Pesquisar
Close this search box.
Categorias
Gestão de Documentos e Contratos

Teoria das Três idades: o ciclo de vida dos documentos de sua empresa

Arquivos são essenciais para qualquer empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Eles registram a história da organização e auxiliam no cotidiano dos funcionários, fornecendo informações sobre produtos e serviços oferecidos. Com base nessa importância que foi criado a Teoria das Três Idades.

A Teoria das Três Idades é um modelo criado para gerenciar o ciclo de vida de um documento, se baseando na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento. Esse modelo foi desenvolvido pela primeira vez na década de 1970 por Jan Baetens.

Vamos entender um pouco mais sobre a Teoria das Três Idades e os benefícios para o ciclo de vida dos documentos das empresas.

A importância da Teoria das Três Idades no ciclo de vida dos documentos

Uma organização cria e utiliza documentos para atender às suas necessidades. Por meio deles, é possível registrar informações importantes sobre os produtos e serviços oferecidos, o histórico da empresa e outros dados relevantes. 

Na prática, a Teoria das Três Idades cria as condições necessárias para gerenciar o ciclo de vida de um documento, se baseando na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento.

Essa teoria dividiu os documentos em três fases: arquivos correntes, intermediários e permanentes. Todo documento passa por diversas fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Arquivos correntes

Arquivos correntes são aqueles que são utilizados diariamente na rotina da empresa, com consultas frequentes. São documentos importantes para o cotidiano dos funcionários, por isso devem estar sempre à mão.

Exemplos de arquivos correntes:

  • Contratos;
  • Boletins informativos;
  • Folhetos e catálogos;
  • Guias de produtos;
  • Manual do usuário.

Arquivos intermediários

Arquivos intermediários são documentos que são utilizados de forma menos frequente, mas ainda precisam estar à mão para serem consultados quando necessário. São aqueles que não fazem parte da rotina diária, mas são importantes para a tomada de decisões na empresa.

Exemplos de arquivos intermediários:

  • Demonstrativos financeiros;
  • Balanços anuais;
  • Relatórios gerenciais;
  • Pesquisas de mercado.

Arquivos permanentes

As empresas mantêm documentos permanentes mesmo que não os utilizem com frequência, para consultas em momentos específicos ou para fins históricos.

Portanto, a empresa deve mantê-los para compreender o caminho percorrido pelo negócio, mesmo que eles não façam parte da rotina diária ou da tomada de decisões.

Exemplos de arquivos permanentes:

  • Atas de reuniões;
  • Contratos antigos;
  • Certidões;
  • Registros de funcionários;
  • Balanços anuais.

Os benefícios de aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa

A teoria das Três Idades cria as condições necessárias para gerenciar o ciclo de vida de um documento, se baseando na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento. Aplicar essa teoria aos arquivos da empresa é fundamental para que os funcionários tenham sempre à mão os documentos necessários para realizar suas atividades.

Aplicar a Teoria das Três Idades nos arquivos da empresa traz diversos benefícios, como:

  • Otimização do espaço físico;
  • Redução dos custos de armazenamento;
  • Melhor aproveitamento da capacidade de armazenamento;
  • Facilidade na recuperação dos documentos.

Além disso, a Teoria das Três Idades também auxilia na tomada de decisões sobre o destino final dos documentos. Através dela, é possível determinar quais arquivos devem ser eliminados e quais devem ser mantidos para fins históricos.

Como aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa

Aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa é importante para que os funcionários tenham sempre à mão os documentos necessários para realizar suas atividades.

Para aplicar a Teoria das Três Idades aos arquivos da empresa, é necessário em resumo:

1. Com base na Teoria das Três Idades, determine quais são os arquivos correntes, intermediários e permanentes

Para isso, a organização deve analisar a frequência de consulta e uso dos documentos, identificando aqueles que devem ser eliminados, para garantir a eficácia do processo.

2. Organizar os documentos de acordo com a frequência de consulta

A organização deve manter arquivos correntes sempre à mão e organizá-los de forma alfabética ou cronológica, enquanto deve armazenar arquivos intermediários e permanentes em um local separado para facilitar o acesso.

3. Armazenar os documentos de forma adequada

É importante detalhar bem esse projeto para garantir que tratemos todos os documentos da forma correta e armazenar arquivos permanentes em um local separado e fácil de encontrar.

As empresas geralmente optam por guardá-los em cópias digitais, a fim de economizar espaço.

4. Crie e implemente um plano de ação para cada tipo de arquivo

Após classificar os tipos de documentos e definir a forma de armazenamento, é preciso criar e implementar um plano de ação para cada tipo de arquivo.

O plano de ação irá indicar o que fazer com cada tipo de documento, quando e onde guardá-los e como descartá-los. É necessário detalhar bem esse projeto para garantir que tratemos todos os documentos da forma correta.

5. Implementar as medidas adotadas

Por fim, após criar o plano de ação, o próximo passo é implementá-lo, visando garantir a eficiência do processo de arquivamento.

É preciso cumprir todas as etapas do plano e monitorar o andamento para verificar se está tudo funcionando da forma correta. Após algum tempo, é possível fazer ajustes no plano para melhorar o processo de arquivamento.

evalSign é o primeiro passo para implementar a Teoria das Três idades e iniciar a gestão do ciclo de vida dos documentos de sua empresa

Se você está procurando uma maneira rápida, fácil e segura de assinar documentos e adotar um fluxo digital de trabalho eficiente, o evalSign é a solução perfeita para você. A solução evalSign é mais que apenas uma assinatura eletrônica – é uma experiência digital que torna a assinatura de documentos simples e rápida.

Oferecida pela Eval, para otimizar o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, a solução evalSign é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status de documentos. 

Ela permite assinar eletronicamente documentos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais. E, como o evalSign é uma assinatura digital, você pode ter certeza de que seus documentos estão seguros e protegidos.

evalSign fornece uma plataforma de assinatura digital rápida e fácil para enviar, visualizar, assinar e retornar seus documentos eletrônicos.

A solução perfeita para empresas que buscam otimizar a gestão de documentos e contratos

Seja você uma pequena empresa ou uma grande corporação, o evalSign pode ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro. Na prática, não há necessidade de imprimir documentos ou fazer cópias para cada pessoa.

E, como o evalSign é uma assinatura digital, você pode ter certeza de que seus documentos estão seguros e protegidos.

Na prática, a solução evalSign apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:

1. Melhora a organização de documentos

Ao utilizar a solução evalSign, você pode organizar seus documentos de forma simples e rápida. Você e sua empresa têm acesso a todos os seus documentos em um só lugar – basta fazer o login na sua conta e você poderá acessar todos os seus documentos assinados.

O evalSign também oferece a opção de compartilhar documentos assinados com outras pessoas, o que torna ainda mais fácil e rápido o gerenciamento de documentos.

2. Aumenta a segurança na troca de informações

Com o evalSign, você pode ter certeza de que suas informações estão seguras. Isso porque todos os documentos são criptografados e ficam armazenados em servidores seguros.

A solução permite autenticação de usuário, aumentando a segurança no compartilhamento de documentos, e garante a validade jurídica desses documentos.

3. Otimiza os processos

Ao utilizar a solução evalSign, você pode otimizar seus processos internos, sendo possível assinar documentos em qualquer lugar do mundo, a qualquer momento – basta ter um dispositivo com internet.

Você pode criar documentos em PDF e enviá-los para assinatura com apenas alguns cliques. Isso significa que não é preciso mais se preocupar com o envio de documentos impressos para assinatura.

4. É ainda mais sustentável

Ao utilizar a solução evalSign, você também contribui para um mundo melhor. Afinal, o evalSign é uma solução sustentável, que não utiliza papel ou outros materiais para funcionar.

Em outras palavras, a solução é totalmente digital, significando não haver desperdício de energia com impressões e outras atividades relacionadas ao uso do papel.

5. Facilita a gestão dos processos

Ao utilizar o evalSign, você também facilita a gestão dos seus processos. A solução permite monitorar todos os documentos assinados em um só lugar – basta fazer o login na sua conta para acompanhar o status de cada documento.

Bem como, a solução permite configurar alertas para notificar o usuário assim que um documento for assinado. O que significa que você não precisa ficar monitorando os processos manualmente.

6. É uma solução juridicamente válida

Ao utilizar a solução evalSign, a empresa pode ter certeza de que sua assinatura é válida juridicamente. Como também, o evalSign é certificado pelo ICP-Brasil, o que significa que sua assinatura tem a mesma validade jurídica de uma assinatura convencional.

Na prática, todos os documentos são criptografados e ficam armazenados em servidores seguros. Isso significa que sua assinatura está protegida contra fraudes e invasões de privacidade.

Por tudo isso, é evidente que o evalSign é a solução ideal para empresas de todos os tamanhos. Com a solução, você pode economizar tempo e dinheiro, além de contribuir para um mundo melhor. Experimente agora mesmo o evalSign e veja como sua empresa pode se beneficiar!

Se você está procurando uma maneira rápida, fácil e segura de assinar documentos, o evalSign é a solução perfeita para você.

A Eval é uma empresa de segurança da informação especializada em assinatura digital, autenticação e proteção de dados

Que se consolidou no mercado de tecnologia, acompanhando a evolução do desenvolvimento de softwares para segurança da informação no Brasil.

Nós assinamos digitalmente mais de 24 milhões de documentos, realizamos mais de 25 milhões de transações, desenvolvemos mais de 200 projetos para várias instituições e temos mais de 50 clientes usando nossas soluções no sistema.

Além da garantia técnica da Eval, que inclui um time de especialistas com uma longa história de sucesso e pioneirismo em tecnologia e segurança da informação, queremos oferecer de forma gratuita a assinatura da solução evalSign para você testar e comprovar que é possível transformar a forma como você os prepara, assina e gerencie contratos e outros documentos de sua empresa.

Sobre a Eval

A EVAL está a mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria, Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presente nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.

Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.

Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.

Eval, segurança é valor.