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Firma digital

Firma digital: un requisito obligatorio en la Nueva Norma TISS 04.01.00 para proveedores y operadores sanitarios

La Agencia Nacional de Salud Suplementaria (ANS) anunció recientemente la implementación de la nueva Norma TISS 04.01.00, que incluye la exigencia de firma digital para todos los prestadores y operadores de salud.

Este cambio representa un hito importante en el sector, al aportar mayor seguridad, fiabilidad y eficiencia a los procesos relacionados con la salud y en la protección y privacidad de los datos de los pacientes.

En este artículo, analizaremos los puntos relevantes de este requisito en relación con la adopción de la firma digital, las ventajas y los retos, y cómo Eval, empresa especializada en soluciones de firma digital, puede ayudar en esta transición.

Firma digital en TISS 04.01.00: requisito obligatorio de seguridad y conformidad en el sector sanitario

Antes de repasar el concepto de firma digital, cabe destacar el requisito establecido por la Agencia Nacional de Salud Suplementaria (ANS) para la adopción de la firma digital en la nueva norma TISS 04.01.00.

Este requisito pretende garantizar la seguridad, autenticidad e integridad de la información intercambiada entre proveedores y operadores sanitarios.

La implantación de la firma digital, en la práctica, aporta importantes beneficios para los implicados, al mismo tiempo que supone un reto para la adecuación de los procesos y sistemas utilizados por las instituciones sanitarias.

Acerca de la firma digital

Como tecnología criptográfica, la firma digital permite verificar la autenticidad e integridad de los documentos digitales, garantizando que su contenido, así como el remitente, son legítimos y no han sido manipulados.

Además, la firma digital tiene validez legal, lo que garantiza que los documentos firmados digitalmente tienen el mismo valor jurídico que los documentos físicos firmados manualmente.

Al adoptar la firma digital en TISS 04.01.00, los proveedores y operadores sanitarios garantizan no sólo el cumplimiento de los requisitos de ANS, sino que también obtienen una serie de beneficios que repercuten directamente en sus operaciones y relaciones.

Ventajas de la firma digital para proveedores y operadores sanitarios

La adopción de la firma digital en la nueva norma TISS 04.01.00 aporta varias ventajas a los proveedores y operadores sanitarios:

  1. Mayor seguridad y menor fraude:

Con el uso de criptografía avanzada y certificados digitales, la firma digital garantiza la autenticidad e inalterabilidad de los documentos intercambiados, minimizando el riesgo de fraude y fuga de información sensible de los pacientes.

  1. Mejorar la eficacia operativa:

La adopción de la firma digital agiliza los procesos de intercambio de información, reduce la burocracia asociada a la verificación manual de la autenticidad y las firmas, y elimina la necesidad de documentos físicos, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos.

  1. Mayor confianza entre los implicados:

El uso de la firma digital refuerza la confianza entre proveedores, operadores e instituciones sanitarias, ya que garantiza la autenticidad e integridad de la información intercambiada y aumenta la credibilidad de las partes implicadas.

  1. Transparencia y trazabilidad:

La firma digital promueve una mayor transparencia y trazabilidad en los procesos de intercambio de información, ya que cada documento tiene un registro cifrado que puede rastrearse y verificarse, lo que facilita la auditoría y el control del proceso.

  1. Agilidad en la resolución de conflictos:

La garantía de autenticidad e integridad que proporciona la firma digital facilita la resolución de litigios entre los implicados, permitiendo una toma de decisiones más rápida y eficaz.

Superación de los retos y repercusiones de la aplicación de la firma digital en TISS 04.01.00

Aunque la adopción de la firma digital en TISS 04.01.00 aporta numerosos beneficios a los proveedores y operadores sanitarios, puede plantear retos e impactos que deben ser considerados y gestionados.

Examinaremos los principales retos y repercusiones de la implantación de la firma digital, y ofreceremos ideas sobre cómo superarlos y garantizar una transición satisfactoria.

Adaptación tecnológica

La implantación de la firma digital requiere la adopción de nuevas tecnologías e infraestructuras informáticas.

Los proveedores y operadores sanitarios deben invertir en sistemas y soluciones compatibles con la nueva norma, garantizando una integración eficaz con los procesos existentes.

Para superar este reto, es esencial contar con socios especializados, como Eval, que puedan proporcionar apoyo técnico y orientación durante la transición.

Formación y capacitación de los empleados

El paso a la firma digital exige que los empleados de las instituciones sanitarias comprendan y se adapten a los nuevos procesos y herramientas.

Es fundamental invertir en formación y capacitación, garantizando que todo el mundo pueda utilizar las nuevas tecnologías y contribuir a la eficacia y seguridad de los procesos.

Sensibilización sobre la importancia de la seguridad digital

La implantación de la firma digital exige un cambio en la cultura organizativa, que haga hincapié en la importancia de la seguridad digital y el tratamiento adecuado de la información de los pacientes.

Los proveedores y operadores deben promover la concienciación entre sus empleados y establecer políticas y procedimientos claros para garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos.

Gestión de costes e inversiones

La transición a la firma digital puede generar costes adicionales relacionados con la adquisición de tecnología, la formación y la asistencia.

Sin embargo, hay que tener en cuenta los beneficios a largo plazo que aportan las firmas digitales, como la reducción de los costes operativos y el aumento de la eficacia y la seguridad.

Planificar y gestionar eficazmente las inversiones es crucial para minimizar el impacto financiero y garantizar un rendimiento positivo.

Control y cumplimiento de la normativa

ANS establece normas y plazos específicos para la implantación de la firma digital en TISS 04.01.00 (
prorrogado hasta d
ezembro
de 2023
). Los proveedores y operadores sanitarios deben seguir de cerca y controlar los requisitos normativos, garantizando su cumplimiento y evitando sanciones y multas.

Abordando de forma proactiva estos retos e impactos y contando con el apoyo de socios expertos como Eval, los proveedores y los operadores sanitarios pueden garantizar el éxito de la implantación de la firma digital en TISS 04.01.00. De este modo, cosecharán los beneficios de una mayor seguridad, eficiencia y cumplimiento de la normativa.

Eval puede ayudar en la transición a la nueva norma TISS 04.01.00

Eval es una empresa especializada en soluciones de firma electrónica, con amplia experiencia en el sector sanitario y las normas ANS.

Gracias a nuestra experiencia, podemos ayudar a los proveedores y operadores sanitarios a adaptarse a la nueva norma TISS 04.01.00 ofreciéndoles:


  • Consultoría y planificación
    Le ayudamos a desarrollar un plan de acción para la implantación de la firma digital, analizando el escenario actual y definiendo las estrategias adecuadas.

  • Soluciones a medida
    : desarrollamos soluciones de firma electrónica adaptadas a las necesidades específicas de cada cliente, garantizando la integración con los sistemas existentes.

  • Soporte y formación
    Ofrecemos formación continua y apoyo al equipo, garantizando que todos los profesionales puedan utilizar las soluciones de firma electrónica de forma eficaz y segura.

  • Seguimiento y cumplimiento
    : seguimos de cerca la evolución de la normativa del sector y actualizamos nuestras soluciones para garantizar el cumplimiento de las normas establecidas por la ANS.

Firma digital: un paso importante hacia la modernización y la seguridad en el sector sanitario

La exigencia de firma digital en la nueva norma TISS 04.01.00 representa un paso fundamental hacia la modernización y la seguridad en el sector sanitario.

Para hacer frente a los retos de esta transición y garantizar el cumplimiento, es fundamental contar con el apoyo de una empresa especializada como Eval.

No lo deje para el último momento, inicie ya el proceso de implantación de la firma digital en su organización y prepárese para los cambios que se avecinan.

Póngase en contacto con Eval hoy mismo. https://eval.digital/contato/

Acerca de Eval

EVAL lleva más de 18 años desarrollando proyectos en los sectores financiero, sanitario, educativo e industrial. Desde 2004, ofrecemos soluciones de autenticación, firma electrónica y digital y protección de datos. Actualmente estamos presentes en los principales bancos brasileños, instituciones sanitarias, escuelas y universidades, así como en diferentes industrias.

Con un valor reconocido por el mercado, las soluciones y servicios de EVAL cumplen las normas reglamentarias más exigentes de organizaciones públicas y privadas, como SBIS, ITI, PCI DSS y LGPD. En la práctica, fomentamos la seguridad y el cumplimiento de la normativa en materia de información, el aumento de la eficacia operativa de las empresas y la reducción de costes.

Innova ahora, lidera siempre: descubre las soluciones y servicios de Eval y lleva a tu empresa al siguiente nivel.

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Firma electrónica

Firma electrónica en la receta: ¿es real?

Con el avance de la tecnología, muchos médicos optan ahora por utilizar la firma electrónica firma electrónica en la receta en lugar de firmas manuscritas. Esto ayuda a acelerar la atención al paciente y hace más eficientes los procedimientos sanitarios.

Sin embargo, se han dado casos de pacientes que han recibido recetas con firmas digitales falsas. Lo que a menudo no sólo pone en riesgo la salud del paciente, sino que también arroja dudas sobre los beneficios del uso de la firma electrónico en la receta.

Pero no tiene por qué ser así.

Además de explicar la importancia del uso de la firma electrónica en las recetas, presentaremos algunos consejos sobre cómo comprobar si una firma electrónica firma electrónica es válida o no.

La importancia de la firma electrónica en la receta

En un mundo en el que cada vez vivimos más en línea, es lógico que algunos aspectos de nuestras rutinas también se digitalicen.

Utilizamos dispositivos digitales para comunicarnos, trabajar e incluso entretenernos. No es de extrañar, pues, que el sector sanitario también haya adoptado esta tecnología. Una forma de hacerlo es mediante el uso de recetas digitales.

Ventajas de la firma electrónica firma electrónica en la prescripción son numerosas. En primer lugar, la receta es más segura que la versión en papel.

Con una versión física es fácil falsificar la firma de un médico. Sin embargo, con una firma electrónica en la receta, es mucho más difícil que esto ocurra.

Además, la versión electrónica de la firma contribuye a agilizar el proceso de obtención o recuperación de una receta.

En lugar de una nueva visita a la consulta del médico en caso de pérdida u olvido, o de esperar a que la envíen por correo electrónico o postal, la farmacia puede simplemente acceder a la receta en línea.

También cabe señalar que la firma electrónica electrónica en las recetas también puede contribuir a reducir el número de errores médicos.

Como resultado, la firma electrónica firma electrónica es una herramienta importante que puede mejorar la seguridad y la eficacia del sistema sanitario, y tiene el potencial de ahorrar tiempo y dinero.

Por qué no debe temer la firma electrónica en las recetas

Con el creciente uso de las recetas en formato digital es natural que surja un debate o incluso desconfianza sobre este nuevo método de prescripción.

Una firma electrónica en la receta, cuando se cumplen adecuadamente los requisitos previos de seguridad, da al paciente una razón muy sólida para creer que la receta ha sido creada por un remitente conocido y que no ha sido alterada en tránsito.

Las principales características de una receta digital segura son las siguientes:

1. La receta con firma electrónica es un documento electrónico que contiene una imagen de la firma del médico.

Esta imagen de la firma se crea mediante un proceso llamado cifrado, un proceso que transforma los datos en un formato que sólo pueden leer las personas autorizadas.

2. La receta con firma electrónica es válido en todo Brasil. Tiene el mismo valor jurídico que una receta tradicional, firmada en papel.

Además, la prescripción no puede modificarse sin que quede constancia de ese cambio.

3. La receta con firma electrónica tiene una validez de 6 meses a partir de la fecha de expedición. Transcurrido este periodo, dejará de existir y no podrá utilizarse para obtener medicamentos.

En muchos países, entre ellos Brasil, una firma electrónica firma electrónica es jurídicamente vinculante y tiene el mismo efecto que una versión manuscrita. El uso de la firma digital en las recetas médicas es un paso importante para garantizar la seguridad del paciente.

Al exigir que las recetas se firmen electrónicamente, podemos estar seguros de que no han sido manipuladas y proceden de una fuente legítima. Esto ayudará a garantizar que los pacientes reciban la medicación y la dosis correctas y también a protegerlos de actividades fraudulentas.

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¿Cómo saber si una receta con firma electrónica es auténtica?

La prescripción con firma electrónica firma electrónica puede verificarse de varias maneras.

  • Una forma es comprobar que el certificado del médico que firma la receta es válido y está registrado en el Consejo Regional de Medicina (CRM).
  • Otra forma de comprobar la autenticidad de la receta es comprobar si el número CRM del médico está presente en la receta.
  • También es posible ponerse en contacto con el médico para confirmar que efectivamente ha expedido la receta.
  • Además, es fundamental comprobar que los datos presentes en la receta, como el nombre y la dirección del paciente, son correctos.
  • En caso de duda, también es posible pedir al farmacéutico que confirme la autenticidad de la receta.

Una forma de verificar la firma electrónica firma electrónica en la receta es a través de
el sitio web oficial del Validador de Documentos Digitales
creado por el Instituto Nacional de Tecnología de la Información (ITI). Ofrece acceso gratuito a los profesionales sanitarios.

Para ello, debe disponer del archivo digital de la receta en formato PDF que puede enviar a la farmacia por mensaje de móvil, correo electrónico u otros medios electrónicos. A continuación, basta con cargar el archivo en el sitio web.

De este modo, es posible estar seguro de que la receta es auténtica y de que el medicamento prescrito por el médico puede obtenerse en la farmacia.

Madics Sign: sistema integrado de firma electrónica y prescripción digital para la gestión sanitaria

La solución Madics Sign, integrada con el uso de certificados digitales, permite la aplicación de firmas electrónicas en sistemas de gestión sanitaria, en la digitalización de documentos y en la prescripción digital de medicamentos.

Eval Madics Sign es la aplicación preparada para utilizar el certificado digital gratuito de CFM. También es compatible con sistemas como: MV, TASY, MEMED, NEXODATA y todas las integraciones pertinentes.

Madics Sign¸ la solución ideal para la gestión digital de historiales médicos. Combina firmas electrónicas avanzadas y cualificadas, que se utilizarán en función de las necesidades del hospital.

Compatible con certificados de cualquier autoridad certificadora (CA) ICP-Brasil, es un sistema versátil y transparente de registro y operación.

Con él, el hospital eliminará los costes de registro en papel.

La solución MADICS Sign ofrece los recursos necesarios para la adopción del modelo en conformidad con la resolución 2299 a partir de sus APIs para generación de firmas electrónicas cualificadas y también avanzadas, utilizando certificados ICP-Brasil, que permite gestionar y autorizar todas las claves y certificados de firma electrónica del mercado para atender a múltiples Autoridades de Certificación.

Ofrecida por Eval, MADICS Sign es una solución de firma electrónica integrada con la historia clínica electrónica (HCE) del paciente que ayuda a las instituciones sanitarias a eliminar el papel en sus procesos médicos y en el uso de recetas digitales y certificados médicos.

MADICS Sign es la forma más sencilla de eliminar el papel del hospital, mejorando la colaboración entre médicos, enfermeras y personal múltiple, creando una experiencia increíble.

Considerada la solución más adecuada para la eliminación del registro en papel de la historia clínica, MADICS Sign se basa en la legislación vigente sobre la validez jurídica de los documentos electrónicos firmados digitalmente y en las resoluciones que regulan la infraestructura brasileña de certificación digital y el uso de certificados digitales en el sector de la Salud.

La solución permite la autenticación de usuarios integrada en el sistema de historiales médicos. El hospital o su representante sancionan digitalmente el registro de la historia clínica y el registro de autenticación del profesional sanitario, garantizando la inalterabilidad del registro y la autenticación, generando una evidencia verificable por terceros.

Además, MADICS Sign es un sistema híbrido que mantiene la firma digital ICP-Brasil, transparente para el sistema y la operación del registro médico. El hospital podrá mantener parte de los usuarios firmando digitalmente de acuerdo con su evaluación.

¿Cuánto tiempo pierde su personal manipulando documentos en papel? Para muchos hospitales, la respuesta es: “No lo sabemos”..

Aunque en los últimos años se ha producido un cambio hacia la digitalización de los procesos sanitarios, como el uso de sencillos formularios de entrada en línea o la implantación de sistemas como la historia clínica electrónica (HCE), muchas consultas siguen luchando con flujos de trabajo basados en papel.

Esto puede incluir la documentación en papel que se pasa físicamente entre los miembros del equipo, o incluso soluciones de software no automatizadas como el envío de un archivo Excel por correo electrónico, por ejemplo.

Muchos de estos procesos pueden (y deben) digitalizarse y automatizarse, si no por comodidad, sí por otra razón importante: el coste.

Los sistemas de flujo de trabajo basados en papel pueden costarle a su consulta miles de euros al año, sin que usted se dé cuenta.

En Estados Unidos, por ejemplo, el uso de formularios en papel cuesta 120.000 millones de dólares al año.

En las clínicas, la mayor parte de los residuos de papel procede de los expedientes de los pacientes, los formularios de admisión y otros procesos en papel relacionados con la atención al paciente, así como del trabajo administrativo.

Aunque, en la práctica, el PEP ha mitigado algunos residuos de papel en las clínicas, no ha sido suficiente. De hecho, se prevé que la demanda de papel se duplique antes de 2030.

Ofrezca experiencias de firma excepcionales y agilice la firma de historiales médicos con MADICS Sign. Es la forma más sencilla de automatizar los flujos de trabajo de la EDT. Utilice MADICS Sign y elimine una buena cantidad de papel y quebraderos de cabeza.

Acerca de Eval

Eval es pionera en firma electrónica y la única con especial dedicación a la sanidad. Nuestras soluciones están totalmente adaptadas a hospitales, clínicas, laboratorios y operadores. Además de otros mercados como el financiero, el educativo y el industrial.

Nuestra cartera de productos ofrece varias ventajas, entre ellas: firma electrónica de historiales de pacientes que cumple todos los requisitos legales, reducción de costes, alto rendimiento y eliminación definitiva del papel con la historia clínica electrónica.

Eval lleva más de 18 años proporcionando tecnología que transforma la sanidad, especializándose en transformación digital, eliminación de papel en hospitales, clínicas, laboratorios y operadoras, así como protección de datos para este segmento.

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Firma electrónica con el sello de la institución

Hicimos un artículo hablando de la firma electrónica básica y en él explicamos que, a pesar de las ventajas, no ofrece buenos niveles de seguridad de la información, ni es visto con buenos ojos en términos de validez legal, a pesar, por supuesto, de tener una usabilidad más aceptable desde el punto de vista del usuario.

Hoy abordaremos una forma más segura de utilizar esta tecnología. La firma electrónica con sello de la institución (o sello de terceros) que es muy similar a otros modelos de firma electrónica, pero ofrece mayor seguridad.

Funciona del siguiente modo: el usuario firma el documento con una firma electrónica básica, una firma electrónica autenticada o incluso una firma comportamental; después, un tercero, que debe ser una institución de confianza, aplica una firma digital. Esta parte puede ser realizada por la institución en la que trabaja el usuario, como un banco, una agencia de valores o una universidad, por ejemplo.

Al final del proceso de firma, tanto el documento como la firma electrónica del usuario se firman con el certificado digital de la institución. De este modo, el modelo garantiza la seguridad de la autenticación del firmante y del documento, así como la vinculación de ambos.

Firma electrónica con firma digital de la institución

La mayor garantía reside en el hecho de que la institución necesita una firma digital para llevar a cabo el proceso, así como un certificado digital. La firma digital es un modelo más seguro de firma electrónica, y el certificado digital funciona como una especie de documento de identidad en el mundo virtual.

Así, la firma electrónica con firma digital de la institución es capaz de proporcionar información sobre:

  • Identificación de la persona que ha realizado la firma;
  • La fecha y hora en que se realizó la firma;
  • Integridad, en la que el documento no puede ser alterado sin ser advertido, ya que está protegido por la firma digital de un tercero;
  • La recopilación de los mismos datos recogidos en la firma electrónica autenticada.

Más puntos sobre un tema importante: la seguridad

Como hemos visto antes, generalmente quien ofrece el servicio también autentica al usuario, y para ello puede utilizar autenticación simple o de dos factores. Todos estos procesos garantizan la integridad del archivo, por lo que es imposible alterarlo sin dejar marcas.

Incluso se puede firmar la firma electrónica del usuario, lo que llamamos autenticación. Sin embargo, es necesario que un tercero realice la verificación de la autenticación, como una consulta del historial de servicios del autenticador.

Por último, otro aspecto relevante de la seguridad de la firma electrónica con aprobación de terceros es que, si la solución no se aplica correctamente, puede generar problemas legales. Al fin y al cabo, tanto la firma electrónica como la firma digital de la institución no garantizan por sí solas el nivel de seguridad y validez jurídica exigido en situaciones más rigurosas. Recordando siempre que es el departamento jurídico de la entidad el que debe decidir si el modelo de firma cumple los requisitos legales para ser utilizado en cada uno de los negocios de la entidad. Por lo tanto, una institución puede utilizar varios modelos de suscripción.

¿Cuál es entonces la validez jurídica de la firma electrónica con el sello de la institución?

Puede tener buena aceptación en los jurados, pero es importante que la persona responsable de ofrecer la solución tenga un historial con un buen nivel de detalle y seguridad contra la manipulación, es decir, integridad de los datos y auditabilidad.

Sin embargo, ¡hay un punto de atención! Si la empresa que le proporciona la solución de firma cierra sus puertas, o usted decide dejar de trabajar con ella, la prueba legal de los documentos que firme puede dejar de ser válida e irrecuperable. Por eso, antes de optar por una empresa, asegúrese de saber qué ocurre con esos registros si se deja de prestar el servicio. En otras palabras, debe tener un nivel aceptable de interoperabilidad que garantice su validación futura.

¿Qué esperar de la usabilidad?

Para los usuarios finales, la firma electrónica con sello de terceros funciona del mismo modo que el modelo de firma electrónica autenticada. Al fin y al cabo, la firma del proveedor de servicios se añade automáticamente. Por cierto, los documentos pueden firmarse desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita mucho su uso.

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Buena comunicación con otros dispositivos y programas

La firma electrónica con el sello de la institución puede reconocerse y validarse más fácilmente que las firmas digitales convencionales. En este tipo de solución se pueden ver los datos de la firma electrónica, así como información sobre la firma digital de la institución, como si se tratara de un expediente, o incluso un resumen de las pruebas de la firma realizada por el profesional, facilitando la comprensión de todos los involucrados.

Qué esperar en cuanto a costes de adopción y uso

Aquí tenemos una buena ventaja. Este modelo no requiere dispositivos como lectores ni software específico para el usuario final.

Otra ventaja de la firma electrónica con el sello de la institución es no necesitar un certificado digital por usuario. Lo que puede ser ventajoso para determinados tipos de empresas. Por lo tanto, consulte siempre al departamento jurídico para averiguar si este modelo de suscripción se ajusta al negocio que desea aplicar. S

Resumen de la conversación

La firma electrónica con sello de la institución es capaz de garantizar unos niveles razonables de seguridad y validez jurídica, pero para ello debe ofrecerse con procesos y procedimientos seguros de autenticación de usuarios, integridad y gestión de historiales de transacciones. Para añadir más seguridad, es posible identificar al firmante de una manera específica.

En definitiva, interesa identificar y proteger la firma de cada usuario para garantizar la integridad de lo que cada firmante ha encontrado en el documento. Información como la fecha y hora en que se firmó el documento es muy buena para dar más fuerza a las firmas realizadas.

Las firmas electrónicas con el sello de la institución también pueden tener un sello de tiempo, pero esto encarece su adopción.

Además, vale la pena recordar lo que dice la MP 2200 que regula la firma electrónica en Brasil. En particular, el apartado 2 del artículo 10 “Las disposiciones de esta Medida Provisional no impiden la utilización de otro medio de prueba de la autoría e integridad de los documentos en forma electrónica, incluso los que utilicen certificados no emitidos por el ICP-Brasil, siempre que admitidos por las partes como válidos o aceptados por la persona a la que se oponga el documento.”.

Por último, consulta siempre conel departamento jurídicode tu entidad para que te ayuden a definir qué modelo de firma electrónica/digital debes utilizar para cada uno de los negocios de tu empresa y así ayudar a acelerar la transformación digital de tu compañía.

Acerca de Eval

A EVAL está a mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria, Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presente nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.

Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.

Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.

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¿Qué valor jurídico tiene una firma electrónica?

En el pasado, muchas personas se mostraban reacias a utilizar documentos o firmas electrónicas, cuestionando su validez jurídica y la posibilidad de utilizarlos como prueba en procedimientos judiciales u otros contextos legales.

Aquí en este texto la idea es abordar algo de lo que hemos visto en estos años, desde el MP2200 que dio validez legal a la firma electrónica. La idea en este artículo es una mirada a una empresa de tecnología, por lo que vamos a cubrir algunos modelos de firma para ayudarle en el proceso de definición de un tipo de firma electrónica que se adapte bien a cada negocio de su institución.

Consulte o departamento jurídico

Conviene recordar que siempre se debe consultar con el departamento jurídico para saber qué tipo de firma electrónica se debe utilizar para cada empresa de la organización.

Hechas estas consideraciones iniciales, pongámonos manos a la obra. En la mayoría de los países occidentales, esta reticencia a utilizar firmas electrónicas ya es innecesaria, puesto que la legislación se ha actualizado para reconocer los documentos y firmas electrónicos. En otras palabras, no se le pueden negar efectos jurídicos, fuerza ejecutiva o admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales por el mero hecho de estar en formato electrónico.

Para hacerse una idea del impacto de firma electrónicaLa legislación europea se ha actualizado recientemente para aplicarse a todos los países de la UE, mientras que en Estados Unidos la Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, la Uniform Electronic Transactions Act y otras leyes (estatales) también regulan en este sentido.

Aquí en Brasil no podría ser diferente. A través de la medida provisional 2200 de 24 de agosto de 2001, con casi 19 años de antigüedad, que estableció la Infraestructura Brasileña de Clave Pública, la ICP-Brasil, se garantizó la autenticidad, integridad y validez jurídica de los documentos en forma electrónica, así como las aplicaciones de apoyo y aplicaciones habilitadas que utilizan certificados digitales, y la realización de transacciones electrónicas seguras.

Adicionalmente, también habla de otras formas de firma electrónica sin necesidad de certificados digitales, que agregan valor al negocio, por lo que es importante que el área jurídica de la institución valide qué modelo de firma electrónica se debe utilizar en cada caso.

Además, el Código Civil y el Código Tributario Nacional también sirven de base jurídica para el uso de la firma electrónica en las transacciones electrónicas.

La firma electrónica representa una de las mayores oportunidades para empezar a hacer negocios digitales

¿Qué es una firma electrónica? Se trata de una firma realizada electrónicamente mediante sistemas informáticos, de los que existen varios tipos, entre los más conocidos:

  • Firma Digital ICP-Brasil;
  • Firma digital;
  • Firma electrónica con sello de terceros;
  • Firma electrónica conductual;
  • Firma electrónica autenticada;
  • Firma electrónica básica;

La mayoría de ellas buscan identificar al autor de la acción, otras, además, buscan la integridad de los datos y, por último, la más segura busca también un mecanismo que garantice el no repudio.

Por ello, compartimos con usted diferentes tipos de suscripciones existentes para que las conozca, ayudándole en la elección de la mejor alternativa, ya sea su institución. Nuestro objetivo es explicar y ayudar, no establecer normas absolutas. Puede haber legislación, reglas y/o normas específicas para las distintas especialidades, actuaciones y documentos que deban firmarse.

Así, esta guía no asume que sea necesario elegir un solo tipo de firma en la institución, varios tipos de firma pueden coexistir en la misma infraestructura, respondiendo a diferentes tipos de necesidades y documentos, proporcionando una forma segura y escalable de transformación digital de la institución.

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Características principales

Para reflejar el mismo valor jurídico que una firma manuscrita, una firma electrónica en línea debe cumplir las siguientes condiciones:

  • El firmante debe tener una identidad asociada;
  • La intención de firmar también es otra cuestión importante;
  • La integridad es importante, por lo que el documento que se firme debe ser original, inalterable y no editable;
  • Otro punto importante es si el sistema de firma es auditable, si proporciona información importante para futuras verificaciones;

De todas formas, hay otras características que se pueden añadir y que proporcionan aún más seguridad, pero eso debería ser lo básico.

¿Son legales las firmas electrónicas en todas partes?

La respuesta es que depende del lugar en el que desarrolle su actividad.

En 27 países, entre ellos Brasil, China, Estados Unidos, Rusia, Australia, Canadá y países de la Unión Europea, la firma electrónica es jurídicamente vinculante. Además de creer en la seguridad de la firma electrónica, es esencial que investigues las leyes y el peso de las firmas digitales o electrónicas en el país en el que te encuentres.

Si vive en un país en el que aún no se ha aprobado la legislación, es posible que se encuentre en una zona gris de la ley y que su firma electrónica sea aceptada en muchos contratos, si no en la mayoría, aunque no sea jurídicamente vinculante ante un tribunal.

¿Qué documentos electrónicos son realmente válidos?

En resumen, cualquier versión electrónica debe considerarse igual a su versión equivalente, garantizando que satisface las características funcionales de los requisitos formales de la ley aplicable.

Sólo en situaciones específicas debe utilizarse un documento explícito en papel; por ejemplo, para comprar un bien inmueble en la mayoría de los países tendrá que acudir a un notario o a un representante legal para que actúe.

Afortunadamente, en la mayoría de las situaciones personales o empresariales, el formato del documento es elección del individuo, ¡incluso hasta el punto de redactar un contrato en una servilleta si así lo desea!

Ejemplos de firmas electrónicas:

Básicamente, existen distintos tipos de documentos para firmar electrónicamente:

  • Autorizaciones internas,
  • Correos electrónicos,
  • Contratos comerciales,
  • Contratos con proveedores,
  • NDA;
  • Notas internas,
  • Procesos de RRHH,
  • Órdenes de compra.

En definitiva, todos los procesos, formularios, contratos que necesiten una firma pueden utilizar la firma electrónica, siempre y cuando no tengan una legislación que obligue al uso de la firma manuscrita. Por último, es necesario prestar atención a si el tipo de documento que se va a firmar tiene una legislación específica para el caso. Por lo tanto, consulte siempre al departamento jurídico.

Además, existen diferentes formatos de archivo para los documentos firmados, entre ellos:

  • Formato Word,
  • PDF,
  • XML,
  • Formatos de imagen como JPG o PNG.

El formato de archivo más común es PDF, ya que es fácil de visualizar y existe la cultura de que es un formato que no cambia. Así, se puede tener una negociación previa de lo que se va a firmar y luego, cuando todos están de acuerdo, se genera el PDF con el contenido a firmar.

La firma electrónica ya es una realidad

En una encuesta realizada por EVAL en el CIAB 2019, el 92% de los responsables de la toma de decisiones afirmaron que utilizan la firma electrónica. No es de extrañar que la mayoría de las transacciones actuales ya puedan firmarse electrónicamente.

Piense en la plétora de documentos en línea que se forman con el clic de un botón “Acepto” o un nombre tecleado al final de un correo electrónico de respuesta, o la autenticación del usuario, así como la obtención de una firma electrónica comportamental, o incluso una firma digital.

Esta última, la firma digital ICP-Brasil, se compara siempre con la firma manuscrita autenticada en una notaría, por lo que si tiene documentos que necesitan ser autenticados en una notaría este puede ser el modelo de firma electrónica recomendado. Pero recuerde consultar siempre al departamento jurídico para conocer el mejor modelo de firma electrónica a utilizar para cada negocio de su entidad.

Acerca de Eval

A EVAL está a mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria, Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presente nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.

Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.

Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.

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