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Gerenciamento de chaves: prós e contras do Excel

O planejamento estratégico e a gestão empresarial são essenciais para o sucesso de qualquer instituição. E, como você sabe, essas áreas precisam de informações válidas para tomar decisões . Um aspecto muito importante é o gerenciamento de chaves para a segurança e proteção de dados.

Por isso, escolher as ferramentas certas para inserir, rastrear, analisar e armazenar dados ajudará os administradores e gestores a fazerem as melhores escolhas para os negócios da instituição de saúde.

Uma das formas mais conhecidas deste processo de organização e gerenciamento é o uso de planilhas eletrônicas, a exemplo do Excel.

As planilhas são populares entre os gestores, especialmente aqueles que gostam de coletar e rastrear dados. Porém, existem algumas limitações que mostram que elas não são a melhor opção para fazer a gestão de um negócio.

Questões como segurança, proteção de dados, gerenciamento de chaves e assinaturas digitais, colocam em xeque a eficiência do Excel como ferramenta para administrar instituições de saúde.

Acompanhe o artigo e saiba mais!

As vantagens do Excel para o planejamento e a gestão

Não há nada de errado com as planilhas. Inclusive, são ferramentas excelentes para muitos trabalhos diferentes como o planejamento e a gestão das instituições de saúde. Por isso, começaremos mostrando o seu lado positivo.

Organização de dados

As planilhas são frequentemente usadas como ferramentas para coletar e organizar dados. As informações podem ser facilmente colocadas em colunas e linhas e depois classificadas por tipo.

Uma grande coleção de dados pode ser avassaladora para a visualização em seu estado bruto. Entretanto, as ferramentas do Excel permitem ao usuário criar apresentações onde as informações são analisadas e conectadas à gráficos ou tabelas de pizza. Assim a interpretação se torna mais fácil.

Simplificação de cálculos

Ninguém gosta de gastar todo o seu tempo no trabalho fazendo cálculos repetitivos. Portanto, o grande atrativo do Excel é que ele faz toda a matemática para o gestor.

Quando uma fórmula é gravada e o programa executa um comando, é fácil realizar cálculos complexos para os dados inseridos. Assim os usuários podem, por exemplo, fazer perguntas do tipo “e se” e obterem respostas facilmente, deste modo, não é necessário refazer contas.

Na prática, se a planilha estiver configurada para calcular o seu lucro bruto, quando qualquer variável for alterada, ela recalcula com base nas novas informações.

 Acesso múltiplo ao usuário

Em um ambiente de trabalho colaborativo, é comum que vários usuários precisem acessar os mesmos documentos.

As planilhas do Excel podem ser compartilhadas, mas só um colaborador pode alterar os dados de cada vez. Então, se cópias locais forem feitas e atualizadas, outros não terão acesso às novas informações.

Apesar da vantagem, vale destacar que não há histórico de arquivos. Portanto, em qualquer momento que alguém realizar alterações, as informações anteriores serão perdidas.

Por esse motivo, podemos considerar uma vantagem parcial.

As desvantagens do Excel na administração de uma empresa

Entramos na era do Big Data e da Transformação Digital, na qual as instituições de saúde percebem o valor dos dados em diversas áreas que atuam.

Cada vez mais hospitais, laboratórios, convênios e consultórios entram na onda dos dados e, em seguida, usam ferramentas desatualizadas para tentar visualizar e comunicar essas informações. Assim, a exemplo de planilhas Excel, a tendência é que ocorra a degradação de planejamento e gerenciamento.

Além disso, os riscos relacionados a segurança e proteção de dados surgem como um fator decisivo para se adotar ferramentas apropriadas de gestão. Vejamos algumas dessas desvantagens.

Vulnerabilidade a fraudes

De todas as desvantagens da planilha, essa, talvez, seja a mais prejudicial. Manipulações fraudulentas nos arquivos de Excel já resultaram em perdas bilionárias. A principal consequência é a falta inerente de controles, tornando muito fácil alterar fórmulas, valores ou dependências sem ser detectado.

Suscetibilidade a erros humanos triviais

Embora a fraude seja sempre uma ameaça para as planilhas, há uma coisa mais significativa que deve fazer com que você considere seriamente se livrar desses sistemas desatualizados: a sua extrema suscetibilidade a erros humanos triviais.

Sinais negativos perdidos e linhas desalinhadas podem soar inofensivos. Contudo, quando eles comprometem a confiança dos pacientes ou até mesmo causam perda ou desperdício de dinheiro, é hora de avançar para alternativas melhores.

Não conformidade regulamentar

Um grande desafio para as empresas é a conformidade regulatória e não falamos apenas de uma ou duas regulamentações.

São exemplos como Serbanes-Oxley (SOX), Basiléia II, GDPR e Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que impedem a adoção de sistemas de gestão no formato de planilhas eletrônicas.

Inadequação ao mercado digital

Estamos em uma época em que grandes transformações moldam e reformulam o cenário de funcionamento de gestões das instituições de saúde.

Normalmente, as planilhas são criadas por pessoas que não têm o menor conhecimento sobre a documentação do software. Dessa maneira, os arquivos se tornam aplicativos altamente personalizados desenvolvidos pelo colaborador.

Então, quando chega a hora de uma nova pessoa assumir, o recém-chegado pode ter que começar do zero.

A lista de desvantagens se estende por vários outros motivos: ineficiência na tomada de decisões, continuidade de negócios, consolidação de informações etc. Outro ponto que vale destacar tem relação direta com segurança e proteção de dados.

A exemplo do gerenciamento de chaves, a proteção de dados deve ser uma prioridade

Na lista de desvantagens apresentadas, você deve ter percebido itens relacionados a fraude e a conformidade.

Para garantir segurança das informações, a criptografia é uma maneira eficaz de proteger dados. No entanto, as chaves precisam ser utilizadas por meio de soluções adequadas.

gerenciamento de chaves, por exemplo, não é possível através de planilhas no Excel. As chaves de criptografia devem ser cuidadosamente gerenciadas garantindo que os dados permaneçam protegidos e acessíveis quando necessário.

Neste sentido, o gerenciamento centralizado e seguro de todos os tipos de dados em uma empresa deixa de ser um sonho e se torna uma realidade estratégica.

É importante que os dados da sua instituição estejam seguros para todos os trabalhadores, pacientes e gestores. Assim todos os negócios prosseguirão avançando na era digital com segurança.

Sobre a Eval

A EVAL está a mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria, Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presente nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.

Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da EVAL atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.

Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.

Eval, segurança é valor.

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Proteção de dados

Proteção de Dados e Conformidade: Estratégias e Riscos

Um infraestrutura de TI segura ​​significa arquitetar para garantir a resiliência, proteção de dados e conformidade, aceitando que mudanças disruptivas são a norma e fazem parte da gestão de risco.

Ela apoia uma empresa que explora as inovações que a tecnologia digital traz, combinando funções de negócios para orquestrar os resultados adequados e esperados.

Na prática, CEOs e líderes de TI que usam a proteção de dados e conformidade para lidar com a interrupção contínua dos negócios tornarão suas empresas mais sólidas, sustentáveis ​​e farão contribuições significativas ao crescimento das organizações.

De acordo com a pesquisa do Conselho de Administração da Gartner, 69% dos diretores corporativos desejam acelerar as estratégias e gestão de risco para ajudar a lidar com a interrupção contínua. 

Para essas organizações, isso significa que suas estratégias digitais se tornaram reais pela primeira vez e, para outras, significa aumentar os investimentos digitais rapidamente.

Estratégias digitais são uma aceleração natural que as organizações vivem todos os dias

Isso permite que elas finalmente busquem a segurança e agilidade que os tempos atuais exigem.

De fato, o mundo atual exige pelo menos 4 características das empresas: flexibilidade, fluidez, continuidade e até improviso – é como elas irão avançar.

É por isso que os negócios digitais são mais importantes do que nunca.

Para garantir que suas organizações fossem resilientes, muitos CIOs também aplicaram algumas mudanças críticas em sua composição de infraestrutura, ganhando mais velocidade, maior agilidade, melhor liderança por meio da orquestração e resistência aos ataques por meio da autonomia.

Resiliência de negócios através da proteção de dados e conformidade

O termo ‘resiliência’ significa a capacidade de se preparar e se adaptar às mudanças nas condições anormais, se restabelecendo rapidamente das interrupções.

Isso inclui a capacidade de resistir e se recuperar de ataques deliberados, acidentes, ameaças ou incidentes que ocorrem naturalmente.

Essa capacidade de superação, entretanto, não é algo que acontece por si só na segurança e proteção de dados ou em qualquer outro aspecto. Deve ser planejado e gerenciado e, por isso, a gestão de risco visando a continuidade das operações deve estar na agenda da maioria das empresas.

Simplificando, a recuperação do ambiente operacional é o gerenciamento abrangente e padronizado de todos os processos para identificar e mitigar os riscos que ameaçam uma organização.

Esses riscos incluem interrupções na continuidade da TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação), ataques virtuais, demandas do consumidor, mudanças no mercado, requisitos de conformidade regulatória e até pandemias, como demonstrou a Covid-19.

Portanto, a resiliência visando a proteção de dados pode exigir tarefas de gerenciamento complexas, dependendo do tamanho e da natureza do empreendimento.

Para alcançar proteção de dados e conformidade, comece com gestão de risco

Segurança, continuidade e gerenciamento de riscos estão intimamente relacionados. Eles trabalham juntos para proteger as empresas contra interrupções.

Mas o controle dos riscos deve ser sempre o ponto de partida para identificar riscos potenciais e, em seguida, criar controles para gerenciá-los.

No entanto, a gestão de riscos não elimina necessariamente as ameaças de uma vez. Ela precisa ser complementada pela gestão de continuidade para garantir que as organizações planejem contingências, como o planejamento de fornecedores alternativos de bens e serviços.

Mas alcançar a integridade com base na proteção de dados, requer um planejamento cuidadoso das operações da empresa para garantir que elas sejam flexíveis o suficiente para se adaptar às mudanças do mercado, e que a continuidade do uso da tecnologia seja garantida. 

Isso inclui planejamento e gerenciamento tendo como foco a estratégia de proteção de dados, bem como uma avaliação de risco abrangente na forma de uma análise de impacto de negócios.

Garanta flexibilidade organizacional com uso da tecnologia e inovação

Uma organização rígida que não consegue se adaptar com flexibilidade enfrentará desafios em qualquer crise.

Estruturas organizacionais tradicionais, comunicação não transparente, TI mal financiada, falta de digitalização e processos de gestão rígidos são todos obstáculos reais em uma crise.

Em vez disso, certifique-se de que os funcionários e gerentes sejam capazes de agir em qualquer situação, a comunicação seja clara, haja uma cultura de feedback honesto, a TI focada na proteção de dados, os funcionários treinados e os processos digitalizados.

Desta forma, os funcionários podem agir de forma independente e a microgestão é evitada.

Também é importante fazer todas as mudanças organizacionais necessárias sem demora para se livrar dos silos, integrar a TI e os negócios e planejar de forma abrangente para construir uma cultura de superação. 

Se a TI, o gerenciamento da cadeia de suprimentos, a segurança da informação e outras partes interessadas trabalharem isoladamente, haverá o risco de falha.

Em vez disso, planeje trabalhar em equipes de várias divisões para se preparar para uma crise.

Prepare-se para uma crise de proteção de dados e conformidade de forma abrangente

Adaptando o modelo e processos de negócios, investimentos e operações de TI para serem mais resilientes na proteção de dados

Em seguida, valide que o setor de tecnologia entenda totalmente o que mantém o ambiente de produção funcionando, para que haja um alinhamento mais profundo das atividades e TI, e os investimentos se concentrem na continuidade, colaboração e autoatendimento. 

Planeje também como as operações funcionarão durante uma crise. Elabore um plano de emergência e configure uma estrutura de comando de incidentes para garantir que todos conheçam suas funções e responsabilidades em vários cenários de crise. 

A educação e o treinamento são essenciais, e o teste regular dos planos de continuidade de negócios para crises não deve ser esquecido.

Como a assinatura eletrônica pode impulsionar a proteção de dados e conformidade

As assinaturas eletrônicas têm se mostrado incrivelmente úteis para a proteção de dados e conformidade, além da continuidade dos negócios, mesmo antes de a crise do Covid-19 chegar. Agora, está ajudando a impulsionar a garantia das operações em relação a governança, gerenciamento de riscos e conformidade em todas as relações jurídicas.

Dados os desafios globais que enfrentamos agora, considere como você obteria as assinaturas dos principais gestores da empresa nos seguintes casos:

  • Acordos de compra e transferência de ações;
  • Documentos e procurações;
  • Atas e resoluções;
  • Contratos de aquisição;
  • Contratos de integração e trabalho;
  • Cartas de nomeação de diretores.

As assinaturas eletrônicas funcionam como impressões digitais. O seu uso traz benefícios para o gerenciamento de entidades, conservação das operações proteção de dados e conformidade, incluindo:

  • Maior eficiência;
  • Redução de custos;
  • Mitigação de risco;
  • Eliminação de erros manuais;
  • Melhor segurança;
  • Criação de uma trilha de auditoria.

E, o mais importante, essas eficiências permitem mais tempo para o gerenciamento estratégico da empresa.

Os profissionais das áreas jurídicas gastam menos tempo procurando assinaturas e mais tempo pensando no panorama geral da gestão de entidades, determinando o fim da conformidade reativa e trazendo uma era de governança proativa.

Como a Eval pode ajudar sua empresa na proteção de dados e conformidade

A Eval tem com soluções de criptografia de aplicações, tokenização de dados, anonimização, proteção em cloud, database encryption, big data encryption, proteção de arquivos estruturados e não estruturados em file server e cloud e key management para atender diferentes demandas na área de segurança de dados. 

São soluções para que os negócios estejam em conformidade e protegidos contra vazamento de dados.

Sobre a Eval 

A Eval está há mais de 18 anos desenvolvendo projetos nos segmentos financeiro, saúde, educação e indústria. Desde 2004, oferecemos soluções de Autenticação, Assinatura Eletrônica e Digital e Proteção de Dados. Atualmente, estamos presentes nos principais bancos brasileiros, instituições de saúde, escolas e universidades, além de diferentes indústrias.  

Com valor reconhecido pelo mercado, as soluções e serviços da Eval atendem aos mais altos padrões regulatórios das organizações públicas e privadas, tais como o SBIS, ITI, PCI DSS, e a LGPD. Na prática, promovemos a segurança da informação e o compliance, o aumento da eficiência operacional das empresas, além da redução de custos.  

Inove agora, lidere sempre: conheça as soluções e serviços da Eval e leve sua empresa para o próximo nível.  

Eval, segurança é valor.