capturar uma assinatura em vez da caneta e tinta tradicionais, elimina-se a necessidade de assinar documentos em um ambiente de escritório, por exemplo.
Na prática, o uso da assinatura eletrônica, especialmente quando integradas com aplicativos de linha de negócios existentes, como software ERP, contratos e sistemas de pessoal, como RH e aprendizado de desempenho, podem produzir maior eficiência e produtividade dos funcionários.
Práticas recomendadas de assinatura eletrônica que auxiliam na eficiência e produtividade das empresas
As empresas devem considerar as seguintes práticas recomendadas ao desenvolver processos de assinatura eletrônica visando eficiência e tempo de produtividade nos negócios:
Catalogar documentos candidatos para assinatura eletrônica
Crie um catálogo ou um índice de tudo o que requer uma assinatura, incluindo:
- Acordos de aquisição;
- Documentos de RH;
- Documentos de operações;
- Pedidos de compra, venda e contratos de fornecedores;
- Formulários de finanças e relatórios de despesas.
O catálogo é importante, pois mostra a escala de melhoria potencial.
Definir a estrutura de governança de assinatura eletrônica
As empresas devem trabalhar com suas equipes jurídicas para compreender o risco associado à assinatura eletrônica de quaisquer documentos do catálogo, considerando o seguinte:
- Identificar quaisquer restrições de indústria, empresa, estado e país;
- Identificar assinantes aprovados ou autoridades de assinatura e em que ordem eles devem assinar;
- Determinar os tipos de assinaturas eletrônicas permitidas ou exigidas, ou seja, nome digitado, assinatura digitalizada ou escrita com o mouse, ou dedo em uma tela de toque;
- Determinar documentos candidatos para a fase piloto que são de menor risco e podem acarretar uma penalidade financeira menor se contestados.
Crie casos de uso dos usuários
As empresas devem construir casos de uso dos usuários sobre como eles interagem com os documentos, especialmente aqueles relacionados ao sistema de TI existente e pontos de contato manuais.
Os pontos de contato manualmente intensivos e aqueles onde há longos tempos de resposta são áreas de alta prioridade a serem abordadas.
Os casos de uso dos usuários fornecem uma maneira consistente de documentar e combinar as necessidades com os recursos das opções de software de assinatura eletrônica possíveis.
Eles também identificam quaisquer mudanças nos sistemas de TI, como pontos de integração ou processos de negócios.
Mapear os ciclos de vida do fluxo de documentos
Os documentos estão vivos. O mapeamento dos fluxos de documentos permite que as empresas entendam melhor como gerenciam os documentos e quem é responsável pela integridade do conteúdo do documento.
As etapas do fluxo de documentos incluem criação, alterações, compartilhamento, emissão para assinatura, armazenamento por algum tempo em um sistema de negócios e arquivamento ou exclusão.
Os documentos assinados, provavelmente, começarão com um modelo. Isso torna importante para as empresas catalogarem modelos, incluindo onde encontrá-los, como os usuários os alteram, quem os altera e como eles têm versões.
Os modelos podem ser incorporados ao sistema que gera o documento, incluindo um sistema ERP para processamento de pedidos de vendas ou em uma ferramenta de edição de documentos.
Determine os critérios de escolha das soluções de assinatura eletrônica
Os recursos a serem procurados em ferramentas e tecnologias de assinatura eletrônica incluem:
- Integração com aplicativos de linha de negócios, como sistemas ERP e sistemas CRM;
- Escalabilidade.
- Relatórios e dashboards de BI com estatísticas sobre a quantidade de documentos no sistema para assinatura;
- Onde os documentos estão em processo;
- Quantos documentos assinados estão na fila, documentos esperando para serem assinados e tempos de espera;
- Fluxo de trabalho de assinatura para conduzir processo e automação;
- Serviços de armazenamento de longo prazo, arquivamento e gerenciamento de registros.
Organize um roteiro de candidatos priorizados para assinatura digital
Comece pequeno, mas pense grande. Permita o sucesso inicial com o processo de assinatura eletrônica, lidando com um ou dois documentos de baixo risco que garantem primeiro que os processos e a abordagem sejam sólidos.
Uma vez que as empresas tenham uma estrutura e alcancem um processo repetível, é recomendável repetir a abordagem e adicionar mais candidatos de assinatura eletrônica ao processo.
Esta é uma abordagem ágil e interativa para gerar valor e gerenciar riscos.
Reúna o grupo de partes interessadas para impulsionar a adoção
Esse grupo deve conter especialistas no assunto e patrocinadores de toda a empresa, incluindo uma representação de pessoas da equipe de gerenciamento de mudanças para impulsionar a adoção.
A adoção de qualquer nova ferramenta ou processo é necessária para o sucesso. Se ninguém usar uma nova ferramenta ou processo e, em vez disso, confiar nas velhas formas de trabalho, as empresas não perceberão o valor.
Avalie o sucesso
Qualquer projeto ou iniciativa deve ter uma maneira de medir o seu sucesso. Projetos de assinatura eletrônica podem ter métricas, incluindo tempo economizado em esforço, tempo de resposta reduzido e custo reduzido em consumo de papel e armazenamento.
As medidas mais importantes são conhecidas como fatores críticos de sucesso e que definem de fato os ganhos de eficiência e tempo de produtividade.
De acordo com o Gartner, a digitalização é crucial para o crescimento e para se manter competitivo, e a adoção da assinatura eletrônica pode ser o primeiro passo para as empresas. Em uma pesquisa da Adobe, 84% das pequenas empresas concordaram que tornar-se digital é importante, mas apenas 3% começaram a digitalizar.
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