Categoria: Gestão de Documentos e Contratos

Teoria das Três idades: o ciclo de vida dos documentos de sua empresa

Autor do post Por Arnaldo Miranda
Data de publicação 22 de novembro de 2022
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Arquivos são essenciais para qualquer empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Eles registram a história da organização e auxiliam no cotidiano dos funcionários, fornecendo informações sobre produtos e serviços oferecidos. Com base nessa importância que foi criado a Teoria das Três Idades.

A Teoria das Três Idades é um modelo criado para gerenciar o ciclo de vida de um documento, se baseando na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento. Esse modelo foi desenvolvido pela primeira vez na década de 1970 por Jan Baetens.

Vamos entender um pouco mais sobre a Teoria das Três Idades e os benefícios para o ciclo de vida dos documentos das empresas.

A importância da Teoria das Três Idades no ciclo de vida dos documentos

Uma organização cria e utiliza documentos para atender às suas necessidades. Por meio deles, é possível registrar informações importantes sobre os produtos e serviços oferecidos, o histórico da empresa e outros dados relevantes.

Na prática, a Teoria das Três Idades cria as condições necessárias para gerenciar o ciclo de vida de um documento, se baseando na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento.

Essa teoria dividiu os documentos em três fases: arquivos correntes, intermediários e permanentes. Todo documento passa por diversas fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Arquivos correntes

Arquivos correntes são aqueles que são utilizados diariamente na rotina da empresa, com consultas frequentes. São documentos importantes para o cotidiano dos funcionários, por isso devem estar sempre à mão.

Exemplos de arquivos correntes:

Contratos;
Boletins informativos;
Folhetos e catálogos;
Guias de produtos;
Manual do usuário.

Arquivos intermediários

Arquivos intermediários são documentos que são utilizados de forma menos frequente, mas ainda precisam estar à mão para serem consultados quando necessário. São aqueles que não fazem parte da rotina diária, mas são importantes para a tomada de decisões na empresa.

Exemplos de arquivos intermediários:

Demonstrativos financeiros;
Balanços anuais;
Relatórios gerenciais;
Pesquisas de mercado.

Arquivos permanentes

As empresas mantêm documentos permanentes mesmo que não os utilizem com frequência, para consultas em momentos específicos ou para fins históricos.

Portanto, a empresa deve mantê-los para compreender o caminho percorrido pelo negócio, mesmo que eles não façam parte da rotina diária ou da tomada de decisões.

Exemplos de arquivos permanentes:

Atas de reuniões;
Contratos antigos;
Certidões;
Registros de funcionários;
Balanços anuais.

Os benefícios de aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa

A teoria das Três Idades cria as condições necessárias para gerenciar o ciclo de vida de um documento, se baseando na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento. Aplicar essa teoria aos arquivos da empresa é fundamental para que os funcionários tenham sempre à mão os documentos necessários para realizar suas atividades.

Aplicar a Teoria das Três Idades nos arquivos da empresa traz diversos benefícios, como:

Otimização do espaço físico;
Redução dos custos de armazenamento;
Melhor aproveitamento da capacidade de armazenamento;
Facilidade na recuperação dos documentos.

Além disso, a Teoria das Três Idades também auxilia na tomada de decisões sobre o destino final dos documentos. Através dela, é possível determinar quais arquivos devem ser eliminados e quais devem ser mantidos para fins históricos.

Como aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa

Aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa é importante para que os funcionários tenham sempre à mão os documentos necessários para realizar suas atividades.

Para aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa, é necessário em resumo:

1. Com base na Teoria das Três Idades, determine quais são os arquivos correntes, intermediários e permanentes

Para isso, a organização deve analisar a frequência de consulta e uso dos documentos, identificando aqueles que devem ser eliminados, para garantir a eficácia do processo.

2. Organizar os documentos de acordo com a frequência de consulta

A organização deve manter arquivos correntes sempre à mão e organizá-los de forma alfabética ou cronológica, enquanto deve armazenar arquivos intermediários e permanentes em um local separado para facilitar o acesso.

3. Armazenar os documentos de forma adequada

É importante detalhar bem esse projeto para garantir que tratemos todos os documentos da forma correta e armazenar arquivos permanentes em um local separado e fácil de encontrar.

As empresas geralmente optam por guardá-los em cópias digitais, a fim de economizar espaço.

4. Crie e implemente um plano de ação para cada tipo de arquivo

Após classificar os tipos de documentos e definir a forma de armazenamento, é preciso criar e implementar um plano de ação para cada tipo de arquivo.

O plano de ação irá indicar o que fazer com cada tipo de documento, quando e onde guardá-los e como descartá-los. É necessário detalhar bem esse projeto para garantir que tratemos todos os documentos da forma correta.

5. Implementar as medidas adotadas

Por fim, após criar o plano de ação, o próximo passo é implementá-lo, visando garantir a eficiência do processo de arquivamento.

É preciso cumprir todas as etapas do plano e monitorar o andamento para verificar se está tudo funcionando da forma correta. Após algum tempo, é possível fazer ajustes no plano para melhorar o processo de arquivamento.

evalSign é o primeiro passo para implementar a Teoria das Três idades e iniciar a gestão do ciclo de vida dos documentos de sua empresa

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A solução perfeita para empresas que buscam otimizar a gestão de documentos e contratos

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E, como o evalSign é uma assinatura digital, você pode ter certeza de que seus documentos estão seguros e protegidos.

Na prática, a solução evalSign apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:

1. Melhora a organização de documentos

Ao utilizar a solução evalSign, você pode organizar seus documentos de forma simples e rápida. Você e sua empresa têm acesso a todos os seus documentos em um só lugar – basta fazer o login na sua conta e você poderá acessar todos os seus documentos assinados.

O evalSign também oferece a opção de compartilhar documentos assinados com outras pessoas, o que torna ainda mais fácil e rápido o gerenciamento de documentos.

2. Aumenta a segurança na troca de informações

Com o evalSign, você pode ter certeza de que suas informações estão seguras. Isso porque todos os documentos são criptografados e ficam armazenados em servidores seguros.

A solução permite autenticação de usuário, aumentando a segurança no compartilhamento de documentos, e garante a validade jurídica desses documentos.

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Ao utilizar a solução evalSign, você pode otimizar seus processos internos, sendo possível assinar documentos em qualquer lugar do mundo, a qualquer momento – basta ter um dispositivo com internet.

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Ao utilizar a solução evalSign, você também contribui para um mundo melhor. Afinal, o evalSign é uma solução sustentável, que não utiliza papel ou outros materiais para funcionar.

Em outras palavras, a solução é totalmente digital, significando não haver desperdício de energia com impressões e outras atividades relacionadas ao uso do papel.

5. Facilita a gestão dos processos

Ao utilizar o evalSign, você também facilita a gestão dos seus processos. A solução permite monitorar todos os documentos assinados em um só lugar – basta fazer o login na sua conta para acompanhar o status de cada documento.

Bem como, a solução permite configurar alertas para notificar o usuário assim que um documento for assinado. O que significa que você não precisa ficar monitorando os processos manualmente.

6. É uma solução juridicamente válida

Ao utilizar a solução evalSign, a empresa pode ter certeza de que sua assinatura é válida juridicamente. Como também, o evalSign é certificado pelo ICP-Brasil, o que significa que sua assinatura tem a mesma validade jurídica de uma assinatura convencional.

Na prática, todos os documentos são criptografados e ficam armazenados em servidores seguros. Isso significa que sua assinatura está protegida contra fraudes e invasões de privacidade.

Por tudo isso, é evidente que o evalSign é a solução ideal para empresas de todos os tamanhos. Com a solução, você pode economizar tempo e dinheiro, além de contribuir para um mundo melhor. Experimente agora mesmo o evalSign e veja como sua empresa pode se beneficiar!

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Tags ciclo de vida de um documento, Teoria das Três Idades

Gestão de Documentos e Contratos Não categorizado

Assinatura de testemunha em contrato digital ainda é necessário?

Autor do post Por Arnaldo Miranda
Data de publicação 27 de setembro de 2022
Nenhum comentário em Assinatura de testemunha em contrato digital ainda é necessário?

No Brasil, ainda existem dúvidas sobre a necessidade de testemunhas em um contrato digital para ser válido.

Na prática, em alguns casos, acredita-se que, assim como nos contratos físicos, não são necessárias testemunhas para que um contrato digital seja vinculante.

Em outras situações, argumenta-se que, por ser um contrato digital, ou seja, um documento eletrônico, deve-se exigir testemunhas para ser considerado legal.

Outros casos ainda, sustenta-se que a validade de um contrato digital deve depender da jurisdição em que é feito.

Vamos entender todo o contexto e esclarecer todos esses pontos.

O que é um contrato digital?

Os contratos digitais podem ser entendidos como negócio ou acordo celebrado por meio eletrônico, ou seja, formado e assinado por meio de um dispositivo móvel ou computador.

No Brasil, desde 2006, é possível fazer contratos digitais válidos perante a lei. A Lei 11.419/06 regulamentou o uso da assinatura eletrônica no país e permitiu que contratos sejam fechados de forma online – sem a necessidade de papel ou caneta.

Desde então, contratos digitais têm sido adotados nas relações comerciais e pessoais, sejam elas de compra e venda, locação, prestação de serviços, contratação de planos de saúde, entre outras.

A facilidade de contratar online é uma das principais vantagens do contrato digital. Basta acessar o site da empresa ou o aplicativo para fazer o negócio, sem a necessidade de ir até uma loja física ou enfrentar filas para contratar um produto ou serviço.

Outro ponto positivo é que os contratos digitais são armazenados em segurança, evitando a perda de documentos importantes. Além disso, contratos digitais também podem ser facilmente compartilhados – basta enviar um e-mail para o contratado.

O papel das testemunhas na assinatura de um contrato

As testemunhas são geralmente exigidas para contratos e documentos importantes, como registros de compra e venda, aluguel e até mesmo na prestação de serviços.

O seu papel é o de certificar que as partes envolvidas na assinatura do contrato estão cientes dos seus direitos e obrigações.

Além disso, as testemunhas também garantem que as partes contratantes concordam com o conteúdo do contrato e que não há erro ou equívoco na hora da assinatura.

Porém, apesar do uso comum de testemunhas na formalização de negócios, não existe uma exigência obrigatória. De acordo com o artigo 104 do Código Civil, o contrato é válido desde que atenda três requisitos:

Seja realizado por agente capaz;
Trate de um objeto lícito, possível, determinado ou determinável;
Seja realizado de forma prescrita ou não defesa em lei.

Em outras palavras, os contratos possuem validade jurídica, ainda que não tenham testemunhas. Mesmo sem a presença delas, o documento representa um negócio jurídico.

Porém, um ponto de atenção é preciso ser destacado: o contrato sem testemunhas não poderá ser transformado em título extrajudicial. Isso, na prática, significa que as partes envolvidas não poderão executar o contrato na justiça caso uma das partes não cumpra com seus deveres.

O item III do artigo 784 do Código de Processo Civil diz que “para ser um título executivo extrajudicial, o contrato (neste contexto, denominado como documento particular) deverá ser assinado pelo devedor e por duas testemunhas”.

No entanto, a exigência de testemunhas para contratos digitais ainda é um assunto controverso e não há consenso sobre isso na legislação brasileira. Isto se deve ao fato de que ainda não existe uma normativa específica sobre contratos digitais no país.

Testemunhas em contrato digital: é necessário?

A assinatura de testemunha em contrato digital ainda é necessária? Essa é uma dúvida muito comum entre as pessoas que desejam contratar produtos e serviços pela internet.

Os contratos virtuais são, de fato, uma realidade no Brasil. A facilidade e a praticidade de contratar produtos e serviços online fazem com que essa modalidade seja uma das preferidas pelos consumidores.

A assinatura digital é um recurso tecnológico que garante a autenticidade do contrato e a validade jurídica das cláusulas contratuais. No entanto, para que o contrato seja válido, é preciso que as partes envolvidas na negociação sejam identificadas e que possuam um certificado digital válido.

Em termos práticos, assim como as testemunhas não são obrigatórias nos contratos físicos, elas também não são exigidas para o digital. No entanto, vale lembrar que a assinatura eletrônica de um contrato digital tem o mesmo valor jurídico da assinatura física.

O que diz a legislação sobre o papel das testemunhas na assinatura de um contrato digital?

De acordo com o entendimento adotado pela Terceira Turma do Superior Tribunal de Justiça (STJ), em sessão do julgamento do Recurso Especial n.º 1.495.920/DF, realizada em 15 de maio de 2018, o “Contrato eletrônico com assinatura digital, mesmo sem a presença de testemunhas, é título executivo”.

Para o Ministro Paulo de Tarso Sanseverino, relator do recurso sobre a validade do contrato eletrônico, a jurisprudência do STJ entende que o rol de títulos executivos extrajudiciais previstos pelo artigo 784 do Código de Processo Civil (CPC) é taxativo.

“É possível atribuir força executiva aos contratos eletrônicos em que estejam ausentes as assinaturas de duas testemunhas, a despeito da hipótese em questão não se encontrar descrita por referido dispositivo legal”.

Vale destacar que, para que os contratos eletrônicos contenham a mesma validade em relação aos contratos celebrados fisicamente é preciso a validação por meio do certificado digital de acordo com padrão exigido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

O STJ reconhece ainda a inconveniência de se exigir as assinaturas de duas testemunhas no âmbito dos contratos eletrônicos, cuja maior virtude “é a de propiciar que partes distantes entre si, possam manter relações contratuais de forma célere e pouco custosa”.

De modo que a imposição dos requisitos que são normalmente exigidos pelo artigo 784, CPC, poderia levar à inviabilização dos contratos digitais, principalmente no âmbito das transações comerciais.

Apesar de não existir uma legislação específica quanto a exigência de testemunhas na assinatura de um contrato digital, a posição adotada pelo STJ tem sido usada como base para garantir a desburocratização das relações contratuais.

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