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Categoría: Firma electrónica

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Firma electrónica Sin categorizar

Cómo establecer un flujo de trabajo digital eficaz

  • Autor de la entrada Por henrique.pires
  • Fecha de la entrada 4 de noviembre de 2022
  • No hay comentarios en Cómo establecer un flujo de trabajo digital eficaz

En los negocios, es esencial poder operar con eficacia, generando resultados positivos. Esto significa disponer de un proceso que permita el flujo productivo del trabajo de principio a fin. Para conseguirlo, muchas empresas están recurriendo al flujo de trabajo digital.

En resumen, un flujo de trabajo digital es un sistema que permite el intercambio de información y tareas de la empresa a través de la tecnología.

Al adoptar la digitalización de procesos, las empresas pueden mejorar la comunicación y la colaboración, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa.

Mediante un flujo de trabajo digital, las empresas pueden aprovechar los avances tecnológicos, como la adopción de firmas electrónicas para autenticar y garantizar la fiabilidad de los documentos digitales. Esto ayuda a garantizar la precisión y la responsabilidad en todo el proceso.

¿Cuáles son las ventajas de un flujo de trabajo digital?

Las empresas utilizan flujos de trabajo digitales para coordinar las actividades operativas y sincronizar la información entre sistemas. El objetivo es mejorar la eficiencia, la capacidad de respuesta y la rentabilidad a medida que las organizaciones redefinen el futuro del trabajo dentro de una empresa autónoma.

Si se hace correctamente, la implantación del flujo de trabajo digital puede proporcionar a las empresas beneficios para empleados y clientes, entre los que se incluyen:

  • Mayor productividad: los empleados pueden centrarse en tareas de valor añadido en lugar de tareas administrativas.
  • Reducción de los costes operativos: menos tiempo y material dedicados a imprimir, almacenar y enviar documentos.
  • Mejor comunicación y colaboración: los equipos pueden compartir fácilmente archivos e información, lo que facilita el trabajo conjunto.
  • Menor riesgo de errores: los documentos digitales son fáciles de rastrear y archivar, lo que reduce la pérdida de información importante.
  • Mayor flexibilidad: los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, momento o dispositivo.

¿A qué retos se enfrentan las empresas cuando implantan un flujo de trabajo digital?

Uno de los principales retos de la migración a un flujo de trabajo digital es la posibilidad de que surjan problemas técnicos. Si se produce algún tipo de fallo en el sistema, puede afectar directamente a la productividad del equipo.

Por lo tanto, es prioritario que las empresas se aseguren de que están utilizando un sistema fiable y bien probado antes de aplicar cualquier tipo de cambio.

Además, los empleados pueden encontrar cierta resistencia al cambiar a un nuevo sistema, lo que crea barreras para adaptarse a un flujo de trabajo digital.

Otro reto es formar adecuadamente al personal para que utilice el nuevo flujo de trabajo. Si los empleados no están familiarizados con las nuevas herramientas y tecnologías, pueden producirse retrasos en el proceso y aumentar el nivel de errores.

Es vital para el éxito de un flujo de trabajo digital que las empresas proporcionen instrucciones claras y detalladas sobre el nuevo proceso. La formación garantiza que todo el personal conozca los cambios.

 

 

¿Cómo establecer un flujo de trabajo digital eficaz?

La adopción con éxito de flujos de trabajo digitales requiere una cuidadosa planificación, implantación y mantenimiento. La automatización del flujo de trabajo digital puede ser tan sencilla o compleja como imaginemos.

Hemos separado los pasos clave para implantar un flujo de trabajo digital eficaz.

1. Realizar una auditoría del flujo de trabajo actual

Esto ayuda a evaluar las actividades operativas e identificar los puntos problemáticos. Así como la identificación de oportunidades para la automatización del flujo de trabajo. Es fundamental controlar el tiempo dedicado a cada tarea para determinar dónde están los principales cuellos de botella que hay que abordar con la implantación del flujo de trabajo digital.

2. Priorizar los procesos

La auditoría de flujos de trabajo ayuda a priorizar los procesos empresariales que más se benefician de la transición digital. Antes de iniciar la automatización, evalúe el impacto que tendrán los procesos en la experiencia de los empleados, los clientes y los resultados operativos.

La eliminación de redundancias es uno de los puntos importantes en el proceso de priorización de procesos. La automatización de actividades repetitivas o que consumen mucho tiempo puede aportar grandes ganancias de productividad.

El estudio de las principales áreas de oportunidad permite identificar los principales cuellos de botella de la empresa, dirigiendo los esfuerzos a las áreas que aportarán mayores beneficios al negocio.

3. Acabar con la resistencia mediante la formación de los trabajadores

La transición a la digitalización implica cambios en los procesos, la cultura organizativa y las relaciones laborales. A pesar de todas las ventajas que aporta la automatización, estos cambios pueden generar resistencia por parte de los trabajadores.

Por lo tanto, es fundamental para el éxito de un flujo de trabajo digital preparar a los empleados para los cambios, con formación y campañas que muestren los beneficios que la digitalización puede aportar a su vida diaria.

Implique a los empleados en el proyecto pidiéndoles su opinión sobre los cambios que se van a introducir. Esto ayudará a identificar problemas y soluciones desde el principio, así como a aumentar la adherencia a las nuevas prácticas.

4. Implantar el flujo de trabajo digital por fases

La implantación del flujo de trabajo digital debe hacerse por fases, para que los cambios se asimilen gradualmente y no repercutan negativamente en la rutina laboral.

Empiece por los procesos más sencillos y mejore gradualmente las herramientas y automatice los procesos más complejos. De este modo, es posible adaptar la cultura organizativa al nuevo modelo de trabajo, garantizando el éxito de la iniciativa.

Disponga de un plan de contingencia para los procesos que no estén automatizados, que garantice la continuidad de la empresa en caso de que surjan problemas con la implantación del flujo digital.

5. Utilizar la firma digital para optimizar el flujo de trabajo digital

La firma digital es una herramienta indispensable para implantar un flujo de trabajo digital eficaz. Permite firmar y validar documentos electrónicamente, sin necesidad de imprimirlos, firmarlos y enviarlos físicamente.

En la práctica, la firma digital contribuye a agilizar la toma de decisiones, ya que las personas implicadas en el proceso pueden firmar documentos a distancia, en cualquier momento.

Al permitir la firma electrónica de documentos desde cualquier dispositivo conectado a internet, la firma digital agiliza la aprobación de documentos, lo que reduce el tiempo necesario para completar las tareas.

Además de ser una solución segura y fiable, la firma digital también permite el seguimiento de los documentos, garantizando más transparencia y control sobre el flujo de trabajo digital.

e-valSign es más que una firma electrónica, es una experiencia digital

Si busca una forma rápida, sencilla y segura de firmar documentos y adoptar un flujo de trabajo digital eficaz, e-valSign es la solución perfecta para usted. La solución e-valSign es algo más que una firma electrónica: es una experiencia digital que hace que firmar documentos sea sencillo y rápido.

Ofrecida por E-VAL Technology, para optimizar el proceso de firma o recogida de firmas de clientes de diferentes sectores y tamaños de empresa de forma electrónica, la solución e-valSign es una solución completa para flujos de trabajo de aprobación de documentos, firmas digitales avanzadas y seguimiento del estado de los documentos.

Permite firmar documentos electrónicamente, en cualquier lugar y en cualquier momento, de forma práctica, segura y dinámica. Diseñado para optimizar rápidamente la forma en que las empresas entregan, revisan, aprueban y firman los documentos empresariales. Y como e-valSign es una firma digital, puede estar seguro de que sus documentos están a salvo y protegidos.

e-valSign proporciona una plataforma de firma digital rápida y sencilla para enviar, visualizar, firmar y devolver sus documentos electrónicos.

e-valSign es la solución perfecta para empresas de todos los tamaños

Tanto si es una pequeña empresa como una gran corporación, e-valSign puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero. En la práctica, no es necesario imprimir documentos ni hacer copias para cada persona.

Y como e-valSign es una firma digital, puede estar seguro de que sus documentos están a salvo y protegidos.

En la práctica, la solución e-valSign presenta como ventajas prácticas la gestión de un gran número de contratos y otros documentos:

1. mejora la organización de los documentos

Gracias a la solución e-valSign, podrá organizar sus documentos de forma sencilla y rápida. Usted y su empresa tienen acceso a todos sus documentos en un solo lugar: sólo tiene que iniciar sesión en su cuenta y podrá acceder a todos sus documentos firmados.

e-valSign también ofrece la opción de compartir documentos firmados con otras personas, lo que facilita y agiliza aún más la gestión de documentos.

2. Aumenta la seguridad en el intercambio de información

Con e-valSign, puede estar seguro de que su información está protegida. Esto se debe a que todos los documentos están encriptados y se almacenan en servidores seguros.

La solución ofrece la opción de autenticación de usuarios, lo que hace que compartir documentos sea aún más seguro, además de tener validez legal.

3. Optimizar los procesos

Utilizando la solución e-valSign, puede optimizar sus procesos internos, siendo posible firmar documentos en cualquier lugar del mundo y en cualquier momento: todo lo que necesita es un dispositivo con conexión a Internet.

Puede crear documentos PDF y enviarlos para su firma con sólo unos clics. Esto significa que ya no tendrá que preocuparse de enviar documentos en papel para su firma.

4. Es aún más sostenible

Al utilizar la solución e-valSign, usted también contribuye a un mundo mejor. Esto se debe a que e-valSign es una solución sostenible, que no utiliza papel ni otros materiales para funcionar.

Además, la solución es totalmente digital, lo que significa que no se desperdicia energía en impresión y otras actividades relacionadas con el papel.

5. Facilita la gestión de los procesos

Al utilizar e-valSign, también facilita la gestión de sus procesos. Con la solución puede supervisar todos los documentos firmados en un solo lugar: sólo tiene que iniciar sesión en su cuenta para seguir el estado de cada documento.

Además, puede configurar alertas para que se le notifique en cuanto se firme un documento. Esto significa que no tiene que seguir supervisando los procesos manualmente.

6. Es una solución jurídicamente válida

Al utilizar la solución e-valSign, también puede estar seguro de que su firma es legalmente válida. Esto se debe a que e-valSign está certificado por ICP-Brasil, lo que significa que su firma tiene la misma validez legal que una firma convencional.

En la práctica, todos los documentos se codifican y almacenan en servidores seguros. Esto significa que su suscripción está protegida contra el fraude y las invasiones de la privacidad.

Por todas estas razones, está claro que e-valSign es la solución ideal para empresas de todos los tamaños. Con esta solución, podrá ahorrar tiempo y dinero y contribuir a un mundo mejor. Pruebe e-valSign ahora mismo y vea cómo puede beneficiarse su empresa.

Si busca una forma rápida, sencilla y segura de firmar documentos, e-valSign es la solución perfecta para usted.

E-VAL Technology es una empresa de seguridad de la información especializada en firma digital, autenticación y protección de datos que se ha consolidado en el mercado tecnológico, siguiendo la evolución del desarrollo de software para la seguridad de la información en Brasil.

Hay más de 24 millones de documentos firmados digitalmente, 25 millones de transacciones realizadas, más de 200 Proyectos desarrollados para diversas instituciones y más de 50 clientes en el sistema que utilizan nuestras soluciones.

Además de la garantía técnica de E-VAL, que incluye un equipo de expertos con un largo historial de éxitos y espíritu pionero en tecnología y seguridad de la información, queremos ofrecerle una suscripción gratuita a la solución e-valSign para que pruebe y compruebe que es posible transformar la forma en que prepara, firma y gestiona contratos y otros documentos en su empresa.

Acerca de la tecnología E-VAL

A Tecnología E-VAL actúa hace más de 17 años ofreciendo soluciones de seguridad de la información al mercado, siendo pionera en iniciativas en el uso de la certificación digital en Brasil, como, SPB, COMPEAutenticación, Firma digital de contratos, Gestión de claves y protección de datos e almacenamiento de claves criptográficas para los segmentos de entidades financieras, educación e industria.


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Automatización de contratos: garantía de seguridad para su empresa

  • Autor de la entrada Por henrique.pires
  • Fecha de la entrada 4 de noviembre de 2022
  • No hay comentarios en Automatización de contratos: garantía de seguridad para su empresa

No es ningún secreto que el mundo empresarial es cada vez más competitivo. Para mantenerse a la vanguardia, las empresas necesitan encontrar formas de ser más eficientes y ahorrar tiempo y dinero. Una forma de hacerlo es mediante la automatización de los contratos a través de la tecnología.

Al adoptar la automatización de contratos, las empresas pueden reducir el tiempo necesario para negociar y firmar nuevos acuerdos, así como minimizar el riesgo de error humano.

Ventajas de la automatización de los contratos en las empresas

La gestión empresarial es una parte fundamental de cualquier empresa. La automatización de los contratos permite ahorrar tiempo y dinero, además de reducir el riesgo de error humano.

Algunas de las ventajas de automatizar la gestión de contratos son:

Mayor eficacia

La automatización de contratos puede ayudar a las empresas a procesar los acuerdos con mayor rapidez y facilidad. Esto puede ahorrar tiempo y permitir a los empleados centrarse en otras tareas.

Costes reducidos

La automatización de la gestión de contratos puede ayudar a las empresas a reducir los costes administrativos. La automatización de contratos también puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero en costes de impresión y correo.

Reducción del riesgo de error

Al automatizar el proceso de gestión de contratos, las empresas pueden minimizar el riesgo de error humano. Esto puede ayudar a garantizar que los contratos se tramitan con precisión y a tiempo.

Mayor cumplimiento

La automatización de contratos ayuda a las empresas a garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y las mejores prácticas del sector, como la Ley General de Protección de Datos (LGPD). Esto puede ayudar a proteger a las empresas de costosas multas y litigios.

Normalización de procesos

Otra gran ventaja de la automatización de contratos es la normalización de los procesos. Con la automatización, las empresas pueden crear contratos utilizando plantillas predefinidas, lo que hace que el proceso sea más rápido y menos propenso a errores.

Mayor satisfacción del cliente

Las empresas pueden mejorar la satisfacción de sus clientes mediante la automatización de los contratos proporcionándoles información precisa y puntual sobre sus nuevos negocios. Esto puede ayudar a las empresas a construir y mantener buenas relaciones con sus clientes.

Automatización de contratos en la práctica

Hay que tener en cuenta algunos aspectos a la hora de implantar la automatización de contratos en las empresas:

  1. Seleccionar la solución adecuada – es fundamental en un proceso de automatización de contratos seleccionar un software diseñado específicamente para la gestión de contratos. La solución debe ofrecer funciones como el ensamblaje de documentos, la firma electrónica y la automatización del flujo de trabajo.
  2. Formación de los trabajadores – Tras seleccionar la solución adecuada, es crucial formar a sus empleados sobre cómo utilizarla. Asegúrese de proporcionar al personal la formación y el apoyo adecuados para que puedan utilizar el software con eficacia.
  3. Aplicación de buenas prácticas – Al implantar la automatización de contratos, se recomienda seguir las mejores prácticas de gestión de contratos. Esto incluye cosas como crear plantillas estándar, mantener registros precisos y seguir el procedimiento adecuado para las aprobaciones.
  4. Control del rendimiento – Tras implantar un sistema automatizado de gestión de contratos, es fundamental supervisar su rendimiento. Esto le ayudará a identificar las áreas en las que se puede mejorar el sistema.

Como hemos visto, la automatización de contratos ofrece numerosas ventajas a las empresas. Al automatizar el proceso de gestión de contratos, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero y reducir el riesgo de errores humanos.

A la hora de seleccionar e implantar una automatización de contratos, se recomienda tener en cuenta todos los puntos aquí expuestos. Así se asegurará de que su empresa saca el máximo partido de esta potente herramienta.

 

 

La importancia de la firma digital en la automatización de los contratos

Las empresas empiezan a darse cuenta de las ventajas de la automatización de los contratos. Asociada a la solución automatizada, la firma digital se utiliza como medio para garantizar la seguridad de todo este nuevo proceso de gestión de contratos.

La firma digital es una forma de autenticación e integridad de datos que garantiza la autoría del documento y su origen. Además, la firma digital también puede utilizarse para garantizar la confidencialidad de los datos.

La firma digital se realiza a través de un certificado digital, un archivo cifrado que contiene información sobre el propietario del certificado. Se utiliza para firmar documentos electrónicamente, por ejemplo en la automatización de contratos.

Las firmas digitales tienen varias ventajas sobre las firmas manuales:

  • Autenticación – la firma digital es una forma de autenticación que garantiza la autoría del documento y su origen y también puede utilizarse para garantizar la confidencialidad de los datos.
  • Integridad: al garantizar la integridad de los datos, la firma digital también asegura que los datos no han sido alterados en medio del camino. La firma digital permite al destinatario verificar la autoría del documento.
  • Seguridad: una firma digital es más segura que las firmas manuales, ya que está cifrada y puede ser verificada por un tercero.
  • Confidencialidad – La firma digital también se utiliza para garantizar la confidencialidad de los datos. Esto significa que los datos no se divulgarán sin el consentimiento del propietario del certificado.

La integración entre la automatización de contratos y la firma digital

Las firmas digitales son cada vez más populares como forma de garantizar la seguridad de los datos.

A su vez, la automatización de contratos es una herramienta cada vez más utilizada por las empresas para gestionar sus acuerdos. La combinación de estas dos herramientas puede proporcionar una solución sólida y segura para la gestión de contratos.

Por ejemplo, la automatización de contratos puede utilizarse para crear plantillas, firmar documentos electrónicamente y gestionar el flujo de trabajo de los contratos.

Mientras tanto, la firma digital también se utiliza para autenticar la autoría del documento, asegurar la integridad de los datos y garantizar su confidencialidad.

La combinación de estas dos herramientas ofrece una solución sólida y segura para la gestión de contratos. Esto facilita a las empresas el cumplimiento de sus contratos y reduce el riesgo de error humano.

e-valSign es el primer paso hacia la automatización eficaz de los contratos

Si busca una forma rápida, sencilla y segura de firmar documentos y adoptar un flujo de trabajo digital eficaz, e-valSign es la solución perfecta para usted. La solución e-valSign es más que una firma electrónica: es una experiencia digital que hace que firmar documentos sea sencillo y rápido.

La solución e-valSign, ofrecida por Eval para optimizar el proceso de firma o recogida electrónica de firmas de clientes de distintos sectores y tamaños de empresa, es una solución completa para flujos de trabajo de aprobación de documentos, firmas digitales avanzadas y seguimiento del estado de los documentos.

Permite firmar documentos electrónicamente, en cualquier lugar y en cualquier momento, de forma práctica, segura y dinámica. Diseñado para optimizar rápidamente la forma en que las empresas entregan, revisan, aprueban y firman los documentos empresariales. Y como e-valSign es una firma digital, puede estar seguro de que sus documentos están a salvo y protegidos.

e-valSign proporciona una plataforma de firma digital rápida y sencilla para enviar, visualizar, firmar y devolver sus documentos electrónicos.

e-valSign es la solución perfecta para empresas de todos los tamaños

Tanto si es una pequeña empresa como una gran corporación, e-valSign puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero. En la práctica, no es necesario imprimir documentos ni hacer copias para cada persona.

Y como e-valSign es una firma digital, puede estar seguro de que sus documentos están a salvo y protegidos.

En la práctica, la solución e-valSign presenta como ventajas prácticas la gestión de un gran número de contratos y otros documentos:

1. mejora la organización de los documentos

Gracias a la solución e-valSign, podrá organizar sus documentos de forma sencilla y rápida. Usted y su empresa tienen acceso a todos sus documentos en un solo lugar: sólo tiene que iniciar sesión en su cuenta y podrá acceder a todos sus documentos firmados.

e-valSign también ofrece la opción de compartir documentos firmados con otras personas, lo que facilita y agiliza aún más la gestión de documentos.

2. Aumenta la seguridad en el intercambio de información

Con e-valSign, puede estar seguro de que su información está protegida. Esto se debe a que todos los documentos están encriptados y se almacenan en servidores seguros.

La solución ofrece la opción de autenticación de usuarios, lo que hace que compartir documentos sea aún más seguro, además de tener validez legal.

3. Optimiza los procesos mediante la automatización de los contratos

Utilizando la solución e-valSign, puede optimizar sus procesos internos, siendo posible firmar documentos en cualquier lugar del mundo y en cualquier momento: todo lo que necesita es un dispositivo con conexión a Internet.

Puede crear documentos PDF y enviarlos para su firma con sólo unos clics. Esto significa que ya no tendrá que preocuparse de enviar documentos en papel para su firma.

4. Es aún más sostenible

Al utilizar la solución e-valSign, usted también contribuye a un mundo mejor. Esto se debe a que e-valSign es una solución sostenible, que no utiliza papel ni otros materiales para funcionar.

Además, la solución es totalmente digital, lo que significa que no se desperdicia energía en impresión y otras actividades relacionadas con el papel.

5. Facilita la gestión de los procesos

Al utilizar e-valSign, también facilita la gestión de sus procesos. Con la solución puede supervisar todos los documentos firmados en un solo lugar: sólo tiene que iniciar sesión en su cuenta para seguir el estado de cada documento.

Además, puede configurar alertas para que se le notifique en cuanto se firme un documento. Esto significa que no tiene que seguir supervisando los procesos manualmente.

6. Es una solución jurídicamente válida

Al utilizar la solución e-valSign, también puede estar seguro de que su firma es legalmente válida. Esto se debe a que e-valSign está certificado por ICP-Brasil, lo que significa que su firma tiene la misma validez legal que una firma convencional.

En la práctica, todos los documentos se codifican y almacenan en servidores seguros. Esto significa que su suscripción está protegida contra el fraude y las invasiones de la privacidad.

Por todas estas razones, está claro que e-valSign es la solución ideal para empresas de todos los tamaños. Con esta solución, podrá ahorrar tiempo y dinero y contribuir a un mundo mejor. Pruebe e-valSign ahora mismo y vea cómo puede beneficiarse su empresa.

Si busca una forma rápida, sencilla y segura de firmar documentos, e-valSign es la solución perfecta para usted.

Eval es una empresa de seguridad de la información especializada en firma digital, autenticación y protección de datos

Que se ha consolidado en el mercado de tecnología, acompañando la evolución del desarrollo de software para seguridad de la información en Brasil.

Hay más de 24 millones de documentos firmados digitalmente, 25 millones de transacciones realizadas, más de 200 Proyectos desarrollados para diversas instituciones y más de 50 clientes en el sistema que utilizan nuestras soluciones.

Además de la garantía técnica de Eval, que incluye un equipo de expertos con una larga trayectoria de éxito y espíritu pionero en tecnología y seguridad de la información, queremos ofrecerle una suscripción gratuita a la solución e-valSign para que pruebe y compruebe que es posible transformar la forma en que prepara, firma y gestiona contratos y otros documentos en su empresa.

Acerca de Eval

Eval ofrece soluciones de seguridad de la información al mercado desde hace más de 18 años, siendo pionera en Brasil en iniciativas de certificación digital, como SPB, COMPE, PIX, Autenticación, Firma Electrónica de Contratos, Gestión de Claves y Protección de Datos y almacenamiento de claves criptográficas para instituciones financieras, sanidad, educación e industria.


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Firma electrónica

¿Documento digital o en papel? Cómo mejorar la productividad y la eficacia de las empresas

  • Autor de la entrada Por henrique.pires
  • Fecha de la entrada 4 de noviembre de 2022
  • No hay comentarios en ¿Documento digital o en papel? Cómo mejorar la productividad y la eficacia de las empresas

La productividad y la eficiencia de las empresas están directamente relacionadas con la forma en que se generan, almacenan y distribuyen los documentos. De hecho, son muchos los factores que influyen en la productividad de las empresas, como la capacidad de sus empleados, la calidad de los productos y servicios ofrecidos, así como el mercado de consumo. Es entonces cuando los documentos digitales marcan la diferencia.

Pero el factor más destacado es la forma en que se generan y distribuyen los documentos.

Los documentos impresos siguen siendo muy utilizados en las empresas por su facilidad de producción. Pero los documentos digitales tienen varias ventajas sobre los impresos: son más fáciles de editar, cuestan menos de producir, pueden distribuirse electrónicamente, etc.

A pesar de las ventajas del documento digital, las empresas siguen resistiéndose al cambio. A menudo, el uso del papel es una tradición en la empresa y los empleados no están acostumbrados a trabajar con documentos digitales.

Otros factores que contribuyen a esta resistencia son: el temor a la inseguridad de los datos almacenados en los ordenadores, el miedo al cambio, la falta de formación de los empleados para utilizar los nuevos recursos digitales, etc.

Pero las empresas que adoptan el documento digital pueden tener mayor productividad que las que siguen utilizando documentos en papel. Esto se debe a que su versión digitalizada facilita el flujo de información, la comunicación interna y externa de la empresa y el intercambio de archivos.

Además, el documento digital es más fácil de editar y almacenar que el impreso.

Ventajas de utilizar el documento digital en el lugar de trabajo

La productividad y eficacia de las empresas dependen, en gran medida, del uso de herramientas y procesos que faciliten el trabajo. Una de esas herramientas es el documento digital, cada vez más popular en el entorno empresarial.

Las ventajas de utilizar el documento digital son numerosas. Entre ellas, destacan la facilidad de almacenamiento, la búsqueda rápida de información, la seguridad de los datos y la reducción de los costes operativos.

  • Almacenamiento de documentos en un servidor en la nube permite a los empleados acceder a la información siempre que la necesiten, independientemente del dispositivo utilizado (ordenador, móvil o tableta). Además, los documentos están protegidos contra pérdida, robo o hurto.
  • Búsqueda rápida de información es otra de las ventajas de utilizar documentos digitales. Con los documentos organizados en carpetas virtuales e indexados por palabras clave, es posible encontrar rápidamente lo que se desea saber.
  • Seguridad de los datos es un aspecto fundamental en la era de la información. Con los documentos almacenados en servidores seguros, las posibilidades de fuga de información se reducen considerablemente.
  • Por último, los costes de explotación pueden reducirse significativamente con el uso de documentos digitales. Imprimir papel consume una cantidad significativa de insumos de oficina. Hoy en día, esto ya no es necesario, ya que todos los documentos pueden imprimirse directamente desde el ordenador.

Como vemos, el uso de documentos digitales tiene varias ventajas. No obstante, cabe señalar que el éxito de la implantación de un sistema de documentación digital depende de la elección de una solución adecuada a las necesidades de la empresa.

En la práctica, elegir la herramienta adecuada es la base para garantizar la productividad y la eficacia en las empresas.

 

 

La adopción de documentos digitales consolida el camino de las empresas que persiguen la Transformación Digital

El BID (Banco Interamericano de Desarrollo) ha publicado estudios sobre
los beneficios económicos de los programas de digitalización del Ayuntamiento de São Paulo
. El estudio señalaba que la transformación digital generaba para la sociedad (ciudadanos y empresas) una reducción media del 74% en el coste unitario de una solicitud de servicio público.

También según el estudio de BID, la reducción del coste de solicitar un servicio en la esfera pública estatal incluye una reducción del 47% en impresión y franqueo. Esto se debe a la posibilidad de recibir y enviar información y documentos a través de canales digitales, lo que también reduce o elimina la necesidad de enviar vales y tarjetas por correo.

Se trata de transformaciones que afectan no sólo al servicio público, sino a empresas de distintos sectores y tamaños. Una de las ganancias más importantes es la productividad y, por consiguiente, la reducción de los costes de explotación.

La productividad de las empresas está directamente relacionada con el uso de documentos digitales. La herramienta adecuada para cada tipo de empresa puede facilitar la gestión de documentos, automatizar procesos y obtener información en tiempo real. Esto permite a los equipos centrarse en las estrategias empresariales más importantes para el crecimiento de la empresa.

Además, la transmisión de documentos digitales es más rápida y segura que la transmisión física, con menos posibilidades de errores y retrasos. Esto beneficia a las empresas que tratan de cumplir los requisitos de protección de datos y privacidad, como la
Ley General de Protección de Datos (LGPD
).

En un mundo en el que la tecnología evoluciona, es vital que las empresas se mantengan al día para seguir siendo competitivas.

Las empresas que quieren prosperar en el siglo XXI necesitan ser ágiles y eficientes. Para alcanzar estos objetivos, es esencial adoptar nuevas tecnologías y métodos que mejoren la productividad. Una de esas tecnologías es, sin duda, el uso de documentos digitales en lugar de impresos.

Como hemos visto, el uso de documentos digitales en un entorno empresarial tiene muchas ventajas. Se puede acceder a ellos desde cualquier ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet. Esto significa que los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, lo que aumenta la flexibilidad y la eficacia.

Además, los documentos digitales pueden compartirse fácilmente con otras personas, lo que permite una colaboración más rápida en los proyectos. Y como ocupan menos espacio físico que los documentos impresos, las empresas pueden ahorrar dinero en costes de almacenamiento.

Así que si está buscando formas de mejorar la productividad, agilidad y eficiencia de su empresa, considere la posibilidad de adoptar el uso de documentos digitales. Es una decisión que sin duda beneficiará a su empresa a largo plazo.

e-valSign es la solución que impulsa la adopción de documentos digitales en las empresas

Si busca una forma rápida, sencilla y segura de firmar documentos y adoptar un flujo de trabajo digital eficaz, e-valSign es la solución perfecta para usted. La solución e-valSign es más que una firma electrónica: es una experiencia digital que hace que firmar documentos sea sencillo y rápido.

La solución e-valSign, ofrecida por Eval para optimizar el proceso de firma o recogida electrónica de firmas de clientes de distintos sectores y tamaños de empresa, es una solución completa para flujos de trabajo de aprobación de documentos, firmas digitales avanzadas y seguimiento del estado de los documentos.

Permite firmar documentos electrónicamente, en cualquier lugar y en cualquier momento, de forma práctica, segura y dinámica. Diseñado para optimizar rápidamente la forma en que las empresas entregan, revisan, aprueban y firman los documentos empresariales. Y como e-valSign es una firma digital, puede estar seguro de que sus documentos están a salvo y protegidos.

e-valSign proporciona una plataforma de firma digital rápida y sencilla para enviar, visualizar, firmar y devolver sus documentos electrónicos.

e-valSign es la solución perfecta para empresas de todos los tamaños

Tanto si es una pequeña empresa como una gran corporación, e-valSign puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero. En la práctica, no es necesario imprimir documentos ni hacer copias para cada persona.

Y como e-valSign es una firma digital, puede estar seguro de que sus documentos están a salvo y protegidos.

En la práctica, la solución e-valSign presenta como ventajas prácticas la gestión de un gran número de contratos y otros documentos:

1. mejora la organización de los documentos

Gracias a la solución e-valSign, podrá organizar sus documentos de forma sencilla y rápida. Usted y su empresa tienen acceso a todos sus documentos en un solo lugar: sólo tiene que iniciar sesión en su cuenta y podrá acceder a todos sus documentos firmados.

e-valSign también ofrece la opción de compartir documentos firmados con otras personas, lo que facilita y agiliza aún más la gestión de documentos.

2. Aumenta la seguridad en el intercambio de información mediante el uso del documento digital

Con e-valSign, puede estar seguro de que su información está protegida. Esto se debe a que todos los documentos están encriptados y se almacenan en servidores seguros.

La solución ofrece la opción de autenticación de usuarios, lo que hace que compartir documentos sea aún más seguro, además de tener validez legal.

3. El documento digital optimiza los procesos

Utilizando la solución e-valSign, puede optimizar sus procesos internos, siendo posible firmar documentos en cualquier lugar del mundo y en cualquier momento: todo lo que necesita es un dispositivo con conexión a Internet.

Puede crear documentos PDF y enviarlos para su firma con sólo unos clics. Esto significa que ya no tendrá que preocuparse de enviar documentos en papel para su firma.

4. Es aún más sostenible

Al utilizar la solución e-valSign, usted también contribuye a un mundo mejor. Esto se debe a que e-valSign es una solución sostenible, que no utiliza papel ni otros materiales para funcionar.

Además, la solución es totalmente digital, lo que significa que no se desperdicia energía en impresión y otras actividades relacionadas con el papel.

5. Facilita la gestión de los procesos

Al utilizar e-valSign, también facilita la gestión de sus procesos. Con la solución puede supervisar todos los documentos firmados en un solo lugar: sólo tiene que iniciar sesión en su cuenta para seguir el estado de cada documento.

Además, puede configurar alertas para que se le notifique en cuanto se firme un documento. Esto significa que no tiene que seguir supervisando los procesos manualmente.

6. Es una solución jurídicamente válida

Al utilizar la solución e-valSign, también puede estar seguro de que su firma es legalmente válida. Esto se debe a que e-valSign está certificado por ICP-Brasil, lo que significa que su firma tiene la misma validez legal que una firma convencional.

En la práctica, todos los documentos se codifican y almacenan en servidores seguros. Esto significa que su suscripción está protegida contra el fraude y las invasiones de la privacidad.

Por todas estas razones, está claro que e-valSign es la solución ideal para empresas de todos los tamaños. Con esta solución, podrá ahorrar tiempo y dinero y contribuir a un mundo mejor. Pruebe e-valSign ahora mismo y vea cómo puede beneficiarse su empresa.

Si busca una forma rápida, sencilla y segura de firmar documentos, e-valSign es la solución perfecta para usted.

Eval es una empresa de seguridad de la información especializada en firma digital, autenticación y protección de datos

Que se ha consolidado en el mercado de tecnología, acompañando la evolución del desarrollo de software para seguridad de la información en Brasil.

Hay más de 24 millones de documentos firmados digitalmente, 25 millones de transacciones realizadas, más de 200 Proyectos desarrollados para diversas instituciones y más de 50 clientes en el sistema que utilizan nuestras soluciones.

Además de la garantía técnica de Eval, que incluye un equipo de expertos con una larga trayectoria de éxito y espíritu pionero en tecnología y seguridad de la información, queremos ofrecerle una suscripción gratuita a la solución e-valSign para que pruebe y compruebe que es posible transformar la forma en que prepara, firma y gestiona contratos y otros documentos en su empresa.

Acerca de Eval

Eval ofrece soluciones de seguridad de la información al mercado desde hace más de 18 años, siendo pionera en Brasil en iniciativas de certificación digital, como SPB, COMPE, PIX, Autenticación, Firma Electrónica de Contratos, Gestión de Claves y Protección de Datos y almacenamiento de claves criptográficas para instituciones financieras, sanidad, educación e industria.

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