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Teoria das Três idades: o ciclo de vida dos documentos de sua empresa

Arquivos são essenciais para qualquer empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Eles registram a história da organização e auxiliam no cotidiano dos funcionários, fornecendo informações sobre produtos e serviços oferecidos. Com base nessa importância que foi criado a Teoria das Três Idades.

A Teoria das Três Idades é um modelo criado para gerenciar o ciclo de vida de um documento, se baseando na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento. Esse modelo foi desenvolvido pela primeira vez na década de 1970 por Jan Baetens.

Vamos entender um pouco mais sobre a Teoria das Três Idades e os benefícios para o ciclo de vida dos documentos das empresas.

A importância da Teoria das Três Idades no ciclo de vida dos documentos

Uma organização cria e utiliza documentos para atender às suas necessidades. Por meio deles, é possível registrar informações importantes sobre os produtos e serviços oferecidos, o histórico da empresa e outros dados relevantes. 

Na prática, a Teoria das Três Idades cria as condições necessárias para gerenciar o ciclo de vida de um documento, se baseando na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento.

Essa teoria dividiu os documentos em três fases: arquivos correntes, intermediários e permanentes. Todo documento passa por diversas fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Arquivos correntes

Arquivos correntes são aqueles que são utilizados diariamente na rotina da empresa, com consultas frequentes. São documentos importantes para o cotidiano dos funcionários, por isso devem estar sempre à mão.

Exemplos de arquivos correntes:

  • Contratos;
  • Boletins informativos;
  • Folhetos e catálogos;
  • Guias de produtos;
  • Manual do usuário.

Arquivos intermediários

Arquivos intermediários são documentos que são utilizados de forma menos frequente, mas ainda precisam estar à mão para serem consultados quando necessário. São aqueles que não fazem parte da rotina diária, mas são importantes para a tomada de decisões na empresa.

Exemplos de arquivos intermediários:

  • Demonstrativos financeiros;
  • Balanços anuais;
  • Relatórios gerenciais;
  • Pesquisas de mercado.

Arquivos permanentes

As empresas mantêm documentos permanentes mesmo que não os utilizem com frequência, para consultas em momentos específicos ou para fins históricos.

Portanto, a empresa deve mantê-los para compreender o caminho percorrido pelo negócio, mesmo que eles não façam parte da rotina diária ou da tomada de decisões.

Exemplos de arquivos permanentes:

  • Atas de reuniões;
  • Contratos antigos;
  • Certidões;
  • Registros de funcionários;
  • Balanços anuais.

Os benefícios de aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa

A teoria das Três Idades cria as condições necessárias para gerenciar o ciclo de vida de um documento, se baseando na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento. Aplicar essa teoria aos arquivos da empresa é fundamental para que os funcionários tenham sempre à mão os documentos necessários para realizar suas atividades.

Aplicar a Teoria das Três Idades nos arquivos da empresa traz diversos benefícios, como:

  • Otimização do espaço físico;
  • Redução dos custos de armazenamento;
  • Melhor aproveitamento da capacidade de armazenamento;
  • Facilidade na recuperação dos documentos.

Além disso, a Teoria das Três Idades também auxilia na tomada de decisões sobre o destino final dos documentos. Através dela, é possível determinar quais arquivos devem ser eliminados e quais devem ser mantidos para fins históricos.

Como aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa

Aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa é importante para que os funcionários tenham sempre à mão os documentos necessários para realizar suas atividades.

Para aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa, é necessário em resumo:

1. Com base na Teoria das Três Idades, determine quais são os arquivos correntes, intermediários e permanentes

Para isso, a organização deve analisar a frequência de consulta e uso dos documentos, identificando aqueles que devem ser eliminados, para garantir a eficácia do processo.

2. Organizar os documentos de acordo com a frequência de consulta

A organização deve manter arquivos correntes sempre à mão e organizá-los de forma alfabética ou cronológica, enquanto deve armazenar arquivos intermediários e permanentes em um local separado para facilitar o acesso.

3. Armazenar os documentos de forma adequada

É importante detalhar bem esse projeto para garantir que tratemos todos os documentos da forma correta e armazenar arquivos permanentes em um local separado e fácil de encontrar.

As empresas geralmente optam por guardá-los em cópias digitais, a fim de economizar espaço.

4. Crie e implemente um plano de ação para cada tipo de arquivo

Após classificar os tipos de documentos e definir a forma de armazenamento, é preciso criar e implementar um plano de ação para cada tipo de arquivo.

O plano de ação irá indicar o que fazer com cada tipo de documento, quando e onde guardá-los e como descartá-los. É necessário detalhar bem esse projeto para garantir que tratemos todos os documentos da forma correta.

5. Implementar as medidas adotadas

Por fim, após criar o plano de ação, o próximo passo é implementá-lo, visando garantir a eficiência do processo de arquivamento.

É preciso cumprir todas as etapas do plano e monitorar o andamento para verificar se está tudo funcionando da forma correta. Após algum tempo, é possível fazer ajustes no plano para melhorar o processo de arquivamento.

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Ao utilizar o evalSign, você também facilita a gestão dos seus processos. A solução permite monitorar todos os documentos assinados em um só lugar – basta fazer o login na sua conta para acompanhar o status de cada documento.

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6. É uma solução juridicamente válida

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Sobre a Eval

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Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.

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Assinatura de testemunha em contrato digital ainda é necessário?

No Brasil, ainda existem dúvidas sobre a necessidade de testemunhas em um contrato digital para ser válido.

Na prática, em alguns casos, acredita-se que, assim como nos contratos físicos, não são necessárias testemunhas para que um contrato digital seja vinculante.

Em outras situações, argumenta-se que, por ser um contrato digital, ou seja, um documento eletrônico, deve-se exigir testemunhas para ser considerado legal.

Outros casos ainda, sustenta-se que a validade de um contrato digital deve depender da jurisdição em que é feito.

Vamos entender todo o contexto e esclarecer todos esses pontos.

O que é um contrato digital?

Os contratos digitais podem ser entendidos como negócio ou acordo celebrado por meio eletrônico, ou seja, formado e assinado por meio de um dispositivo móvel ou computador.

No Brasil, desde 2006, é possível fazer contratos digitais válidos perante a lei. A Lei 11.419/06 regulamentou o uso da assinatura eletrônica no país e permitiu que contratos sejam fechados de forma online – sem a necessidade de papel ou caneta.

Desde então, contratos digitais têm sido adotados nas relações comerciais e pessoais, sejam elas de compra e venda, locação, prestação de serviços, contratação de planos de saúde, entre outras.

A facilidade de contratar online é uma das principais vantagens do contrato digital. Basta acessar o site da empresa ou o aplicativo para fazer o negócio, sem a necessidade de ir até uma loja física ou enfrentar filas para contratar um produto ou serviço.

Outro ponto positivo é que os contratos digitais são armazenados em segurança, evitando a perda de documentos importantes. Além disso, contratos digitais também podem ser facilmente compartilhados – basta enviar um e-mail para o contratado.

O papel das testemunhas na assinatura de um contrato

As testemunhas são geralmente exigidas para contratos e documentos importantes, como registros de compra e venda, aluguel e até mesmo na prestação de serviços.

O seu papel é o de certificar que as partes envolvidas na assinatura do contrato estão cientes dos seus direitos e obrigações.

Além disso, as testemunhas também garantem que as partes contratantes concordam com o conteúdo do contrato e que não há erro ou equívoco na hora da assinatura.

Porém, apesar do uso comum de testemunhas na formalização de negócios, não existe uma exigência obrigatória. De acordo com o artigo 104 do Código Civil, o contrato é válido desde que atenda três requisitos: 

  1. Seja realizado por agente capaz; 
  2. Trate de um objeto lícito, possível, determinado ou determinável; 
  3. Seja realizado de forma prescrita ou não defesa em lei. 

Em outras palavras, os contratos possuem validade jurídica, ainda que não tenham testemunhas. Mesmo sem a presença delas, o documento representa um negócio jurídico. 

Porém, um ponto de atenção é preciso ser destacado: o contrato sem testemunhas não poderá ser transformado em título extrajudicial. Isso, na prática, significa que as partes envolvidas não poderão executar o contrato na justiça caso uma das partes não cumpra com seus deveres. 

O item III do artigo 784 do Código de Processo Civil diz que “para ser um título executivo extrajudicial, o contrato (neste contexto, denominado como documento particular) deverá ser assinado pelo devedor e por duas testemunhas”. 

No entanto, a exigência de testemunhas para contratos digitais ainda é um assunto controverso e não há consenso sobre isso na legislação brasileira. Isto se deve ao fato de que ainda não existe uma normativa específica sobre contratos digitais no país.

 

 

Testemunhas em contrato digital: é necessário?

A assinatura de testemunha em contrato digital ainda é necessária? Essa é uma dúvida muito comum entre as pessoas que desejam contratar produtos e serviços pela internet.

Os contratos virtuais são, de fato, uma realidade no Brasil. A facilidade e a praticidade de contratar produtos e serviços online fazem com que essa modalidade seja uma das preferidas pelos consumidores.

A assinatura digital é um recurso tecnológico que garante a autenticidade do contrato e a validade jurídica das cláusulas contratuais. No entanto, para que o contrato seja válido, é preciso que as partes envolvidas na negociação sejam identificadas e que possuam um certificado digital válido.

Em termos práticos, assim como as testemunhas não são obrigatórias nos contratos físicos, elas também não são exigidas para o digital. No entanto, vale lembrar que a assinatura eletrônica de um contrato digital tem o mesmo valor jurídico da assinatura física.

O que diz a legislação sobre o papel das testemunhas na assinatura de um contrato digital?

De acordo com o entendimento adotado pela Terceira Turma do Superior Tribunal de Justiça (STJ), em sessão do julgamento do Recurso Especial n.º 1.495.920/DF, realizada em 15 de maio de 2018, o “Contrato eletrônico com assinatura digital, mesmo sem a presença de testemunhas, é título executivo”.

Para o Ministro Paulo de Tarso Sanseverino, relator do recurso sobre a validade do contrato eletrônico, a jurisprudência do STJ entende que o rol de títulos executivos extrajudiciais previstos pelo artigo 784 do Código de Processo Civil (CPC) é taxativo.

“É possível atribuir força executiva aos contratos eletrônicos em que estejam ausentes as assinaturas de duas testemunhas, a despeito da hipótese em questão não se encontrar descrita por referido dispositivo legal”.

Vale destacar que, para que os contratos eletrônicos contenham a mesma validade em relação aos contratos celebrados fisicamente é preciso a validação por meio do certificado digital de acordo com padrão exigido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

O STJ reconhece ainda a inconveniência de se exigir as assinaturas de duas testemunhas no âmbito dos contratos eletrônicos, cuja maior virtude “é a de propiciar que partes distantes entre si, possam manter relações contratuais de forma célere e pouco custosa”.

De modo que a imposição dos requisitos que são normalmente exigidos pelo artigo 784, CPC, poderia levar à inviabilização dos contratos digitais, principalmente no âmbito das transações comerciais.

Apesar de não existir uma legislação específica quanto a exigência de testemunhas na assinatura de um contrato digital, a posição adotada pelo STJ tem sido usada como base para garantir a desburocratização das relações contratuais.

evalSign: importante ferramenta na assinatura e validação do contrato digital

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1. Melhora a organização de documentos

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3. Otimiza os processos

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4. É ainda mais sustentável

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5. Facilita a gestão dos processos

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6. É uma solução juridicamente válida

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Gerenciamento de chaves: prós e contras do Excel

O planejamento estratégico e a gestão empresarial são essenciais para o sucesso de qualquer instituição. E, como você sabe, essas áreas precisam de informações válidas para tomar decisões . Um aspecto muito importante é o gerenciamento de chaves para a segurança e proteção de dados.

Por isso, escolher as ferramentas certas para inserir, rastrear, analisar e armazenar dados ajudará os administradores e gestores a fazerem as melhores escolhas para os negócios da instituição de saúde.

Uma das formas mais conhecidas deste processo de organização e gerenciamento é o uso de planilhas eletrônicas, a exemplo do Excel.

As planilhas são populares entre os gestores, especialmente aqueles que gostam de coletar e rastrear dados. Porém, existem algumas limitações que mostram que elas não são a melhor opção para fazer a gestão de um negócio.

Questões como segurança, proteção de dados, gerenciamento de chaves e assinaturas digitais, colocam em xeque a eficiência do Excel como ferramenta para administrar instituições de saúde.

Acompanhe o artigo e saiba mais!

As vantagens do Excel para o planejamento e a gestão

Não há nada de errado com as planilhas. Inclusive, são ferramentas excelentes para muitos trabalhos diferentes como o planejamento e a gestão das instituições de saúde. Por isso, começaremos mostrando o seu lado positivo.

Organização de dados

As planilhas são frequentemente usadas como ferramentas para coletar e organizar dados. As informações podem ser facilmente colocadas em colunas e linhas e depois classificadas por tipo.

Uma grande coleção de dados pode ser avassaladora para a visualização em seu estado bruto. Entretanto, as ferramentas do Excel permitem ao usuário criar apresentações onde as informações são analisadas e conectadas à gráficos ou tabelas de pizza. Assim a interpretação se torna mais fácil.

Simplificação de cálculos

Ninguém gosta de gastar todo o seu tempo no trabalho fazendo cálculos repetitivos. Portanto, o grande atrativo do Excel é que ele faz toda a matemática para o gestor.

Quando uma fórmula é gravada e o programa executa um comando, é fácil realizar cálculos complexos para os dados inseridos. Assim os usuários podem, por exemplo, fazer perguntas do tipo “e se” e obterem respostas facilmente, deste modo, não é necessário refazer contas.

Na prática, se a planilha estiver configurada para calcular o seu lucro bruto, quando qualquer variável for alterada, ela recalcula com base nas novas informações.

 Acesso múltiplo ao usuário

Em um ambiente de trabalho colaborativo, é comum que vários usuários precisem acessar os mesmos documentos.

As planilhas do Excel podem ser compartilhadas, mas só um colaborador pode alterar os dados de cada vez. Então, se cópias locais forem feitas e atualizadas, outros não terão acesso às novas informações.

Apesar da vantagem, vale destacar que não há histórico de arquivos. Portanto, em qualquer momento que alguém realizar alterações, as informações anteriores serão perdidas.

Por esse motivo, podemos considerar uma vantagem parcial.

As desvantagens do Excel na administração de uma empresa

Entramos na era do Big Data e da Transformação Digital, na qual as instituições de saúde percebem o valor dos dados em diversas áreas que atuam.

Cada vez mais hospitais, laboratórios, convênios e consultórios entram na onda dos dados e, em seguida, usam ferramentas desatualizadas para tentar visualizar e comunicar essas informações. Assim, a exemplo de planilhas Excel, a tendência é que ocorra a degradação de planejamento e gerenciamento.

Além disso, os riscos relacionados a segurança e proteção de dados surgem como um fator decisivo para se adotar ferramentas apropriadas de gestão. Vejamos algumas dessas desvantagens.

Vulnerabilidade a fraudes

De todas as desvantagens da planilha, essa, talvez, seja a mais prejudicial. Manipulações fraudulentas nos arquivos de Excel já resultaram em perdas bilionárias. A principal consequência é a falta inerente de controles, tornando muito fácil alterar fórmulas, valores ou dependências sem ser detectado.

Suscetibilidade a erros humanos triviais

Embora a fraude seja sempre uma ameaça para as planilhas, há uma coisa mais significativa que deve fazer com que você considere seriamente se livrar desses sistemas desatualizados: a sua extrema suscetibilidade a erros humanos triviais.

Sinais negativos perdidos e linhas desalinhadas podem soar inofensivos. Contudo, quando eles comprometem a confiança dos pacientes ou até mesmo causam perda ou desperdício de dinheiro, é hora de avançar para alternativas melhores.

Não conformidade regulamentar

Um grande desafio para as empresas é a conformidade regulatória e não falamos apenas de uma ou duas regulamentações.

São exemplos como Serbanes-Oxley (SOX), Basiléia II, GDPR e Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que impedem a adoção de sistemas de gestão no formato de planilhas eletrônicas.

Inadequação ao mercado digital

Estamos em uma época em que grandes transformações moldam e reformulam o cenário de funcionamento de gestões das instituições de saúde.

Normalmente, as planilhas são criadas por pessoas que não têm o menor conhecimento sobre a documentação do software. Dessa maneira, os arquivos se tornam aplicativos altamente personalizados desenvolvidos pelo colaborador.

Então, quando chega a hora de uma nova pessoa assumir, o recém-chegado pode ter que começar do zero.

A lista de desvantagens se estende por vários outros motivos: ineficiência na tomada de decisões, continuidade de negócios, consolidação de informações etc. Outro ponto que vale destacar tem relação direta com segurança e proteção de dados.

A exemplo do gerenciamento de chaves, a proteção de dados deve ser uma prioridade

Na lista de desvantagens apresentadas, você deve ter percebido itens relacionados a fraude e a conformidade.

Para garantir segurança das informações, a criptografia é uma maneira eficaz de proteger dados. No entanto, as chaves precisam ser utilizadas por meio de soluções adequadas.

gerenciamento de chaves, por exemplo, não é possível através de planilhas no Excel. As chaves de criptografia devem ser cuidadosamente gerenciadas garantindo que os dados permaneçam protegidos e acessíveis quando necessário.

Neste sentido, o gerenciamento centralizado e seguro de todos os tipos de dados em uma empresa deixa de ser um sonho e se torna uma realidade estratégica.

É importante que os dados da sua instituição estejam seguros para todos os trabalhadores, pacientes e gestores. Assim todos os negócios prosseguirão avançando na era digital com segurança.

Sobre a Eval

A EVAL está a mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria, Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presente nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.

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A verdade que ninguém nunca contou a você sobre redução de custos de armazenamento

Antes mesmo de alcançar o objetivo da redução de custos de armazenamento, as empresas têm percebido a necessidade de criar uma estratégia completa para o gerenciamento de documentos corporativos. Não basta querer eliminar o papel, é preciso organizar a casa para alcançar os benefícios.

Dessa forma, surge a necessidade nas empresas de desenvolverem uma gestão de informações empresariais. Ou seja, um conjunto de processos e práticas usados para gerenciar documentos criados a partir dos dados de uma organização.

A fim de ajudar nisso, a tecnologia da informação tem facilitado o manuseio seguro e controlado de documentos. Por fim, o objetivo deste artigo é entender como tudo isso funciona. Vamos lá?

A importância do gerenciamento de documentos corporativos

A importância do gerenciamento de documentos corporativos tem crescido nos últimos anos. Este crescimento ocorre à medida que requisitos de conformidade aumentam. Além disso, aprimorar sistemas e estratégias de gerenciamento de documentos se torna cada vez mais importante nas operações das empresas.

A redução de custos de armazenamento não tem sido colocada de lado por conta das exigências. Entretanto, as empresas aprenderam que esse importante benefício tem se tornado uma consequência da melhoria dos processos de negócios.

Um sistema de gerenciamento de documentos corporativos permite que uma empresa e seus usuários criem um documento ou capturem uma cópia impressa em formato eletrônico. Com isso, as organizações passaram a ter a capacidade de:

  • Criar;
  • Armazenar;
  • Editar;
  • Imprimir;
  • Processar;
  • Gerenciar documentos em imagem, vídeo e áudio, bem como em formato de texto.

A relação com a redução de custos de armazenamento começa a surgir quando as empresas passam a ter uma estrutura tecnológica que pode incluir:

  • Scanners para captura de documentos;
  • Impressoras para criação cópia impressa;
  • Dispositivos de armazenamento;
  • Programas e servidores de computador para gerenciar os bancos de dados que contêm os documentos.

Com isso, muda o gerenciamento da administração do conteúdo digital em todo o seu ciclo de vida. Ou seja, falamos da criação ao armazenamento permanente ou exclusão dos arquivos. A partir desse momento, é possível simplificar o acesso, eliminar gargalos, otimizar a segurança, manter a integridade, minimizar a sobrecarga e, por consequência, reduzir custos de armazenamento.

O gerenciamento de documentos no contexto da conformidade

Quanto à conformidade regulatória, o gerenciamento de documentos corporativos deve abordar as seguintes etapas dentro de um ciclo de desenvolvimento:

  1. Como os documentos são criados, organizados, indexados, protegidos, preservados, autenticados e recuperados no caso de um desastre;
  2. Quanto tempo eles devem ser retidos;
  3. Onde eles devem ser armazenados;
  4. Como as mudanças podem ser rastreadas.

Em geral, para os sistemas de gerenciamento de documentos corporativos é criado um local central a fim de manter documentos e fornecer ferramentas de fluxo de trabalho para controlar qualquer modificação ou outro trabalho feito neles.

Exemplos de requisitos de conformidade para o gerenciamento de documentos

Os requisitos de gerenciamento de documentos corporativos variam dependendo de quais leis ou regulamentações pertencem a um determinado setor.

Algumas associações estabeleceram padrões de gerenciamento de documentos independentes de regulamentações estaduais ou federais.

Alguns exemplos mais conhecidos sobre conformidade para o gerenciamento de documentos:

Além disso, associações ligadas às corretoras de valores mobiliários e da bolsa de valores fazem certas exigências. Afinal, empresas que prestam serviços financeiros devem usar um sistema de armazenamento eletrônico capaz de preservar, recuperar e reproduzir registros.

Qual é o papel da TI no gerenciamento de documentos?

A TI está na base do gerenciamento de documentos corporativos, juntamente com o treinamento, processos e procedimentos que sustentam um esforço geral de conformidade.

Como acontece com qualquer abordagem bem-sucedida de conformidade regulatória e também na busca pela redução de custos de armazenamento, os departamentos de TI devem trabalhar com todos os setores do negócio.

Isso quer dizer que existe um trabalho em conjunto com áreas estratégicas, como jurídica, financeira, recursos humanos, entre outras. Tudo isso para criar o ambiente de gerenciamento de documentos corporativo mais eficaz e estratégico.

A importância da assinatura digital no processo de gerenciamento de documentos

Como você sabe, assinatura digital é a técnica usada para validar a autenticidade e integridade de uma mensagem, software ou documento digital. Portanto, ela faz parte do processo de gerenciamento de documentos.

Nessa fase da gestão de documentos, uma assinatura digital destina-se a resolver problemas de adulteração e representação em comunicações digitais.

Assim, as assinaturas digitais podem fornecer as garantias adicionais de evidência de origem, identidade e status em meio eletrônico. Essas qualidades valem tanto para documentos, transações e mensagens quanto para o reconhecimento do consentimento informado pelo signatário.

Vale destacar que uma assinatura digital pode ser usada com qualquer tipo de mensagem ou documento, seja criptografada ou não, servindo simplesmente para que o destinatário possa ter certeza da identidade do remetente e que a mensagem tenha chegado intacta.

No caso de documentos as assinaturas digitais tornam difícil para o signatário negar ter assinado algo (não-repúdio), assumindo que sua chave privada não tenha sido comprometida, já que a assinatura digital é única para ambos (documento e assinante) e os une.

Certificado digital é um documento eletrônico que contém a assinatura digital da autoridade emissora de certificados, vincula uma chave pública a uma identidade e pode ser usado para verificar se uma chave pública pertence a uma pessoa ou entidade específica.

Enfim a redução de custos de armazenamento

Depois que se coloca a casa em ordem é chegada a hora de colher os resultados. Afinal, além de um processo eficiente e uma gestão estratégica de documentos a empresa alcança outros tipos de benefícios.

A redução de custos de armazenamento é percebida a partir do momento que sabe-se exatamente os arquivos que precisam ser armazenados, atualizados, copiados (backup), autenticados via assinatura digital, etc.

Portanto, como foi dito logo no início do artigo, a redução de custos de armazenamento se torna realmente eficiente e estratégica quando vem associada a um processo de gerenciamento de documentos, levando não somente a economia, mas a uma série de outros benefícios.

De que forma sua empresa está fazendo a gestão de documentos e aplicando boas práticas de segurança, como a assinatura digital, por exemplo? Ela tem alcançado a redução de custos de armazenamento de forma eficiente?

Por fim, outro ponto importante a ser considerado são os custos de busca pela informação, onde um software pode encontrar rapidamente o documento digitalizado e também não deixa de ser uma garantia que o mesmo será encontrado, já que muitas empresas têm perdas consideráveis por não encontrarem um documento fisicamente armazenado.

Sobre a EVAL

A EVAL está a mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria, Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presente nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.

Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.

Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.

Eval, segurança é valor.

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Entendendo o blockchain e suas aplicações aos bancos

Além do Bitcoin e de outras criptomoedas, a aplicação do blockchain também tem crescido em diferentes segmentos do mercado.

O uso dessa tecnologia cresce permitido a criação de novos modelos de negócios, com base na disrupção de muitos conceitos além de muita inovação.

A convergência entre um cenário de inovação com o uso da tecnologia e a possível substituição dos sistemas monetários atuais chega prometendo profundas mudanças para o futuro do setor bancário.

O blockchain como ferramenta de inovação

Entender como funciona o Blockchain é o primeiro passo para aproveitar a tecnologia e toda a inovação que vem pela frente.

Embora o Blockchain esteja muito associado ao Bitcoin, sua arquitetura mostra um controle sobre os dados transacionais de maneira segura, verificável e permanente, o que possibilita ampliar seu uso em diferentes aplicações.

Em suma, ele trabalha como um banco de dados descentralizado gerenciado por computadores pertencentes a uma rede ponto a ponto (P2P).

Cada um dos computadores na rede distribuída mantém uma cópia das transações (Ledger – livro razão). Dessa forma, evita-se a interrupção da operação em caso de algum ponto de falha.

Vale destacar ainda que durante esse processo todas as cópias são atualizadas e validadas simultaneamente.

Desse modo os aplicativos Blockchain passam a ser utilizados em muitos setores como uma maneira segura e econômica de criar e gerenciar um banco de dados distribuídos, mantendo registros de transações digitais de todos os tipos.

Como o blockchain funciona

Sua arquitetura transacional em um primeiro momento parece ser complexa. Contudo, ela se mostra segura e com a preocupação em garantir a persistência de suas transações.

Um ledger blockchain consiste em dois tipos de registros: transações e blocos individuais. O primeiro bloco é um cabeçalho e um conjunto de dados pertencentes às transações ocorridas no período de tempo definido. O timestamp (carimbo do tempo) do bloco é usado para ajudar a criar uma cadeia alfanumérica chamada hash.

Após o primeiro bloco ter sido criado, cada bloco subsequente no ledger usa o hash do bloco anterior para calcular seu próprio hash. Antes que um novo bloco possa ser adicionado à cadeia, sua autenticidade deve ser verificada por um processo computacional. Ele é chamado de validação ou consenso.

Neste ponto do processo a maioria dos nós deve concordar que o hash do novo bloco foi calculado corretamente. Aliás, a validação garante que todas as cópias do ledger distribuído compartilhem o mesmo estado.

Uma vez que um bloco foi adicionado, ele pode ser referenciado em blocos subsequentes, mas não pode ser alterado. Se tentarem trocar um bloco, os hashes dos blocos anteriores e subsequentes também serão alterados invalidando assim todo o processo.

Quando ocorre um consenso de que não é mais possível seguir com as transações, outros computadores na rede estão cientes de que um problema ocorreu e nenhum novo bloco será adicionado à cadeia até que o problema seja resolvido.

Normalmente o bloco que causa o erro é descartado e um novo processo transacional é repetido.

O blockchain tem base em 4 fundamentos

A tecnologia aplicada ao Blockchain está baseada em 4 fundamentos principais:

  1. O registro compartilhado de todas as transações (ledger);
  2. A conformidade para a validação de todas as transações;
  3. Um contrato seguro que determina as regras de funcionamento das transações e operações;
  4. A criptografia, que é a base de confiança de todo o processo.

Em suma, a tecnologia empregada possui vários dispositivos para evitar fraudes. Ele criptografa cada bloco de transações, e cada bloco contém um hash antes dele.

Assim, a adulteração de transações resolvidas é imediatamente detectável.

Essa abordagem também torna praticamente impossível inserir uma entrada falsa. Afinal um invasor teria que descriptografar e refazer cada transação subsequente.

Por último, os servidores blockchain devem manter a tolerância a falhas para excluir potenciais agentes mal-intencionados. Essa abordagem também adiciona resiliência a uma rede se um servidor individual estiver inoperante ou agindo de forma irregular.

Uma mudança na economia com base no blockchain

O blockchain tem sido a base tecnológica das criptomoedas, especificamente o Bitcoin e a Ethereum. Além disso ele está sendo explorado como fundamental para uma série de outros sistemas.

Podemos citar pagamentos móveis, registros de propriedade e contratos inteligentes por exemplo.

Hoje, bancos e instituições financeiras em todo o mundo pesquisam como melhorar a segurança de dados e rede usando blockchain. Outras áreas como saúde, governo e tecnologia investem em projetos visando utilizar a tecnologia buscando a troca segura de dados.

Assim poderão cuidar melhor de informações pessoais de saúde, ativos digitais, entretenimento baixado e escrituras de imóveis por exemplo.

A indústria e setores próximos também veem o potencial de alavancar o blockchain para gerenciar outras áreas estratégicas. Além disso, também buscam rastrear materiais à medida que eles se movimentam em suas cadeias de suprimentos.

Os benefícios associados à inovação

Um dos benefícios de um sistema Blockchain é que ele promete eliminar ou reduzir consideravelmente, o atrito e os custos de uma ampla variedade de aplicações, mais especificamente dos serviços financeiros, porque elimina uma autoridade central, por exemplo um banco central, na condução e validação de transações.

Especialistas citam ainda vários benefícios importantes vinculado ao uso do Blockchain. Sendo a segurança considerada uma das principais vantagens dessa tecnologia.

É quase impossível corromper um Blockchain porque as informações são compartilhadas e continuamente reconciliadas por milhares, até mesmo milhões de computadores, e a arquitetura do sistema não possui um único ponto de falha.

Se um nó ficar inativo, não será um problema, porque todos os outros nós têm uma cópia do ledger.

Como será o futuro com o blockchain e os bancos

A economia baseada no Blockchain apresenta um cenário atual e um futuro brilhante em que a criptomoeda substitui os sistemas monetários atuais, potencialmente em uma base global. Isso tem profundas implicações para o setor bancário e a forma como fazemos transações financeiras.

O sistema de troca peer-to-peer do Blockchain é inerentemente autogovernado com base na propriedade compartilhada e igualdade entre os participantes.

Como as transações P2P através do Blockchain não exigem a ajuda de um intermediário, ele reduz o custo de cada transação. Além disso, os algoritmos usados ​​para validar a precisão das transações distribuídas tornam o blockchain menos vulnerável a fraudes e cibercrimes do que os sistemas bancários convencionais.

Nos próximos anos, a tecnologia empregada pelo Blockchain ainda deve revolucionar muito em diferentes aspectos e setores. Nesse cenário, as máquinas usarão o Blockchain para se tornarem participantes do mercado autônomos.

Em pouco tempo, espera-se que os avanços em inteligência artificial (IA) permitam que as máquinas da Internet of Things (IoT) possam se programar e pagar pela própria manutenção, comprar suas próprias peças de reposição e manter suas próprias transações.

Tudo isso usando Blockchain.

E na sua opinião, como sua empresa poderia aproveitar a tecnologia em torno do Blockchain para alavancar seus negócios de forma disruptiva e inovadora? Continue nos acompanhando nosso blog e inscreva-se em nossa newsletter para ficar por dentro das novidades.

Sobre a Eval

A EVAL está há mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria. Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presentes nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.

Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.

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Qual a diferença entre assinatura digital, assinatura eletrônica e certificado digital?

Uma das dúvidas mais comuns sobre assinaturas digitais é a diferença entre uma assinatura digital, assinatura eletrônica e também um certificado digital. Portanto vamos abordar nesse post algumas diferenças para deixar claro para você.

Certificado digital

Primeiro, vamos falar sobre o certificado digital. Ele funciona como uma “carteira de identidade” no mundo virtual. Isso acontece quando um documento eletrônico é assinado digitalmente por uma autoridade certificadora com o objetivo de vincular uma pessoa ou empresa a uma chave pública.

Além disso, um certificado digital deve conter:

  • chave pública do titular.
  • nome e endereço de e-mail.
  • período de validade.
  • nome da autoridade certificadora que o emitiu.
  • número de série do certificado digital.
  • assinatura digital da autoridade certificadora.

Nós também escrevemos um artigo sobre o que é uma requisição de certificado digital para ajuda-lo a entender sobre o assunto. Leia aqui.

Assinatura digital

Agora vamos ver sobre assinatura digital, pois é necessário entender que a assinatura digital é usada para garantir a autenticidade, integridade e não repúdio de um documento, para tanto, ela utiliza algoritmos de criptografia assimétrica. Em outras palavras, é uma modalidade de assinatura eletrônica que fica vinculada a um documento eletrônico. Caso o documento sofra qualquer tipo de alteração a assinatura digital não poderá ser verificada e a validade será questionada.

Uma assinatura digital deve:

  • ser única para cada documento.
  • comprovar a autoria do documento eletrônico.
  • possibilitar a verificação da integridade do documento.
  • assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento eletrônico.

Por fim, no Brasil as assinaturas digitais devem estar em conformidade com a ICP Brasil. Além disso escrevemos um outro artigo que pode ajuda-lo a entender melhor sobre assinatura digital. Leia aqui.

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica funciona do mesmo jeito que uma assinatura no papel, apesar de se utilizar de meios digitais para tal. Afinal, o seu uso garante a validade de documentos eletrônicos. Há alguns tipos de assinatura eletrônica, no qual, podemos citar alguns conhecidos:

Diferente da assinatura digital, que pelo uso do PKI e processos ICP-Brasil, garantem autenticidade, integridade e não repúdio. A assinatura eletrônica busca outras formas para garantir isso coletando de informações para uma possível validação futura. Como exemplo, pode-se efetuar a coleta dos seguintes dados:

  • Data e hora em que foi feita a assinatura eletrônica.
  • Nome do usuário.
  • CPF do usuário.
  • IP do usuário.
  • Hash do documento.

Por fim, pode-se adicionar alguns controles para aumentar a segurança, como por exemplo, a assinatura eletrônica com chancela de terceiro agrega uma assinatura digital de um terceiro na assinatura eletrônica gerada de forma que garante a integridade do documento. Também escrevemos um artigo no blog da validade legal da assinatura eletrônica, não deixe de conferir aqui.

Sobre a Eval

A EVAL está a mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria, Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presente nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.

Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.

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